Contrôle des coûts de l’entreprise

Qu’est-ce que la carte affaires ?

Mickaël Boisvilliers |

À chaque fois que vos collaborateurs doivent payer une dépense professionnelle dans le cadre d'un voyage d'affaires, cela engage un processus administratif qui peut être chronophage et coûteux en matière de traitement des frais. En effet, il faut vérifier la conformité de la dépense, la faire valider en interne, procéder à son enregistrement, puis à son remboursement et à son archivage. Autant d'étapes qui pourraient être évitées avec une carte d'affaires. Mais est-ce une solution si pratique qu'elle en a l'air ? On vous explique.

Carte affaires : définition

Que l'on parle de carte affaires, de carte bancaire d'affaires, de carte corporate ou de carte entreprise, le principe est toujours le même. C'est un moyen de paiement mis à disposition de certains salariés qui permet de procéder au règlement de leurs frais professionnels. La carte est alors rattachée au compte bancaire de l'employeur et évite aux collaborateurs de devoir effectuer des avances personnelles.

En général, la carte affaires est gérée par le service financier, le comptable ou la DAF (direction administrative et financière). Chaque entreprise dispose d'un référent unique qui négocie avec son institution bancaire le nombre de cartes en circulation, les contrats afférents, les limitations éventuelles, les règles d'utilisation, etc.

Cas client Diagnostica Stago

Etude de cas Diagnostica Stago

Comment Diagnostica Stago a réduit ses dépenses liées aux déplacements professionnels ?

 

Les avantages de la carte affaires

Spontanément, les directions sont souvent un peu réticentes à mettre en circulation des cartes affaires auprès de certains de leurs collaborateurs. Pourtant, les avantages sont bien réels.

Réduire ou supprimer les notes de frais

Parce qu'une seule note de frais mobilise plusieurs acteurs au sein de l’entreprise, sa gestion est coûteuse en temps, en énergie, en ressources et en budget. Avec une carte affaires, les salariés réalisent en toute autonomie leurs dépenses professionnelles, et n’ont alors pas besoin de demander de remboursement à partir du moment où la dépense est validée.

Mettre fin aux avances de frais professionnels

Lorsqu'un déplacement professionnel engendre des dépenses conséquentes, l'employeur peut accorder une avance pour limiter l'impact sur la trésorerie personnelle des salariés. Pour cela, il faut estimer le montant du déplacement, vérifier les reçus et factures, ajuster les dépenses après le retour, et procéder à un nouveau remboursement ou à une demande de rétrocession du trop-perçu. La carte affaires évite ces tâches administratives pour plus d'agilité et d'efficacité.

Payer en ligne et à l'étranger

Grâce à la carte affaires, vos collaborateurs peuvent effectuer des paiements sur internet pour réserver leurs logements ou titres de transport par exemple. Pas besoin de mobiliser le service comptable ou un manager pour payer un déplacement.

Faciliter les contrôles

Les cartes affaires sont directement reliées au compte bancaire de l'entreprise qui peut suivre et contrôler, en temps réel, les dépenses effectuées par ses collaborateurs. Une sécurité supplémentaire pour surveiller l'usage qui en est fait.

Payer les dépenses récurrentes

Tous vos services utilisent des logiciels métiers dont le fonctionnement en SaaS impose des abonnements mensuels ou annuels avec des paiements récurrents. Une carte bancaire affaires permet de faciliter ces transactions.

Garder le contrôle

La direction responsable de la gestion des cartes affaires peut modifier le plafond de chaque carte de paiement et auditer les dépenses par personne, service ou besoin. Elle dispose ainsi de toutes les données facilitant l'analyse, le contrôle et la création de tableaux de bord.

Profiter de services tiers

Les banques octroient certains avantages avec la possession de cartes affaires. C'est notamment le cas des assurances supplémentaires pour les voitures de location, les vols annulés ou les bagages perdus. Ces services peuvent aussi comprendre une solution d'assistance, ou des points de fidélité qui se cumulent et qui peuvent se monétiser.

