Intégration des systèmes : définition, bénéfices et cas d’usage pour votre entreprise

Avec la multiplication des outils technologiques et l'adoption rapide des applications cloud, les stacks technologiques sont devenues de plus en plus complexes. Il est essentiel de s'assurer que tout se connecte correctement et fonctionne de manière cohérente.

Qu'est-ce que l'intégration de systèmes ?

L’intégration de systèmes consiste à connecter différents outils informatiques pour qu’ils puissent échanger automatiquement des données entre eux. Concrètement, cela peut signifier faire dialoguer un ERP avec un logiciel de gestion des notes de frais tel que SAP Concur, ou encore synchroniser une base RH avec un outil de gestion des temps.

Cette interconnexion permet d’éviter les doubles saisies, de fiabiliser les données partagées entre services et de fluidifier les processus.

Par exemple, lorsqu’un collaborateur réserve un déplacement professionnel via un outil de réservation, les données peuvent automatiquement alimenter la note de frais, déclencher une demande de validation, et mettre à jour les lignes budgétaires dans le système comptable. Résultat : les équipes gagnent en efficacité, les données sont cohérentes sur l’ensemble des systèmes, et la gestion devient plus agile.

Les 10 avantages d'une solution Travel & Expense

Dans cette synthèse d'une page, découvrez tout ce que vous devez savoir en termes d'avantages, de statistiques, d'économies, d'efficacité et bien plus encore. 

10 avantages de Concur Travel & Expense

Les avantages de l'intégration de systèmes

Sans une intégration robuste des systèmes, les données peuvent facilement se désynchroniser ou être enfermées dans des silos. Cela peut remettre en question leur exactitude et ébranler la confiance dans vos systèmes. Pour travailler efficacement et prendre des décisions éclairées, vous devez pouvoir faire confiance aux données que vous utilisez. Vous devez absolument avoir une vue unifiée des données.

Les solutions d'intégration offrent des avantages significatifs pour les organisations, notamment :

Efficacité améliorée

L'un des plus grands avantages de l'intégration de systèmes est l'amélioration de l'efficacité opérationnelle. En connectant différents systèmes, les organisations peuvent éliminer la saisie manuelle des données, réduire la duplication des efforts et automatiser les tâches répétitives.

Ce flux de travail rationalisé permet d'économiser du temps et des ressources. Il minimise également le risque d'erreur humaine.

Voici un exemple : l'intégration entre les solutions SAP Concur et votre ERP. En connectant ces deux systèmes, les données de dépenses des employés peuvent circuler de manière transparente. L'automatisation élimine le besoin de saisie manuelle des données — réduisant les efforts redondants et les erreurs potentielles. Cela simplifie le processus de gestion des dépenses tout en réduisant la charge administrative pour les employés et les équipes financières.

Amélioration de la prise de décision

Les systèmes intégrés peuvent fournir un accès en temps réel aux données provenant de différentes sources au sein de l'organisation. Un référentiel de données centralisé permet aux décideurs à tous les niveaux de prendre de meilleures décisions basées sur des informations à jour, précises et cohérentes.

Avec une meilleure visibilité des indicateurs clés de performance (KPIs), des tendances et des données opérationnelles, les organisations peuvent répondre plus efficacement aux changements du marché et aux opportunités émergentes.

Économies de coûts

L'intégration de systèmes peut entraîner d'importantes économies de coûts pour les organisations, notamment :

• Réduction des dépenses d'exploitation.
• Identification des opportunités d'optimisation.
• Élimination des systèmes redondants.
• Rationalisation des processus et amélioration de l'allocation des ressources.

L'intégration de vos activités de voyage et de dépenses sur une seule plateforme évite aux employés d'avoir à naviguer entre plusieurs systèmes. Cela leur permet de réserver des voyages et de soumettre des dépenses de manière plus souple. Lorsque les données circulent de manière transparente dans les systèmes ERP et autres plateformes, la gestion des voyages et des dépenses est simplifiée car les données sont disponibles en temps réel.

