Comment gérer mes notes de frais de taxi ?

Si les frais associés aux transports sont monnaie courante dans les déplacements professionnels, ceux qui concernent les taxis sont particulièrement surveillés. En effet, les managers ne font pas toujours attention à quelques euros dépensés ici et là. Or, à la fin de l'année, ces sommes peuvent représenter une somme colossale. D'autant plus que l'URSSAF ne laisse généralement rien passer en cas de contrôle. La gestion des frais de taxi doit donc être particulièrement rigoureuse. Explications et illustrations.

Dans quel cadre utiliser un taxi ?

C'est une question centrale qui devrait être clarifiée dans votre politique de note de frais. En effet, traditionnellement, les taxis sont utilisés pour des trajets courts au sein d'une agglomération. Qu'il s'agisse d'un rendez-vous chez un client, d'une réunion à l'extérieur ou d'un trajet vers une gare ou un aéroport, les déplacements en taxi doivent toujours se faire dans un cadre professionnel afin d'être intégrés comme une note de frais.

Votre politique de notes de frais peut ainsi expliciter les détails suivants, afin d'éviter toute ambiguïté et risque de confusion :

  • Dans quelles circonstances habituelles est-ce autorisé d'utiliser un taxi ?
  • Pour quelle distance maximale peut-on prendre un taxi (par rapport à une voiture de location par exemple) ?
  • Quelles sont les exceptions couvertes ? Comme, par exemple, une réunion d'urgence ou un bouclage qui nécessite une présence au bureau jusque tard dans la nuit. Le retour au domicile peut alors être pris en charge par l'entreprise, tout comme le cas d'une soirée corporate se déroulant à l'extérieur avec service d'alcool.
  • Quelle est la procédure dans le cas d'un déplacement avec un client ?
  • Quelle est la position de l'entreprise vis-à-vis des VTC et des solutions de type Uber ou mototaxi ?

Comme tous les frais professionnels engagés, une note de frais de taxi ne pourra être valable que si sa conformité est bien complète avec les obligations légales en vigueur.

Les changements imposés depuis 2012

Depuis le 1er janvier 2012, toute course de taxi d'au moins 25 € doit faire l'objet de l'édition d'une facturette pour les taxis mis en circulation en 2012 ou après, ou disposant déjà du matériel d'impression requis.

En dessous de cette somme, la remise de la facture se fait uniquement sur demande du client. Et c'est justement là qu'il faut être vigilant. Le collaborateur pressé peut facilement oublier de demander son reçu sur des trajets courts, et se retrouver avec une somme à payer de sa poche. D'autant que les notes de taxi étant difficiles à contrôler, l'absence de reçu conduira généralement vers un non-remboursement de l'employeur.

Les mentions obligatoires sur la facture de taxi

Qu'elle soit obligatoire ou sur demande, pour être recevable en tant que frais professionnels, la facture doit inclure des indications précises :

  • La date de la course.
  • Les heures de début et de fin de la course.
  • Le nom ou la dénomination sociale du taxi.
  • Le numéro d'immatriculation.
  • Le prix de la course TTC, avec et hors suppléments (pourboire, colis massif ou valises volumineuses à transporter, etc.).

Selon la politique de l'entreprise, le salarié peut ensuite ajouter à la main la destination, la raison du déplacement et les noms des personnes qui l'accompagnent, le cas échéant.

La question de la TVA sur les notes de taxi

Les taxis sont imposables à un taux de TVA de 10% depuis le 1er janvier 2014. Si les collaborateurs doivent donc payer le montant TTC, il est en revanche impossible pour les entreprises de collecter le montant de TVA. En effet, la TVA sur les frais de transports de personne n’est jamais déductible. Ce qui est vrai pour les taxis l'est aussi pour le train ou le métro par exemple.

Prendre un taxi à l'étranger

Lorsque vos collaborateurs sont à l'international, le taxi est bien souvent l'option privilégiée pour se déplacer. Toutefois, en dehors des pays anglophones, et en particulier dans ceux qui disposent d'un alphabet non latin, les notes de taxi peuvent être illisibles ou incompréhensibles. C'est d'ailleurs une technique bien connue qui est utilisée par les fraudeurs : gonfler la note, le taux de change ou demander une note vierge qui sera remplie à la main par le salarié.

La gestion des frais de taxi à l'étranger requiert donc une vigilance toute particulière. Une des solutions peut être d'utiliser une solution comme Uber ou une compagnie de taxi disposant de la technologie nécessaire qui facilite la transaction (application mobile avec paiement par carte bancaire).

 

En déplacement, il est difficile de se passer d'un taxi. Si la plupart des notes de frais sont tout à fait conformes, leurs vérifications sont un travail qui peut être particulièrement chronophage. Parce que tous les taxis ne disposent pas d'une technologie centralisée qui peut se connecter avec le système de l'employeur, la gestion des frais de déplacement par le biais d'une application mobile corporate dédiée est un gain d'efficacité redoutable.

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