Les inconvénients de la carte affaires

Aussi simple et facile d'usage qu'est la carte affaires, elle n'est toutefois pas une solution magique. Avant de se lancer, il est toujours bon de connaître aussi les inconvénients potentiels d'une telle solution.

Un formalisme toujours présent

Même lorsque le salarié utilise une carte affaires, il doit tout de même garder le reçu et justifier le bien-fondé de la dépense. Si votre organisation dispose d'un outil de gestion des frais professionnels, ce n'est pas un problème en soi, car il est possible de faciliter ce travail avec une application mobile. Si vous n'en avez pas, en revanche, il faut être particulièrement rigoureux sur la gestion des justificatifs et des dépenses.

Un cauchemar pour les services mal organisés

Si aucun processus n'est en place, les équipes de la DAF doivent pointer les dépenses et courir après les factures et justificatifs des équipes opérationnelles. Une perte de temps considérable qui nuit à l'efficacité de votre entreprise.

Des risques de fraude

Qui dit moyen de paiement, dit aussi risques de fraude. Un salarié peut ainsi faire passer des dépenses personnelles sur la carte affaires ou se faire pirater sa carte dans le cadre d'un achat en ligne. D'où la nécessité de passer du temps à former et accompagner vos équipes, et de mettre à jour votre politique interne.

Des frais bancaires qui peuvent se cumuler

Chaque carte affaires doit être achetée et l'entreprise doit payer sa banque pour l'émission et le renouvellement des cartes. Il faut donc s'assurer d'avoir un volume minimum de transactions pour ne pas équiper de cartes des salariés qui en auraient un usage limité.

Une gestion complexe des cartes

En cas de départ d’un salarié ou de l’arrivée d’un autre, il est essentiel d'avoir une procédure très claire afin de faire tous les suivis nécessaires.

Carte affaires et note de frais : comment s'y retrouver ?

Une dépense professionnelle, quelle que soit la manière dont elle est payée, doit toujours être justifiée, justifiable et validée. Pour structurer votre approche, il est essentiel de mettre à jour votre politique interne pour savoir ce qui peut être payé avec la carte affaires et ce qui est interdit. Il est parfois impossible d'équiper tous les salariés en déplacements avec une carte d'affaires. Il est donc important d'avoir un processus clair pour la gestion des notes de frais. Cela inclut notamment les paiements, la validation et la ventilation comptable des achats afin de tenir une comptabilité à jour et vérifier la conformité des paiements avec la politique interne pour éviter les abus.

La carte affaires est un outil plutôt destiné aux directions et aux grands voyageurs. Elle est notamment très utile pour les grands déplacements, les dépenses conséquentes, et les voyages d'affaires à l'international, mais ne compensera pas l'absence d'outil de gestion des frais professionnels. En effet, si vous gérez les notes de frais de vos équipes sur Excel, la carte d'affaires ne fera qu'ajouter une couche de complexité supplémentaire !

Gestion des notes de frais

Gestion des notes de frais

Automatisez et améliorez le processus de gestion des notes de frais

 

Ces articles pourraient également vous intéresser : 

Contrôle des coûts de l’entreprise
SAP Concur renforce les options de conformité pour les clients avec les contrôles administratifs TripLink, les extensions de solution et les fonctionnalités TripIt.
La pandémie a eu un impact considérable sur presque tous les aspects de notre vie personnelle et professionnelle La COVID a introduit un nouvel élément de risque et dincertitude Dans...
Poursuivre la lecture
Contrôle des coûts de l’entreprise
Obtenez une vue unique des dépenses en travaillant avec les achats, la chaîne d'approvisionnement et le service informatique
En tant que responsable financier vous êtes en charge des dépenses et de la sécurité des voyageurs Egalement de la productivité des employés Ce nest peutêtre pas la carrière que vous...
Poursuivre la lecture
Contrôle des coûts de l’entreprise
Concur Tax Assurance by Blue dot : La nouvelle solution garantit la conformité et maximise la récupération de la TVA
Des données fiables et une plateforme de conformité à la TVA permettront de maximiser le retour sur les dépenses des employés À la suite de la COVID de nombreux pays dans le monde on...
Poursuivre la lecture