5 conseils pour éviter le rush des notes de frais !

DAF C’est la rentrée partez du bon pied ! Pour éviter les notes de frais de dernières minutes et vous retrouver dans le rush annuel de fin d’année, voilà 5 conseils afin de gagner du temps et de la visibilité. Le mois de septembre est souvent synonyme de clôture du trimestre avant d’entamer la phase finale de l’année et surtout le closing annuel. La fin d’année n’étant pas seulement liée aux festivités, c’est bien souvent un moment charnier où de nombreux dossier doivent être bouclés et parmi eux : la gestion des notes de frais. Le pic de soumission intervient quelques jours avant noël, provoquant des journées noires au sein des services financiers.

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Les usages des moyens de paiements en entreprise

 

Conseil #1 – Gérer les temps de traitement trop long

Afin d’éviter cette cohue de dernière minute, pouvant être source de stress, les services financiers et les Travel managers peuvent définir en amont une date limite pour la saisie des notes de frais de leurs employés. Cela permettra d’aborder cette situation en toute sérénité, mais également de limiter le temps passé et de maintenir ainsi la productivité de l’entreprise en ces derniers mois cruciaux de fin d’année.

Une gestion automatisée des frais représente un gain de temps global d’environ 50% par rapport à une saisie manuelle. La mise en place d’une solution visant à automatiser ces process devrait permettre aux entreprises d’éviter le « Busiest Expense Day » de l’année prochaine.

Conseil #2 – Eviter les notes de frais sans justificatif

Il peut avoir été oublié, perdu. Si les bonnes raisons sont nombreuses de ne pas fournir de justificatifs avec une note de frais, c'est toutefois un risque que les entreprises ne peuvent et ne veulent pas prendre. La plupart imposent des règles strictes : aucun remboursement ne pourra avoir lieu sans justificatif. D'autres sont un peu plus flexibles selon les circonstances. Mais si le débat est ouvert sur la gestion des notes de frais sans justificatif, il est important de noter que ce dernier reste une pièce importante non seulement pour la société, mais aussi pour l'administration fiscale. Avec tant de paperasse et si peu de temps pour la gérer, les processus manuels ne suffisent plus. Les employés doivent être remboursés rapidement et conformément aux politiques de dépense de l'entreprise. Cela exerce une pression sur les ressources existantes qui ne sont pas conçues pour faire face à des périodes aussi chargées. C'est ce que propose des solutions automatisées et intelligentes qui permettent une gestion précise, rapide et transparente des dépenses, telle que Concur Expense.

Conseil #3 – Anticiper la fraude

C'est impossible de contrôler 100% des notes de frais. C'est un travail bien trop fastidieux et très coûteux pour un retour sur investissement qui sera extrêmement réduit. Il vaut mieux ajuster vos ressources pour effectuer des contrôles aléatoires sur un échantillon. Si vous contrôlez en détail 20% des notes de frais, chaque collaborateur est susceptible d'en faire partie. C'est une manière d'inciter vos salariés à se conformer à votre politique.

D'autre part, tous les frais n'ont pas le même niveau de risque. Les frais de carburant ou de péage sont généralement assez standardisés. En revanche, les marges d'erreur les plus importantes peuvent se situer au niveau des frais liés aux repas d'affaires, aux déplacements et au remboursement kilométrique dans le cas de l'utilisation d'une voiture personnelle pour un usage professionnel.

Conseil #4 – Réguler le non-respect de la politique interne

Définir un circuit de validation : qui valide quoi, quand et à quel moment ? En cas d'urgence ou d'absence, qui peut prendre le relais ? En cas de refus, quelle est la procédure à suivre ? Combien de temps avant un déplacement une demande doit être soumise ? Quel est le délai maximal entre la dépense et le remboursement pour ne pas impacter la trésorerie personnelle des collaborateurs ?

Ce ne sont que quelques exemples de questions auxquelles votre circuit de validation va devoir répondre. Le but est de s'assurer de construire un processus interne fluide, simple et permettant une bonne circulation de l'information, de la dépense au remboursement. Pour cela, il est important d'identifier le fonctionnement optimal, de le modéliser et de l'ajuster pour s'assurer qu'il doit bien être compris et accepté par tous. Un circuit de validation n'est pas un texte de loi ou un règlement intérieur complexe. C'est un document qui cartographie les grandes étapes et qui s'assure de traiter les exceptions les plus communes comme l'absence ou le retard de validation par exemple.

Conseil #5 – Être prêt pour le rush de fin d’année

La digitalisation mobile des notes de frais : c'est sans conteste la solution la plus efficace, la moins chronophage et la plus pertinente. Grâce à une application mobile installée sur son smartphone, le salarié prend en photo son reçu ou sa facture dès sa réception. Cette dernière est reconnue par le système et une fonctionnalité de reconnaissance de caractère permet même de distinguer toutes les informations utiles pour créer une ligne de dépense automatiquement. Le justificatif est ensuite stocké et archivé en toute sécurité dans le cloud afin de répondre aux obligations fiscales et légales. Dès le paiement effectué, le justificatif peut être oublié sans conséquence pour le salarié. Terminé les factures perdues et les demandes de remboursement manquantes.

 

Gérer ses notes de frais efficacement est un défi important pour des entreprises qui n'ont pas encore totalement effectué leur transition digitale. Mais une fois la bonne solution de gestion des notes de frais et déplacements professionnels choisi, vous constaterez rapidement un gain de temps, de productivité et d'efficience qui bénéficiera à toute votre organisation.

 

Pour mieux comprendre comment une solution digitalisée peut vous aider, essayez la solution Concur Expense en parcourant la démonstration auto-guidée. Enfin pour aller plus loin découvrez notre Livre Blanc : Les Best practices de la gestion des notes de frais

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