L'intégration des solutions SAP Concur contribue à améliorer la valeur commerciale pour réduire les coûts. Par exemple, la gestion intégrée des voyages et des dépenses utilisant les solutions de gestion des dépenses Concur Travel and Expense peut offrir un ROI de 628 % sur trois ans.

Les systèmes intégrés peuvent également réduire les fraudes potentielles. Lorsque les données sont centralisées et connectées, les dirigeants d'entreprise ont une meilleure visibilité.

Conformité et gestion des risques

L’intégration des systèmes joue un rôle clé dans le respect des obligations réglementaires et la maîtrise des risques. En centralisant les flux de données sur une plateforme unique, les entreprises peuvent garantir la traçabilité et l’exactitude des informations échangées entre les services comptables, RH et financiers.

Prenons l’exemple des notes de frais : une solution intégrée permet de vérifier automatiquement la conformité des dépenses avec les plafonds fixés par l’entreprise et les règles de l’URSSAF, notamment en matière de remboursement de frais professionnels ou d'avantages en nature. En cas de contrôle, les pistes d’audit générées par le système facilitent la justification des montants remboursés, évitant ainsi des redressements.

Par ailleurs, une intégration bien conçue renforce la sécurité des données sensibles : gestion des droits d’accès, chiffrement des informations personnelles, journalisation des actions… Ces mesures limitent les risques de fuites, de fraudes ou d'erreurs humaines, tout en garantissant la conformité au RGPD et aux standards de sécurité en vigueur.

Avec une solution T&E intégrée, vous améliorez votre conformité et limitez les risques. Les collaborateurs peuvent voir les politiques internes dans le logiciel pour s'assurer que leurs choix sont conformes aux exigences. Lorsque les employés soumettent des notes de frais, le logiciel peut automatiquement valider les dépenses et signaler tout ce qui n'est pas conforme.

Évolutivité et adaptabilité

À mesure que votre organisation se développe et évolue, vous avez besoin d'un moyen facile pour vous adapter. Les solutions intégrées sont conçues pour être évolutives et flexibles, vous offrant l'agilité dont vous avez besoin pour vous adapter au changement sans vous soucier des coûts matériels importants.

Différentes façons de connecter les systèmes

Il existe plusieurs façons d'intégrer des systèmes. La solution la plus courante consiste à utiliser une Interface de Programmation d'Application (API). Les API sont un moyen standardisé de faciliter la communication et l'échange de données entre différentes applications, fournissant des flux de données automatisés.

Les API agissent comme un ensemble de règles (ou des protocoles) sur la façon dont différents logiciels peuvent interagir entre eux. Les connecteurs API exécutent ces interactions selon les règles établies.

Les solutions SAP Concur offrent quatre options principales pour l'intégration :

• Des intégrations à la demande, qui permettent aux utilisateurs d'accéder directement aux données de l'entreprise via la plateforme SAP Concur. Cette option est idéale pour les petites entreprises qui apportent peu de changements à leurs systèmes.

• Le Secure File Transfer Protocol (SFTP) pour faciliter le transfert sécurisé de fichiers plats, afin que vous puissiez planifier l'importation/exportation de données sur une base quotidienne/hebdomadaire. Cela peut nécessiter un certain travail pour mapper les données afin d'assurer des formats appropriés.

• Des services web, tels que les APIs REST permettant d'échanger des données en temps réel avec nos solutions.

• Des connecteurs préconçus pour vous connecter à une grande variété de principaux fournisseurs d'applications de voyage, d'entreprise et autres.

Intégrer SAP et SAP Concur : 5 avantages

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L'intégration de systèmes est essentielle pour offrir une vue cohérente et précise de toutes vos données dans votre organisation. Les intégrations améliorent l'efficacité, réduisent les coûts, assurent la conformité et optimisent la prise de décision.

La digitalisation complète et l'intégration de la gestion des dépenses vous aident à rationaliser votre flux de travail et fournissent :

• Un contrôle en temps quasi réel sur les flux de trésorerie.

• Des processus de gestion des dépenses accélérés.

• Une automatisation de la conformité aux politiques des employés et de la détection des fraudes.

• Une productivité et un engagement accrus des équipes.

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