Comment gérer les notes de frais de mes prestataires ?

Les notes de frais concernent tout le monde : les salariés, la direction et même le chef d'entreprise. Toutefois, un cas auquel on pense moins souvent est celui des prestataires extérieurs. En effet, lorsqu'une organisation tierce engage des frais pour le compte d'un client, il arrive parfois que ceux-ci soient refacturés dans le cadre de la prestation. Ce sont généralement des ententes qui sont négociées au préalable dans un contrat, mais qu'il faut tout de même anticiper, tant d'un point de vue fonctionnel que d'un point de vue technique.

Comprendre la différence entre remboursements de frais et débours

Si votre prestataire doit se déplacer pour effectuer une mission professionnelle pour vous ou en votre nom - ou engager tout autre type de frais, il peut vous les refacturer. Les frais professionnels constituent alors une ligne budgétaire qui s'ajoute au prix de la prestation. Il existe deux grands principes qui caractérisent cette démarche : le débours et le remboursement de frais.

Le débours

Le débours regroupe l'ensemble des frais engagés par un prestataire agissant pour le nom et pour le compte de son client. Le meilleur exemple est celui du cabinet d'avocat : ce dernier prend à sa charge certains frais juridiques qui vous seront ensuite refacturés. En cas de non-paiement, ce ne sera pas l'avocat qui sera responsable, mais bien l'entreprise cliente. Il n'agit pas pour le client, mais à sa place et en son nom. Dans le cas d'un débours, un euro dépensé sera donc un euro facturé.

Les remboursements de frais

Il s'agit d'une dépense qu'un prestataire engage afin d'accomplir une mission professionnelle. Les factures de transports, de restauration ou d'hébergement sont au nom du prestataire qui devra alors régler la note avant de vous la refacturer. Selon le contrat et les habitudes des prestataires, toutes les dépenses ne sont pas forcément facturées à l'euro près. Certaines organisations peuvent ajouter un taux arbitraire supplémentaire de 5 ou 10% en guise de frais de gestion ou de frais administratifs. C'est une marge sur les dépenses qui n'est d'ailleurs pas toujours appréciée, mais qui doit être prévue dans le cadre du contrat de prestation pour éviter les mauvaises surprises.

Le prestataire qui refacture des frais professionnels à son client enregistre les frais en compte de charges et la refacturation en compte de produits. À noter que la TVA viendra s'ajouter aux frais concernés.

TVA, notes de frais et refacturation

Au moment de procéder à la facturation des frais engagés, le prestataire doit aussi gérer la question de la TVA. S'il la récupère, il devra refacturer les notes de frais sur la base de leur montant hors taxe. À l'inverse, la refacturation ne se fera que sur la base de leur montant TTC.

Certains prestataires à l'éthique « flexible » tentent même de faire coup double : ils refacturent en hors taxes le montant TTC de la note de frais. C'est une technique permettant de réaliser une marge correspondant à la TVA récupérée dont il faut se méfier.

Enfin, au niveau opérationnel, le prestataire a deux options pour transmettre les frais à ses clients. Soit il les intègre directement dans la facture de vente sur une ligne budgétaire spécifique, soit il crée une facture à part qui comprend le montant et les détails des dépenses professionnelles.

Comment optimiser les notes de frais des prestataires ?

Le système de refacturation des notes de frais est toujours compliqué et lourd à mettre en place. Cela nécessite beaucoup d'aller-retour entre prestataire et client, et en cas d'erreurs ou de contestation, la situation peut rapidement s'envenimer.

De votre côté, les frais doivent être validés et vérifiés avant de payer. Il faut également s'assurer que les dépenses de votre prestataire soient compatibles avec votre politique de note de frais. Autant de questions qu'il est toujours utile de soulever avant de signer un contrat avec une entreprise tierce.

Le plus simple est donc que vous preniez directement en charge les frais de déplacement de vos prestataires. Cela représente un temps de coordination supplémentaire, mais qui sera largement rentabilisé par rapport au travail que représente la situation inverse sur le plan comptable. C'est également une bonne pratique pour respecter la conformité de la note de frais et un gain de temps en cas d'utilisation d'une solution de gestion des dépenses professionnelles.

Gérer les notes de frais de ses prestataires est une démarche qui peut se complexifier rapidement sans les bons outils. Sans compter que la communication par email est rarement la plus efficace : des justificatifs se perdent dans les échanges, ne sont pas au bon format ou ne contiennent pas tous les détails demandés. La meilleure solution : une stratégie cohérente et une plateforme numérique utilisant toute la puissance et la flexibilité du cloud pour gérer toutes les notes de frais avec efficacité.

 

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