Pourquoi automatiser vos notes de frais ?

Il est difficile, voire impossible, d'échapper aux notes de frais en entreprise. La question qui compte est alors de savoir ce qu'il est possible de faire pour transformer ce qui peut ressembler à un fardeau en levier de performance.

Car oui, les notes de frais prennent du temps et peuvent coûter très cher. C'est du temps productif perdu pour vos salariés, que ce soit les collaborateurs en déplacement ou les personnes en charge du traitement des notes de frais. Sans compter le manque de visibilité financière pour votre direction. Automatiser vos notes de frais est donc indispensable pour être plus efficace, mais aussi plus agile, plus numérique et plus réactif. Explications.

Pour limiter les erreurs humaines

À partir du moment où l'on manipule des données, il y a un risque d'erreur. S'il existe des standards et des normes pour limiter ces erreurs, la meilleure solution reste l'automatisation. Pour un humain, il est facile de confondre deux cellules sur Excel pour faire un copier-coller. Ou d'oublier une virgule. Ou de faire une erreur dans une formule. Et les conséquences peuvent être catastrophiques, que ce soit en matière de conformité financière et fiscale ou pour des raisons organisationnelles.

Automatiser vos notes de frais fait que le logiciel de gestion des frais professionnels est capable de détecter les montants et d'en assurer le suivi tout au long de la chaîne de validation et de remboursement. Ainsi un euro bien dépensé en frais professionnels, sera un euro bien remboursé au collaborateur dans les meilleurs délais.

Pour simplifier la récupération de la TVA

Si tous les frais professionnels ne sont pas admissibles à la récupération de la TVA, lorsqu'ils le sont, cela peut représenter une somme significative à la fin de l'année. Avec un traitement manuel, la récupération de la TVA nécessite une parfaite connaissance des règles fiscales en vigueur, y compris des règles européennes dans le cas de la TVA intracommunautaire. Avec une plateforme de gestion des notes de frais, la récupération de la TVA est automatisée, car détectée en amont, et simplifiée.

Non seulement vous ne perdrez plus un euro en récupération de TVA, mais en plus, vos calculs seront toujours conformes aux normes fiscales en vigueur. Surtout qu'en cas de contrôle de l'URSSAF, la récupération de la TVA est un point sensible qui est presque toujours vérifiée.

Pour faciliter la vie de vos salariés en déplacement

Lors d'une dépense professionnelle, il faut penser à demander le reçu, à noter le nom des clients dans le cas d'un déjeuner d'affaires, puis à le garder précieusement. Quelques jours ou quelques semaines plus tard, il faut ressortir les reçus, et les joindre à un processus interne qui peut exiger de compléter un document Excel ou PDF, à l'imprimer puis à l'envoyer par courrier interne au service concerné. C'est donc long et compliqué à faire. 

Avec l'automatisation des notes de frais, tout se fait en temps réel. Une fois le reçu en votre possession, il suffit de le prendre en photo depuis l'application mobile de gestion des notes de frais. Le système détecte automatiquement le montant, la TVA et le nom du fournisseur, et crée une ligne de dépense dans l'application. Facile et efficace !

Pour faire gagner du temps à vos managers

Une fois complétée et envoyée, la note de frais ne fait que commencer un long voyage. Elle doit ensuite passer par plusieurs phases de validation interne qui peuvent être plus ou moins longues et plus ou moins complexes selon les organisations.

Et lorsqu'une dépense faite par un collaborateur n'est pas conforme à la politique interne, ou qu'il y a un problème ou une erreur, elle doit repartir au point de départ pour refaire le parcours depuis le début. Pour vos managers, valider une note de frais prend du temps et requiert des efforts : il faut se sortir des dossiers en cours, se replonger dans les notes de frais et s'assurer qu'elles ne soient pas perdues dans un dossier papier ou dans une boîte de réception. Avec l'automatisation, les managers reçoivent une notification pour les valider depuis une application, qui ne peuvent ni se perdre ni être en retard, car toute l'information est centralisée au même endroit.

Pour optimiser vos ressources comptables et financières

Une fois vos notes de frais validées, elles doivent être traitées par votre service comptable et financier. Là aussi, l'automatisation peut changer la donne. Dans une plateforme centralisée, votre comptable suit la vie de la note de frais depuis son émission (et parfois même depuis la demande d'autorisation de voyage). Il connaît le nombre des procédures en cours dans le pipeline, le montant et peut piloter plus finement la gestion de la trésorerie pour anticiper les remboursements.

 

L'automatisation des notes de frais est un levier important pour les entreprises. En plus de faciliter la vie de vos collaborateurs, vous faites d'importantes économies en matière de gestion opérationnelle en raison du temps gagné à chacune des étapes. De quoi booster la transformation digitale de votre organisation !

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