Notes de frais : comment intégrer AirBnB à vos déplacements professionnels

Si l'hôtel fut pendant longtemps l'unique option d'hébergement pour les professionnels en déplacement, le développement des plateformes collaboratives a contribué à la création de nouveaux modèles. Alors que le site AirBnB s'adressait principalement aux particuliers en voyage, le lancement d'une version pour les professionnels a considérablement changé les règles du jeu. Grâce à son expérience intuitive et cross-device, il n'a jamais été aussi facile de réserver un hébergement via AirBnB pour un déplacement professionnel. Un changement générationnel et organisationnel que doivent intégrer les entreprises dans la gestion des politiques de notes de frais.

Gestion intelligente des dépenses

Faire face aux complexités de la gestion des dépenses du monde moderne

 

Pourquoi réserver son déplacement professionnel via AirBnB ?

AirBnB, comme les autres plateformes de réservation collaboratives, constitue une alternative crédible pour les déplacements professionnels. Une option qui présente de nombreux avantages, tant pour les employeurs que pour les employés.

Pour les employeurs

Travailler avec AirBnB constitue une façon d'élargir les options disponibles au moment de procéder à une réservation. Dans le cadre d'un déplacement en groupe, si vos collaborateurs se sentent à l'aise, ils peuvent réserver un logement entier afin que chacun dispose de son propre espace personnel (chambre et salle de bain), tout en partageant les espaces communs. C'est non seulement une option plus économique, mais c'est également le moyen de créer et de resserrer les liens entre les membres de vos équipes. Une option qui ne conviendra pas forcément à tout le monde, mais que les collaborateurs les plus jeunes peuvent apprécier.

AirBnB propose aussi des options pour réserver des logements atypiques à la journée ou pour quelques jours afin d'organiser une mise au vert, un séminaire stratégique ou pour s'isoler afin de travailler sur un projet important. C'est un cadre qui est moins formel et standardisé qu'un hôtel classique, et qui facilite la collaboration, le travail en équipe et l'innovation. D'un lieu peu conventionnel peuvent surgir des idées à forte valeur ajoutée en rupture avec la norme. D'où l'importance de bien choisir son cadre de travail hors entreprise.

Pour les collaborateurs

Les nouvelles générations utilisent régulièrement les plateformes d'intermédiation comme Uber ou AirBnB. C'est une démarche normale et naturelle qu'elles espèrent retrouver dans le monde du travail. Pour les entreprises, c'est d'ailleurs un levier promotionnel dans le cadre de leur stratégie de marque employeur. Plus l'expérience client sera fluide, plus les usages en seront facilités. Cela permet de transformer un déplacement classique avec une chambre d'hôtel basique en une nouvelle expérience de voyage professionnel pour un prix souvent équivalent. Un petit plus qui peut changer la manière de travailler et la motivation de vos salariés.

Des notes de frais gérées automatiquement

Grâce à ce type de portail, toutes les données sont stockées et sécurisées sur une seule plateforme. Les salariés en déplacement n'ont plus à s'inquiéter de perdre ou d'oublier un reçu. Les entreprises disposent d'un accès spécifique avec un récapitulatif des nuitées réservées sur AirBnB. Les frais de voyage, les dates de séjour et les réservations sont toutes regroupées au sein d'un tableau de bord global. Cela représente un gain de temps important en termes de gestion, mais pas uniquement. C'est aussi une manière de faciliter le duty of care des employeurs qui savent précisément où se trouvent leurs collaborateurs en cas de problème.

Il existe des outils de gestion des déplacements professionnels qui intègrent AirBnB directement au sein des plateformes de réservation interne. Un salarié qui prépare son déplacement peut ainsi avoir plus de choix au moment d'organiser son voyage. Une option qui ouvre de nouvelles perspectives et qui s'intègre pleinement au sein des flux de communication et de validation des dépenses professionnelles. La gestion des différents moyens de paiement est facilitée et il est possible d'ajouter une carte bancaire corporate afin de centraliser les dépenses. Le service comptable peut ainsi mieux anticiper les flux de trésorerie et récupérer plus facilement la TVA qui y est associée. Une démarche gagnant-gagnant, tant pour vos salariés que pour vos services internes.

 

Intégrer AirBnB au sein de votre politique de notes de frais n'a pas pour objectif de remplacer les hôtels par des hébergements offerts par des particuliers. Les hôtels offrent de nombreux avantages en termes de services qui ont toujours la faveur des professionnels en déplacement. AirBnB apporte néanmoins une fraîcheur nouvelle dans les choix d'hébergement, avec des prestations qui peuvent, dans certains cas, s'avérer être moins chères et plus personnalisées qu'un hôtel. Un choix libre laissé au collaborateur qui peut ainsi personnaliser son voyage tout en profitant des avantages d'un système de réservations centralisées et intégrées sur tous les terminaux pour une expérience aboutie.


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