Comment faire une note de frais kilométrique ?

Lorsque des collaborateurs se déplacent dans le cadre de leur travail, ils peuvent être amenés à utiliser leur véhicule personnel. Une situation qui se produit soit parce que l'entreprise ne dispose pas de voitures de fonction, soit parce qu'aucune n'est disponible au moment où ils en ont besoin.

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Quelques minutes pour tout comprendre

 

En contrepartie, l'entreprise se doit de verser à ses salariés une indemnité en guise de remboursement. Un montant qui n'est pas fixé au hasard par l'entreprise, et qui intègre un processus de gestion qui nécessite une bonne organisation. Démonstration.

Frais kilométriques : retour aux fondamentaux

Le remboursement des frais kilométriques ne concerne que les trajets réalisés dans un cadre professionnel. Les trajets domicile-travail en sont donc exclus. L'indemnité est déterminée par l'administration fiscale et comprend l'ensemble des charges liées à l'utilisation de la voiture, dont l'amortissement, l'assurance, l'entretien, le carburant et l'usure générale. Si les frais kilométriques n'intègrent pas les frais connexes, comme le péage ou le stationnement, ils peuvent être réclamés en plus dans le cadre de la note de frais.

Le calcul repose sur un barème administratif qui n'est pas négociable et qui prend en compte deux grands facteurs : la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. À noter que la puissance est plafonnée à 7 CV. Cela signifie que même si vous roulez dans une voiture de luxe qui les dépasse largement, vous serez remboursé comme n'importe quelle voiture de 7 CV.

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5 000 km

Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km

Distance (d) au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,41

(d x 0,245) + 824

d x 0,286

4 CV

d x 0,493

(d x 0,277) + 1 082

d x 0,332

5 CV

d x 0,543

(d x 0,305) + 1 188

d x 0,364

6 CV

d x 0,568

(d x 0,32) + 1 244

d x 0,382

7 CV et plus

d x 0,595

(d x 0,337) + 1 288

d x 0,401

Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à la TVA et ne peuvent, par conséquent, pas faire l’objet d’une récupération de TVA. Enfin, il est à noter que les intérêts d’emprunts pour l’achat du véhicule personnel peuvent également être déduits au prorata de son utilisation professionnelle.

Que contient une note de frais kilométriques ?

C'est une ligne standard au sein d'une note de frais, mais qui doit intégrer des champs spécifiques pour faciliter le calcul de l'indemnité kilométrique :

  • La date du déplacement.
  • Le motif du déplacement.
  • La distance parcourue pour le déplacement spécifique.
  • La distance parcourue cumulée totale depuis le début de l'année fiscale afin de calculer les différents paliers en cas d'utilisation intensive.

À noter que seul le propriétaire de la voiture peut faire une note de frais kilométriques. En effet, même s'il voyage avec un collègue, il sera le seul à supporter les frais généraux liés à sa voiture.

Comment calculer la distance d'une note de frais kilométriques ?

C'est un débat récurrent en entreprise. Faut-il prendre en compte le compteur kilométrique de la voiture ? Regarder sur internet ? Et si oui, sur quel site ?

Normalement, c'est à l'employeur de donner les bonnes règles et de les appliquer à tous dans le cadre de sa politique de gestion des notes de frais. S'il décide d'utiliser Google Maps en référence, ce sera donc le cas pour tout le monde.

Pour faciliter ce travail, il existe des outils de gestion qui calculent précisément la distance parcourue à l'aide du GPS intégré dans une application mobile de gestion de notes de frais. C'est un gain de temps précieux, car le système l'intègre automatiquement dans la note de frais et peut calculer l'indemnité correspondante. Ainsi, le collaborateur n'a pas à s'en occuper et cette fonctionnalité limite le risque d'erreur tout en garantissant une conformité optimale aux règles internes.

Quand faut-il faire ses notes de frais kilométriques ?

Tout dépend de votre organisation personnelle et la fréquence des déplacements. Certains le font au quotidien, de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Si vous n'avez pas d'outils numériques pour vous accompagner dans la création et la gestion des notes de frais, il est conseillé de les faire le plus rapidement possible. Plus on les regroupe, plus on attend et plus le risque d'erreur est important.

C'est heureusement une question qui ne se pose pas pour les organisations équipées d'outils dédiés, car tout se calcule automatiquement depuis un smartphone.

Faire une note de frais kilométriques est indispensable quand on prend sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, mais c'est souvent une mission redoutée des collaborateurs. Il faut alors pointer toutes les étapes sur le chemin, vérifier les trajets proposés par la carte, les éventuels détours, et ce, pour chaque déplacement. Un travail minutieux, extrêmement chronophage et sans aucune valeur ajoutée qui peut s'automatiser grâce aux évolutions technologiques des applications et logiciels de gestion de frais professionnels

Quand faut-il faire ses notes de frais kilométriques ?

Tout dépend de votre organisation personnelle et la fréquence des déplacements. Certains le font au quotidien, de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Si vous n'avez pas d'outils numériques pour vous accompagner dans la création et la gestion des notes de frais, il est conseillé de les faire le plus rapidement possible. Plus on les regroupe, plus on attend et plus le risque d'erreur est important.

C'est heureusement une question qui ne se pose pas pour les organisations équipées d'outils dédiés, car tout se calcule automatiquement depuis un smartphone.

