Contrôle des coûts de l’entreprise
Quel est le processus pour digitaliser mes notes de frais ?
Quand on parle de transformation digitale, il est difficile d'ignorer les notes de frais dans l'ensemble des processus qui migrent du papier au numérique. La gestion des notes de frais est une démarche chronophage et bien souvent obligatoire pour toutes les entreprises (à moins de n'avoir aucun déplacement, ce qui, reconnaissons-le, est assez rare aujourd'hui).
Digitaliser ses notes de frais permet donc de s'affranchir des contraintes habituelles. C'est facile, simple et rapide à faire, et cela représente un gain de productivité, de temps et d'argent. Pour savoir comment faire, voyons ensemble le processus pour digitaliser ses notes de frais.
Que signifie digitaliser ses notes de frais ?
Il y a parfois une confusion sémantique entre digitaliser, numériser ou encore scanner des notes de frais. Au-delà des débats linguistiques, on peut retenir des grandes différences dans le sens des mots et des actions qui en découlent.
Numériser ses notes de frais
Techniquement, c'est l'action de transformer un document papier (facture, reçu ou justificatif par exemple) en un fichier informatique. Un ticket de caisse ou une note de restaurant devient alors un fichier PDF. Pour que celui-ci soit valide et conforme aux yeux de la loi, on parle de numérisation à valeur probante. Cela signifie que le PDF a exactement la même valeur que le document papier. Il existe de nombreuses manières de numériser ses notes de frais à valeur probante. La plus facile étant l'utilisation d'une application professionnelle depuis un smartphone. Les inconvénients des notes de frais papier sont principalement leur risque de perte ou d’endommagement et la complexité de leur gestion manuelle. En outre, ces risques peuvent augmenter les coûts pour l’employeur, tant en termes de ressources humaines nécessaires pour la gestion que des éventuelles erreurs de remboursement. La numérisation, facilitée par l’utilisation de logiciels dédiés, non seulement réduit ces risques mais améliore également l’efficacité et la traçabilité des dépenses.
Digitaliser ses notes de frais
Bien que le terme "digital" soit la traduction du mot « numérique » en anglais, on parle de digitalisation lorsqu'on transforme un processus traditionnel, incluant bien souvent l'usage de papiers, en un nouveau processus entièrement électronique, potentiellement automatisé et reposant sur une technologie particulière.
Prenons un exemple de transformation réussie : un salarié réserve un déplacement chez un client depuis une plateforme corporate. La sélection d'hôtels et les trajets en train correspondent aux critères de la politique interne. Le manager approuve la requête d'un clic et le voyage est payé avec une carte bancaire corporate préenregistrée. Une fois sur place, le collaborateur règle ses dépenses avec sa propre carte lors de ses déplacements professionnels. Il utilise une application mobile pour numériser les tickets de ses notes de frais. L’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais facilite grandement ce processus, offrant des fonctionnalités comme la reconnaissance des caractères et la dissociation des montants hors taxe et TTC. L’automatisation offre une solution efficace pour la gestion des notes de frais de ses collaborateurs à l’international. Elle permet notamment de simplifier le processus de soumission et de remboursement des dépenses réalisées en différentes devises. Cela est particulièrement bénéfique pour les PME, où les managers et l’employeur cherchent à optimiser les processus financiers tout en assurant la conformité avec les directives de l’URSSAF. Le reçu papier se transforme automatiquement en ligne de dépense dans l'application. À la fin de son voyage, il n'a plus qu'à valider sa note de frais d'un clic pour l'envoyer au service comptable pour validation. Ce dernier procédera au remboursement dans les meilleurs délais.
Scanner ses notes de frais
Il s'agit d'une numérisation nécessitant l'usage de la fonction scanner d'une imprimante ou d'un photocopieur. Le document est alors transformé en PDF et certifié, afin d'être envoyé par email ou stocker sur un serveur local ou distant. La dématérialisation via ces méthodes est un premier pas vers une solution de gestion plus efficace des notes de frais. Cela permet l’approbation et les validations nécessaires par les RH ou les gestionnaires financiers directement depuis un ordinateur, offrant ainsi simplicité et efficacité accrues. La plupart de ces machines sont aujourd'hui capables de répondre aux critères de conformité imposés par la loi, facilitant ainsi les échanges avec les fournisseurs et autres partenaires métier.
Ce qu'il faut retenir, c'est que l'on peut numériser et scanner ses notes de frais sans forcément les digitaliser. Car la transition vers un système entièrement électronique impose une vision plus large impliquant des changements techniques, organisationnels et humains.
Les 10 étapes pour digitaliser ses notes de frais
- Définir un objectif : pourquoi digitaliser ? Pour limiter la fraude ? Pour mieux gérer ses dépenses ? Pour faciliter la vie de vos collaborateurs ? Quel est l'objectif principal de la démarche et est-il partagé par tous les décideurs ?
- Valider le workflow interne : il faut (re)définir le processus de validation interne. Qui valide quoi, quel montant et à quel moment ? Que se passe-t-il en cas d'absence d'un manager ? Et une fois que la note de frais arrive à la comptabilité ? Formaliser ce workflow sera un gain de temps au moment d'implémenter la solution digitale.
- Mettre à jour sa politique interne : c'est toujours un bon moment pour s'assurer que les règles internes soient bien à jour, comprises et partagées par tous.
- Associer les salariés au projet : il ne faut pas qu'un service s'approprie le projet dans un coin. Pour qu'il soit réussi, il faut consulter toutes les parties prenantes : les voyageurs, les validateurs, le DAF, le service informatique, etc.
- Définir un cahier des charges : il doit contenir les détails sur votre infrastructure technique actuelle, vos besoins, votre calendrier et les personnes en charge du projet.
- Rechercher le bon outil : comparez les solutions en ligne et réduisez votre liste à 3 ou 5 prestataires maximum. Ensuite, vous pouvez passer du temps pour rentrer dans les détails avec leurs interlocuteurs.
- Vérifier les fonctionnalités clés : il faut s'assurer que ce qui est dans votre cahier des charges soit bien pris en compte par la solution choisie.
- Implémenter la solution : soyez certain d'être bien accompagné et d'avoir des délais clairs.
- Faire un test pilote : avec un service ou un groupe de salariés, cela permet d'avoir un premier retour en direct. Dans une démarche itérative, vous pouvez ainsi corriger, tester et continuer à améliorer l'implémentation.
- Organiser un lancement à grande échelle : optimisez votre communication interne, formez vos collaborateurs, appuyez-vous sur des ambassadeurs internes et accompagnez le changement humain. Une fois que tout fonctionne, vous pouvez « débrancher » l'ancien système.
Avec un peu de méthode et les bons outils, digitaliser ses notes de frais n'est pas une démarche complexe. D'autant plus que la plupart des plateformes s'intègrent très bien avec les outils existants (en particulier financiers et comptables). Selon votre organisation et le nombre de salariés, digitaliser ses notes de frais peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois. Un temps qui est finalement relativement court pour transformer son organisation de l'intérieur. L’employeur bénéficie également d’une meilleure conformité avec les directives de l’URSSAF en adoptant ces solutions. Pour éviter les pièges courants durant ce processus, il est important de prendre en compte les erreurs à éviter lors de la digitalisation de ses notes de frais.
Pour en savoir plus consultez notre article Comment accroître la satisfaction de vos collaborateurs avec la numérisation de vos notes de frais?.
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