Comment les e-reçus transforment la gestion des dépenses

Souvenez-vous de votre dernier achat professionnel ? Avez-vous soigneusement conservé le reçu pour le joindre à votre note de frais ? Ou s’est-il retrouvé froissé au fond d’une poche, voire perdu ? Si vous avez déjà passé du temps à chercher un justificatif manquant, vous n’êtes pas seul. Une étude de la Global Business Travel Association (GBTA) révèle que près de la moitié des reçus papier sont perdus ou jetés avant même d’avoir été enregistrés.

C’est précisément pour éviter ces situations que les justificatifs électroniques (ou e-reçus) s’imposent comme une solution incontournable. En dématérialisant la gestion des dépenses, ils simplifient les processus de traitement, améliorent la précision des données et réduisent considérablement la charge administrative.

Qu’est-ce qu’un justificatif électronique et comment ça marche ?

Un e-reçu est un enregistrement numérique d’une dépense. Il peut s’agir d’un reçu papier scanné ou, plus généralement, d’un reçu transmis directement par un fournisseur via e-mail, SMS ou application.

Le processus est simple :

• Un justificatif numérique est généré au moment de l’achat.

• Il est envoyé automatiquement si le moyen de paiement est lié à un compte utilisateur.

• Il peut être transmis à une solution de gestion des dépenses ou capturé automatiquement pour être associé à une transaction.

Ce circuit réduit les erreurs humaines, accélère le traitement et renforce la sécurité grâce au chiffrement des données lors de leur transmission.

Les avantages des justificatifs électroniques dans la gestion des dépenses

Adopter les justificatifs électroniques ne se limite pas à remplacer le papier par du numérique. C’est une transformation qui touche à la fois la productivité des équipes, la rigueur des processus financiers, et la capacité de l’entreprise à gagner en visibilité sur ses dépenses.

Réduction des erreurs manuelles

Saisir à la main des montants ou des dates peut engendrer des retards dans l’approbation des notes de frais et nuire à la conformité. La capture automatisée des justificatifs limite ces erreurs et diminue le besoin de corrections a posteriori.

Gain de temps pour les collaborateurs et les managers

La gestion des frais ne devrait pas être une tâche chronophage. Grâce aux e-reçus, les champs des notes de frais sont pré remplis, ce qui accélère la soumission pour les salariés. Les entreprises utilisant Concur Expense constatent en moyenne une réduction de 32 % des délais d’approbation et une économie annuelle de plus de 50 000 euros sur les frais administratifs.

Amélioration de la transparence et de la conformité

Cartes corporate, remboursement de frais personnels, politiques internes : autant d’éléments qui nécessitent clarté, traçabilité et règles bien définies. L’usage des e-reçus permet d’appliquer plus rigoureusement les politiques de dépenses et de renforcer la conformité des processus.

Lutte contre la fraude

D’après l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), les entreprises perdent jusqu’à 5 % de leur chiffre d’affaires chaque année en raison de fraudes internes. Les notes de frais falsifiées ou les dépenses surévaluées en sont un bon exemple. En automatisant la capture et la validation des justificatifs, les e-reçus réduisent significativement les risques.

Archivage simplifié et recherche facilitée

Fini les classeurs pleins de reçus papier. Les justificatifs électroniques permettent un archivage structuré, une recherche rapide et un accès immédiat aux documents – très utile notamment en cas de contrôle fiscal. L’URSSAF autorise la dématérialisation complète des notes de frais, reçus et justificatifs, à condition que les documents soient lisibles, horodatés et conservés dans des conditions garantissant leur intégrité. Il n’est donc plus obligatoire de conserver des copies papier.

Une solution plus durable

Chaque  reçu papier génère environ 2,5 g* de CO₂. À l’échelle d’une entreprise, cela représente un volume de déchets non négligeable. Le passage au numérique s’inscrit donc aussi dans une démarche RSE, en réduisant la consommation de papier et l’empreinte carbone.

Un levier de continuité d’activité

En cas de sinistre, de déménagement ou de perte de documents physiques, l’entreprise peut perdre de précieuses informations. Avec les justificatifs électroniques hébergés dans le cloud, les données financières sont accessibles à tout moment, de n’importe où.

Comment SAP Concur maximise les bénéfices des justificatifs électroniques

Les solutions SAP Concur vont bien au-delà du simple stockage de reçus numériques.

Grâce à ExpenseIt, l’intelligence artificielle analyse les justificatifs, catégorise les dépenses et détaille automatiquement les montants complexes (comme les frais d’hôtel) en quelques secondes.

Par ailleurs, les partenaires intégrés peuvent envoyer directement les e-reçus à SAP Concur, qui les associe automatiquement aux bonnes transactions. Les reçus admissibles sont ainsi automatiquement rattachés aux dépenses correspondantes dans le système.

Enfin, les fonctions de contrôle de conformité de SAP Concur permettent de détecter les anomalies, de signaler les dépenses non conformes et d’alerter les responsables si nécessaire.

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