Comment bien choisir sa TMC (Travel Management Company) ?

L'organisation d'un déplacement professionnel fait souvent l'objet de nombreuses contraintes. Toutes les entreprises ne disposent pas de professionnels formés à cette gestion et traditionnellement, les petites et moyennes entreprises ont tendance à passer par des agences de voyages locales. De leur côté, les grands groupes s'intéressent de plus en plus aux TMC qui disposent d'un réseau international unique et d'un volume de réservation conséquent permettant de négocier des tarifs préférentiels sur le volume. Choisir sa TMC est donc un enjeu important, car il peut impacter durablement la gestion des réservations des voyages professionnels.

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Qu'est-ce qu'une TMC ?

La démocratisation des outils numériques a contribué à faire émerger de nouveaux acteurs en matière de réservation en ligne. Ces pure players présentent souvent des outils dits de "self-booking" où les utilisateurs peuvent choisir et réserver eux-mêmes leurs voyages. Face à cette nouvelle concurrence, les agences de voyages n'ont pas d'autres choix que de se réorganiser pour proposer de nouvelles offres qui correspondent davantage aux attentes des collaborateurs nomades. Plus de conseils et moins d'opérationnel. Plus d'assistance et de confiance, et moins de tracasseries administratives. Les grands réseaux d'agences sont devenus des TMC et peuvent désormais travailler sur une échelle globale. Parmi les TMC connues, on peut ainsi citer American Express et CWT, par exemple.

Choisir une TMC permet d'avoir un interlocuteur unique pour tous les voyages, qu'il s'agisse de la participation à un salon à la porte de Versailles à Paris, ou d'une tournée de trois semaines pour rencontrer des partenaires commerciaux en Chine ou en Australie.

Les avantages de la TMC

Grâce à son réseau mondial, la TMC centralise les réservations et s'adapte à tous les besoins des entreprises, y compris les plus complexes. Hébergement classique ou unique, pour un simple voyage ou un séminaire interne de 50 personnes, pour prendre l'avion, le train ou louer une voiture… tout est coordonné par un même interlocuteur, ce qui simplifie considérablement les démarches internes. Pas besoin de démultiplier les paiements, ce qui permet au responsable des déplacements d'avoir une plus grande visibilité des dépenses engagées et à venir. 

Grâce à leur fonctionnement en réseau, les TMC bénéficient de l'expertise des agences locales. Dans le cas de déplacements à l'étranger, elles font gagner du temps et proposent la meilleure offre pour les entreprises. Suivre les réservations offre également la possibilité de savoir où se trouvent les collaborateurs lorsqu'ils sont en déplacement. C'est indispensable pour assurer le devoir de diligence des entreprises. Sans cela, la tâche est complexe lorsque les réservations sont fragmentées entre plusieurs prestataires différents.

Enfin, la TMC a aussi un rôle à jouer en matière de conseil et de services particuliers. Certains voyageurs peuvent se rendre par leur propre moyen à l'aéroport quand d'autres préfèreront un chauffeur à domicile qui aura pris le soin de charger les valises en avance à l'aéroport. Sur place, tous les types de service sont disponibles. Guide accompagnateur, traduction et interprétariat, changement de dernière minute, ajout d'une étape à un voyage… toutes les options deviennent faciles à mettre en place et à organiser grâce à la TMC qui peut, par certains aspects, parfois se transformer en conciergerie de luxe pour voyageurs exigeants.

Quels sont les critères importants pour bien choisir sa TMC ?

Une TMC n'est pas une marque, un label ou un logo. Par conséquent, n'importe quelle agence de voyages peut se définir comme une TMC. Pour bien la choisir, il est donc important de connaître ses clients, le volume des demandes qu'elle est capable de traiter, et les éventuelles limites de ses prestations.

L'aspect technologique joue aussi un rôle important. Alors que tout se dématérialise - des moyens de paiement aux reçus, en passant par les titres de transport - la TMC doit être capable de proposer une technologie fiable, moderne et sécurisée. Être capable de connecter les données de la TMC avec une plateforme de gestion des voyages professionnels, gérant notamment la réservation et les notes de frais, constitue un avantage significatif.

D'autre part, la notion de service est cruciale. Avec une TMC, il faut avoir un interlocuteur capable de vous assister en tout temps et sur toutes les problématiques. Un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à un service dédié permet de répondre à toutes les questions et d'assurer des services d'assistance, de gérer des changements, de poser des questions particulières ou d'intervenir en cas d'incident grave.

Une TMC représente le meilleur allié du Travel Manager. C'est grâce à elle, qu'il est possible d'organiser avec peu de ressources internes, des déplacements complexes et sensibles. Du commercial en région au comité de direction à l'international, s'appuyer sur une TMC, c'est profiter d'une expertise unique où la technologie et le service fusionnent pour une expérience réussie.

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