Comment gérer les notes de frais de mon équipe commerciale ?

Tous les salariés sont amenés à se déplacer et à faire des notes de frais. Toutefois, s'il y a une catégorie de collaborateurs qui sont beaucoup plus régulièrement en déplacement que les autres, ce sont les commerciaux. La plupart parcourent des régions entières et peuvent passer quatre ou cinq jours par semaine sur la route pour faire leur travail. Et parfois, de longues heures en plus pour gérer leurs notes de frais. Hôtels, restaurants, frais kilométriques… les notes de frais des équipes commerciales sont chronophages et coûteuses si elles ne sont pas bien gérées. Pour limiter les frais et optimiser le temps de vos équipes, il existe pourtant des solutions.

Frais réels ou forfaitaires : trouvez la bonne formule

Avec les frais réels, un euro dépensé dans le cadre de la politique de l'entreprise est un euro remboursé. C'est une approche qui nécessite un suivi quasi quotidien pour les équipes commerciales, car les dépenses peuvent rapidement s'accumuler. Péage, carburant, parking, repas, hôtel… pour chaque transaction, le commercial doit garder les justificatifs pour créer ses notes de frais. Entre la gestion de la TVA, le suivi des dépenses dans le cadre des plafonds en vigueur et la vérification des remboursements, cela représente un temps important à consacrer à la gestion administrative. Sans un outil dédié, cela devient rapidement une tâche assez lourde à gérer.

Avec les frais forfaitaires, l'entreprise définit un montant pour chaque type de dépense : par exemple 100 euros par nuit d'hôtel et 20 euros par repas. Elle donne cet argent, en avance et selon les déplacements prévus et approuvés, aux commerciaux. Que le commercial déjeune au restaurant ou non, l'argent lui est remis. 

Cela n'empêche pas de rembourser aux frais réels d'autres dépenses comme les frais kilométriques, les péages, les stationnements, l'inscription à un colloque, l'invitation d'un client à déjeuner, etc. Il existe toutefois des solutions alternatives pour ces besoins, comme la voiture de fonction, le badge pour le péage ou la carte spéciale pour le carburant.

Plus les déplacements sont importants et normés, plus les frais forfaitaires seront intéressants pour l'entreprise, car c'est un gain de temps, de gestion et de suivi.

Équipez vos équipes d'une carte bancaire corporate

C'est une option intéressante pour les managers, les petites équipes ou les commerciaux travaillant avec des grands comptes. L'entreprise fournit à ses collaborateurs une carte bancaire professionnelle qu'ils peuvent utiliser pour payer toutes les dépenses liées aux déplacements. Si les justificatifs sont toujours nécessaires, cela évite d'incessants flux de trésorerie à gérer, et le processus bureaucratique est généralement un peu moins contraignant. D'autre part, c'est aussi une bonne pratique pour protéger le budget personnel des équipes en évitant d'avancer de l'argent.

Du côté de l'entreprise, cela implique la création d'une charte de confiance avec les titulaires des cartes bancaires, que celle-ci soit formelle ou informelle.

Créez une codification efficace

Parce qu'ils représentent un poste de dépenses important, les frais professionnels sont souvent scrutés à la loupe, pour s'assurer de leur conformité. Ils sont également utiles en matière de contrôle de gestion pour analyser les dépenses par rapport à une tâche ou une mission précise.

Les commerciaux doivent donc pouvoir affecter les frais engagés à une ligne budgétaire en particulier. Une codification par nom de client, groupe ou secteur d'activité permet de faciliter le suivi et de gagner du temps dans les analyses et les rapports. Qu'il s'agisse de mesurer le ROI des actions marketing et commerciales, ou de mieux comprendre et cartographier les structures de dépenses, la codification apporte une valeur ajoutée considérable. C'est une façon de rendre les données des notes de frais intelligentes et utiles pour vos affaires.

Automatisez les notes de frais

Il existe de nombreux outils qui rendent la vie plus facile des équipes commerciales en déplacement. Le remboursement des frais kilométriques, par exemple, est un casse-tête, car il implique un calcul a posteriori qui peut manquer de précision. Aujourd'hui, des applications professionnelles de gestion utilisent la géolocalisation et Google Maps pour faciliter les déplacements. Le commercial sait précisément combien il a parcouru de kilomètres et le calcul des indemnités est automatique.

Pour les réservations des hôtels, un portail complet peut faciliter le travail avec un système de validation centralisé correspondant aux règles internes. Selon la destination, tous les hôtels disponibles s'affichent et intègrent les plafonds décidés pour le choix des chambres. Il est même possible de régler via la carte bancaire professionnelle déjà enregistrée. Un gain de temps indispensable pour préparer ses déplacements !

La fluidité et l'efficacité des processus de gestion des notes de frais impactent directement le travail quotidien des équipes commerciales. Mais pas seulement. C'est aussi un gain de temps précieux pour les assistants commerciaux qui sont parfois mis à contribution, ainsi que pour les équipes comptables et les managers qui doivent valider, contrôler et rembourser les frais engagés. Au final, moins de temps à faire une note de frais, c'est plus de temps à consacrer à ses clients.

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