Frais de déplacement
Comment gérer les déplacements professionnels et le temps de travail en 2025 ?
La question du temps de travail lors des déplacements professionnels soulève de nombreuses interrogations, tant pour les employeurs que pour les salariés. Entre trajets quotidiens et missions exceptionnelles, quelles sont les règles applicables ? Nous faisons le point sur la réglementation en vigueur et les solutions de gestion adaptées.
Qu'est-ce qu'un déplacement professionnel ?
Le déplacement professionnel désigne tout trajet effectué par un salarié dans le cadre de ses fonctions, en dehors de son parcours habituel domicile-travail.
Selon l'article L.3121-1 du Code du travail, trois conditions doivent être réunies pour qualifier un temps de travail effectif :
- Le salarié est à la disposition de son employeur
- Il se conforme à ses directives
- Il ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles
Ces critères permettent de déterminer si le temps de déplacement doit être considéré comme du temps de travail effectif et donc être rémunéré.
Un déplacement professionnel correspond donc à une mission effectuée par un salarié en dehors de son lieu de travail habituel, à la demande de son employeur. Il s’agit d’un déplacement motivé exclusivement par des raisons professionnelles, pouvant être réalisé seul ou en équipe avec d’autres collaborateurs.
La durée de ce type de déplacement varie : elle peut être inférieure à 24 heures ou s’étendre sur plusieurs jours, impliquant alors des nuitées hors du domicile du salarié. Faire des déplacements ponctuels fait partie des obligations professionnelles d’un salarié. Toutefois, la législation encadre ces mobilités afin de ne pas les assimiler à une expatriation.
Ainsi, un salarié ne peut être mobilisé :
- plus de 90 jours d’affilée pour un même déplacement ;
- ou plus de 180 jours par an lorsqu’il s’agit de missions à l’étranger.
Au-delà de ces seuils, le salarié doit faire l’objet d’un détachement, nécessitant un avenant à son contrat de travail. Le cadre juridique devient alors celui de l’expatriation, avec des règles spécifiques à appliquer.
Temps de déplacement professionnel : que prévoit la loi ?
En règle générale, le temps de trajet entre votre domicile et votre lieu habituel de travail ne donne lieu à aucune compensation, sauf pour le remboursement partiel des frais de transport domicile-travail. Ce temps n’ouvre donc pas droit à des heures supplémentaires.
Cependant, lorsqu’un déplacement professionnel vous amène à vous rendre sur un autre site que votre lieu de travail habituel – par exemple pour une réunion dans un autre établissement ou un rendez-vous client – le temps de trajet peut être allongé. Dans ce cas, si ce temps de déplacement dépasse la durée habituelle de votre trajet domicile-travail, une contrepartie doit être prévue.
Cette compensation peut prendre la forme d’un repos ou d’une rémunération, selon les dispositions de la convention collective ou d’un accord collectif d’entreprise. En l’absence d’un tel accord, c’est l’employeur qui fixe les modalités de cette contrepartie, après consultation du CSE s’il existe.
À noter que la partie du trajet qui se déroule pendant votre temps de travail normal ne donne lieu à aucune perte de salaire.
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Le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail habituel n'est pas considéré comme étant un déplacement professionnel. Ce déplacement relève normalement du domaine personnel et le salarié n’étant pas considéré comme étant à la disposition de l’employeur durant ce laps de temps. Toutefois, cette approche a évolué sous l’effet de plusieurs décisions jurisprudentielles soulignant des situations où les limites entre vie privée et vie professionnelle deviennent plus floues.
Des arrêts récents, tant de la Cour de cassation que de la Cour de justice de l’Union européenne, ont contribué à faire évoluer cette interprétation. Notamment, dans une décision rendue en novembre 2022, la Cour de cassation a reconnu que, pour les salariés itinérants, le trajet entre leur domicile et le lieu d’intervention du premier ou du dernier client pouvait être considéré comme du temps de travail effectif. Cette reconnaissance s’applique en particulier lorsque le salarié est joignable, tenu de répondre à des appels professionnels ou d’être en astreinte pendant ce temps de trajet (Cass. soc., 23 nov. 2022, n°20-21.924).
Ainsi, lorsqu’un salarié est amené à exécuter des tâches professionnelles ou reste sous l’autorité directe de son employeur durant ses déplacements, ces périodes peuvent être requalifiées en temps de travail effectif. La participation à des réunions, l'obligation de répondre à des appels, ou l’astreinte sont autant de critères pris en compte dans cette évaluation.
En dehors de ces spécificités, ce temps n'est pas rémunéré. Toutefois, l'employeur doit prendre en charge :
- 50% du coût des abonnements de transport en commun.
- Une prime transport pouvant atteindre 600 € pour les véhicules électriques ou 300 € pour les véhicules thermiques en 2025.
Cas particulier des voyages d'affaires
Dans le cadre des déplacements professionnels, on distingue généralement deux types de situations : les déplacements de courte durée et les grands déplacements. Un petit déplacement correspond souvent à une visite ponctuelle chez un client ou un partenaire situé à proximité du lieu de travail. Les frais engagés sont alors limités et concernent principalement le transport, le stationnement ou les repas.
À l’inverse, le grand déplacement implique une organisation plus lourde. Il concerne des missions professionnelles à distance, en métropole ou à l’étranger, nécessitant un hébergement et une absence prolongée du salarié. Ce type de déplacement est encadré par des critères précis. Un salarié est considéré en grand déplacement lorsqu’il ne peut pas regagner son domicile quotidiennement, en raison de deux conditions cumulatives :
- La distance entre le lieu de mission et son domicile doit dépasser 50 kilomètres.
- Le temps de trajet en transport en commun doit être supérieur à 90 minutes.
Lorsque ces conditions sont réunies, l’entreprise prend en charge les frais engendrés. Deux options de remboursement sont possibles :
- Les frais réels : le salarié avance les dépenses (transport, hébergement, repas…) et est remboursé sur présentation de justificatifs valides, selon les modalités internes de l’entreprise.
- L’indemnité forfaitaire : un montant journalier défini par l’URSSAF en fonction de la destination est versé au salarié, couvrant les frais estimés. Cette solution, plus souple, permet d’éviter la gestion administrative des justificatifs, l’usage de l’indemnité relevant ensuite de la responsabilité du salarié.
Solutions de gestion et bonnes pratiques
La gestion des déplacements professionnels requiert une organisation rigoureuse pour être efficace. Une solution digitale moderne permet d'automatiser :
- Le suivi des temps de trajet.
- La gestion administrative des frais.
- Le respect du cadre légal.
Pour réussir la mise en place d'un système performant, privilégiez :
- Une politique de déplacement claire et documentée.
- Des outils digitaux adaptés à vos besoins.
- Une formation adéquate des équipes.
La digitalisation des processus de gestion des déplacements professionnels simplifie le quotidien tout en assurant la conformité réglementaire.
Les collaborateurs peuvent désormais gérer leurs notes de frais en quelques clics depuis leur smartphone, permettant un gain de temps considérable pour tous.
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