A quel point la fraude impacte votre business ?

Quel que soit le secteur d’activité, la taille ou la localisation de votre entreprise la fraude liée au frais et déplacements professionnels de vos employés peut impacter lourdement vos finances.

 

Selon un rapport d'analyse des dépenses de Oversight Systems 2017, une entreprise perd chaque année 5 % de ses revenus annuels (environ 130 000€) à cause de la fraude - dont 89 %, selon une étude globale de l'ACFE de 2018, sont liés aux remboursements des notes de frais. Et 50% de tout cela est dû à la faiblesse des contrôles internes.

 

Avant, il était beaucoup plus difficile pour vos collaborateurs de dépenser de l'argent dû aux peu d'options disponibles pour réserver un voyage ou faire des dépenses professionnelles par exemple. Les employés avaient tendance à respecter les lignes directrices de l'entreprise - simplement parce qu'il y avait moins de façons de les contourner. 

De nos jours, il est beaucoup plus difficile de contrôler ce qui est dépensé car les options de paiements se sont démultiplié, et la soumission de note de frais s'est démocratisée. Il est ainsi  Ils ne peuvent pas faire face à la façon dont les employés veulent acheter et suivre leurs dépenses. 

Et cela peut vous laisser, vous et le reste de votre équipe de direction, à courir après les voyages, les dépenses et les factures au lieu de tout contrôler en premier lieu. Il doit y avoir un moyen plus intelligent. 

Cependant, grâce des outils automatisé et centralisé de gestion des dépenses d’entreprise, vous pouvez renforcer votre visibilité et optimiser votre contrôle sur les notes de frais des employés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, dans le but de réduire considérablement la fraude au sein de votre organisation. Ainsi :

  • Donnez à vos responsables financiers, et aux chefs d'entreprise, des rapports détaillés qui permettent de suivre les dépenses dans les catégories clés, de repérer les dépenses supérieures à la normale et de déceler les comportements de dépenses non conformes à votre politique de dépense,
  • Donnez aux gestionnaires les outils nécessaires pour gérer plus efficacement les objectifs budgétaires et contrôler les coûts à l'aide de tableaux de bord interactifs, basés sur les rôles, qui vous donnent un aperçu de ce que vous avez dépensé, où vous l'avez dépensé, ce qui est en attente et où vous en êtes dans votre budget,
  • Ajouter des alertes personnalisées ou standard qui envoient des notifications en temps réel aux gestionnaires lorsque les dépenses dépassent les seuils budgétaires mensuels ou trimestriels ou qu'elles sont non-conformes à vos politiques de dépenses,

Comment faire pour encourager la conformité & réduire le risque financier ?

  1. Mettez en place une solide politique de gestion des déplacements et frais professionnels,
  2. Proposez des outils qui facilitent la mise en conformité,
  3. Repérez les dépenses anormales avant qu’elles ne soient engagées,
  4. Finissez-en avec le gonflement des frais kilométriques,
  5. Procédez à des audits pour vous assurer que la politique de l’entreprise est respectée,
  6. Contrôlez automatiquement les données des notes de frais,

Ainsi vous pouvez commencer à récupérer vos 5% de revenus, de quoi bien débuter 2019 !

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