Faire une note de frais kilométriques est indispensable quand on prend sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, mais c'est souvent une mission redoutée des collaborateurs. Il faut alors pointer toutes les étapes sur le chemin, vérifier les trajets proposés par la carte, les éventuels détours, et ce, pour chaque déplacement. Un travail minutieux, extrêmement chronophage et sans aucune valeur ajoutée qui peut s'automatiser grâce aux évolutions technologiques des applications et logiciels de gestion de frais professionnels.

Les autres options pour simplifier la gestion des déplacements

En général, le remboursement des notes de frais de voiture basé sur le barème kilométrique est intéressant pour l'entreprise lorsque les déplacements sont ponctuels. Toutefois, pour des questions de gestion des risques ou pour limiter le contrôle et le temps de traitement, certains employeurs peuvent choisir d'interdire l'utilisation de la voiture personnelle. Si cette décision doit être justifiée dans la politique interne, elle doit aussi proposer des alternatives.

La voiture de location

C'est l'alternative la plus simple et la plus facile à mettre en place. En cas de déplacements fréquents, l'entreprise peut conclure un partenariat avec un loueur unique qui peut déposer les voitures sur place et s'occuper de les récupérer ou de conduire les employés avec un système de navette. La gestion du carburant peut aussi être prise en charge par le loueur pour faire gagner du temps aux employés.

Dans ce cas, la gestion de la location est gérée à travers une application professionnelle qui permet aux employés de prendre possession de leurs voitures de location. Dans le cas où l'entreprise prend directement à sa charge la location via une carte corporate, ou grâce à une entente qui permet au loueur d'envoyer une facture en fin de mois à l'entreprise, les employés n'ont aucune avance à faire. Une assurance couvre aussi tous les employés et protège ainsi l'entreprise. Les seuls frais pourront être ceux liés aux péages, aux stationnements et au carburant.

La voiture de fonction

En cas de déplacements quotidiens, comme pour les commerciaux ou les membres de la direction, la voiture de fonction est une option intéressante. Avec un système de leasing avec ou sans option d'achat, cela n'affecte pas la trésorerie de l'entreprise et simplifie les notes de frais. Comme pour la voiture de location, les seuls frais qui pourront être remboursés dans le cadre d'une mission professionnelle seront les péages, les stationnements et le carburant. À noter que certains employeurs autorisent l'usage de la voiture de fonction pendant les vacances et week-end des collaborateurs. Il sera donc nécessaire de bien veiller à distinguer les dépenses qui relèvent de l'usage professionnel (donc remboursables) et de celles qui sont purement personnelles, afin d'éviter les fraudes.

Frais kilométriques : attention aux fraudes

Les notes de frais constituent un terrain de jeu idéal pour les fraudeurs. Plus le processus est traité manuellement, plus les fraudes peuvent s'accumuler. Or, quelques euros ici et là représentent à la fin de l'année une perte substantielle pour les entreprises. Les frais kilométriques n'en font pas exception. Connaître les techniques des fraudeurs permet de mettre en place les bonnes pratiques et les bons outils pour les détecter facilement. Exemples :

  • Déclarer une voiture avec une puissance fiscale de 7 chevaux, mais prendre la voiture moins puissante de son conjoint ou d'un ami pour faire un déplacement professionnel afin de faire augmenter la note.
  • Partir à plusieurs collègues dans une même voiture et déclarer des voyages individuels afin de toucher les frais kilométriques (et éventuellement de se les partager).
  • Ajouter quelques kilomètres sur tous les déplacements afin de faire gonfler la note.
  • Profiter d'un déplacement professionnel remboursé pour faire un détour à des fins personnelles.
  • Prétendre faire un déplacement professionnel pour un rendez-vous qui a été annulé, décalé, ou qui s'est tenu en vidéoconférence. Le salarié reste discrètement chez lui, tout en se faisant rembourser les frais pour le déplacement fantôme.
  • Prétexter un accident ou des travaux sur la route afin de faire un (faux) détour qui ajoute quelques dizaines de kilomètres au compteur.

Parce qu'elles sont essentiellement déclaratives, les notes de frais liées au barème kilométrique sont difficiles à contrôler sans mobiliser d'importantes ressources. La solution consiste alors à installer un système de géolocalisation sur l'application de gestion des notes de frais des téléphones professionnels de vos collaborateurs. Vous aurez ainsi la carte du déplacement ainsi que le nombre de kilomètres effectués. L'autre solution, en particulier pour les déplacements récurrents, consiste à effectuer des moyennes. Si un client se trouve à 100 kilomètres de votre entreprise, vous pouvez accepter des barèmes qui oscillent entre 95 et 105 kilomètres par exemple. Mais si un salarié vous présente une note de frais équivalente à 130 kilomètres pour ce déplacement, c'est une alerte à prendre en considération.

 

Reflet de l'efficience organisationnelle de votre entreprise, la gestion des déplacements et des frais kilométriques est un sujet stratégique. C'est la raison pour laquelle il est possible d'automatiser et de simplifier les notes de frais avec un outil holistique, allant de la réservation au remboursement, avec des données mises à jour en temps réel et stockées dans le cloud. De quoi vous faciliter la vie et ne plus avoir à vous soucier de la conformité de vos dépenses de voyage. Le logiciel le fait pour vous !


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