Comment gérer les notes de frais de mes collaborateurs en déplacement professionnel ?

Dans le milieu professionnel, les déplacements sont fréquents. Qu'il s'agisse de rencontrer un client à 10 minutes de taxi ou de prendre l'avion pour un grand salon international à l'autre bout du monde, ils font partie des obligations professionnelles des salariés. Or, quand il s'agit de gérer les notes de frais, les choses peuvent vite devenir complexes, en particulier lorsque votre organisation n'est pas équipée avec un outil approprié. Entre les reçus égarés, ceux incompréhensibles, car dans un langue peu commune, ceux qui datent de l'année dernière et tous les autres qui ne sont pas systématiquement conformes à la loi et à la politique interne, la gestion des notes de frais est un domaine où la perte de temps et de productivité est la plus importante. Heureusement, il existe des solutions pour vous faciliter le travail.

Mettez en place une politique interne claire et compréhensible

Une politique de voyage est un document qui regroupe toutes les informations liées à la gestion des notes de frais. Vous savez à quel moment il faut les faire, comment les faire, quelles sont les règles d'éligibilité internes et comment organiser la transmission de ces données au service compétent. Selon votre organisation, ce type de politique interne peut tenir sur une double page ou, au contraire, prendre la forme d'un document bien plus complet, d'un site web ou d'une plaquette papier. Ce qui compte, c'est le contenu et la manière dont l'information est résumée. Tout doit être simple, clair et parfaitement lisible.
Une fois par an, vous pouvez en profiter pour mettre à jour votre politique et vous assurer que tous les nouveaux employés en aient bien connaissance.
La politique de note de frais est l'élément fondateur de votre gestion interne. Plus elle sera précise, plus elle vous évitera de perdre du temps au moment d'arbitrer des conflits éventuels, et plus elle contribuera à éviter une mauvaise surprise en cas de contrôle de l'URSSAF.

Centralisez toutes vos données dans un système unique

Fichiers Excel, PDF remplissables, fiches au format papier, bases de données locales… il existe autant de systèmes de gestion de note de frais que d'entreprises. Si vous n'avez pas encore une plateforme solide en place, ce qui compte c'est la centralisation des informations. Le but est de regrouper toutes les données au même endroit, et dans un format identique et numérique.
La centralisation des données permet de faciliter l'archivage de vos notes de frais, d'en contrôler la conformité et de retrouver plus facilement les informations en cas de recherche ou de problèmes liés à la validation. Dans un premier temps, cette centralisation peut être une adresse email dédiée, un dossier dans Google Drive ou Dropbox, ou encore un endroit sur le réseau interne.

Clarifiez vos processus internes

Ce qui fait perdre du temps, c'est principalement la dilution des responsabilités. Un manager aura toujours quelque chose de plus important à faire que de vérifier une note de frais. Le salarié aura, en revanche, toujours besoin de se faire rembourser le plus rapidement possible. Et le service comptable souhaitera avoir un maximum de visibilité concernant la gestion de la trésorerie.
C'est pourquoi, il est très important de bien clarifier vos processus, afin de savoir qui doit valider la note de frais pour qui et à quelle échéance. Cela peut prendre la forme d'une simple approbation par email, d'une signature électronique dans un document ou d'une case à cocher. Mais ce travail multi-étape, qui va de la réservation au remboursement, doit être compris et assumé à tous les niveaux, du salarié au manager en passant par le service comptable.

Équipez-vous d'un outil adapté

La gestion des notes de frais coûte du temps, de l'argent et ne rapporte rien à l'entreprise. Stratégiquement, c'est donc un poste qu'il faut transformer afin qu'il puisse être réellement créateur de valeur ajoutée. Vous ne pouvez pas demander à vos équipes de sortir des tableaux de bord et des analyses s'ils passent leur temps à contrôler des tickets de caisse sur des feuilles en papier.
C'est justement là où le déploiement d'un outil adapté prend tout son sens. Les plateformes de gestion de notes de frais permettent de centraliser les données, de s'adapter à votre politique interne, d'intégrer vos processus de validation et de contrôle, tout en faisant gagner du temps à vos utilisateurs. À partir d'un simple smartphone, on peut créer une note de frais, demander sa validation et suivre son avancement de manière sécurisée. Les données sont archivées, sécurisées et conformes à la législation en vigueur. Enfin, l'expérience utilisateur simple et intuitive en facilite l'adoption. Vous ne faites pas vos tableaux financiers à la main ni vos présentations clients sur une feuille de plastique que vous posez sur un rétroprojecteur ? Alors, pourquoi faire la même chose pour vos notes de frais ?

La démocratisation de la mobilité et des nouvelles technologies a transformé la manière de travailler. Et c'est la raison pour laquelle la transformation digitale en cours influe beaucoup sur le fonctionnement de l'entreprise qui doit sans cesse se réinventer. Avec la digitalisation des notes de frais, la gestion en devient plus rapide, plus productive et réellement créatrice de valeur ajoutée. Une bonne manière de transformer une contrainte en opportunité !

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Guide Gartner des solutions de gestion des frais et déplacements pros” et à découvrir notre solution pour optimiser la gestion de vos déplacements et frais professionnels.

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