Comment préparer son projet d’implémentation pour assurer son succès ?

La réussite d’une implémentation repose avant tout sur un travail de préparation et de réflexion en amont. Lors d’une récente Business Class SAP Concur, Thibault Bonnet-Pereira, associé de HR Path, accompagné de Stanley Hales, Head of France Service Delivery & Customer Success chez SAP Concur, a apporté son témoignage sur les facteurs de succès du déploiement dans son groupe.

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Quand on se lance dans l’acquisition d’une nouvelle solution logicielle, quelle qu’elle soit, la phase d’implémentation est cruciale. En effet, cette phase constitue la base pour assurer l’utilisation optimale et l’adoption de la solution choisie.

“Chez SAP Concur, nous nous adaptons à chaque client, en fonction de ses besoins. Tout dépend du niveau de maturité de chaque entreprise, souligne Stanley Hales, Head of France Service Delivery & Customer Success chez SAP Concur. Nous disposons d’un panel de services en complément ainsi qu'un éventail de partenaires pour accompagner au mieux le déploiement. Pour faire aboutir un projet avec succès, il est important de proposer les conditions et services les mieux adaptés et assurer des délais aussi courts que possible.”

Définir une politique globale

Bien que chaque projet d’implémentation soit différent selon l’entreprise concernée, plusieurs étapes et recommandations demeurent indispensables. Dans un premier temps : définir un socle et des règles communes. Bien souvent, le but est d’harmoniser la gestion des dépenses et de fixer une politique commune. C’est notamment le cas du groupe HR Path, fournisseur de solutions et services RH et partenaire de SAP Concur qui a fait le choix d’intégrer Concur Travel & Expense.

Cet acteur français présent dans une quinzaine de pays (Europe, Amérique, Asie-Pacifique) a souhaité en pleine croissance, simplifier ses processus et harmoniser ses règles de gestion des dépenses. “Depuis notre création en 2001, nos collaborateurs passent beaucoup de temps à renseigner manuellement et scanner leurs notes de frais. Nous avons voulu leur faciliter la tâche mais aussi homogénéiser cette activité avec une solution unique”, indique Thibault Bonnet-Pereira, associé de HR Path. Grâce à Concur Travel & Expense, le groupe prévoit de réaliser des économies, de faire gagner du temps à ses consultants, mais aussi de leur faciliter la vie. Depuis le déploiement, leurs retours sont d’ailleurs très positifs.

 

S’adapter aux spécificités locales et suivre leur évolution

Avant de lancer le projet de déploiement à proprement parler, le groupe a réalisé un audit des pratiques dans chaque pays, et défini une politique pour l’ensemble des filiales. L’autre point crucial pour réussir l’implémentation d’un tel projet est la connaissance des spécificités locales. Certains pays présentent en effet des règles très particulières, qui dans le contexte sanitaire actuel, ont tendance à changer plus régulièrement. “Grâce à notre présence partout dans le monde, nous capitalisons sur notre centre de connaissance interne et nos experts locaux pour adapter le projet et le paramétrage en fonction des spécificités de chaque pays. Par ailleurs, nous disposons d’un système de veille nous permettant de réagir rapidement si certaines règles fiscales évoluent”, explique Stanley Hales.
 

“C’est intéressant de travailler avec un éditeur qui vous envoie des notifications sur les changements de TVA par exemple, admet Thibault Bonnet-Pereira. Mais au-delà, nous avons apprécié cette relation de partenariat avec SAP Concur dans laquelle nous échangeons continuellement, même à distance. Si nous remontons des critiques ou des remarques, nous savons que ce sera pris en compte dans la prochaine version.”

Une méthode agile pour gagner du temps en déploiement

Le projet d’implémentation de HR Path a été particulièrement marquant puisqu’il s’est majoritairement déroulé pendant la période de confinement. Malgré les contraintes, les deux sociétés ont continué de communiquer en visio et d’avancer jusqu’au lancement en juin dernier. Il a ainsi fallu près de trois mois pour que la solution soit opérationnelle. “Grâce à la méthodologie itérative de SAP Concur, nous avons pu avancer facilement et rapidement. Chaque semaine, nous faisions un point sur les composants de la solution, les règles internes, ainsi que les challenges sur l’harmonisation. Si toutes les parties prenantes - RH, DAF, Travel & Expense - participent pleinement, ce genre de projet ne doit pas prendre plus de quatre mois”, conclut Thibault Bonnet-Pereira.

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