DAF : comment contrôler la sécurité de vos données ?

Le directeur administratif et financier (DAF) est un poste stratégique dans toutes les organisations. S'il est souvent en première ligne dans la gestion du quotidien, il doit aussi s'assurer de maîtriser la gestion des risques en interne. 

Guide du Super Directeur administratif et financier

Avec la contribution de Pierre-Emmanuel Tetaz

 

Le problème, c'est que le DAF est souvent noyé dans des contraintes opérationnelles quotidiennes comme la saisie des factures, l’émission des bons de commande, la gestion des notes de frais, l’archivage comptable, le rapprochement bancaire ou le suivi des remboursements. Ce sont des tâches importantes, mais qui pourraient s'automatiser pour lui laisser le temps de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Parmi celles-ci, notons le renforcement des procédures internes et le contrôle de la sécurité des données.

Identifier toutes les données sensibles

Pour contrôler la sécurité de vos données financières, il est important de cartographier l'ensemble des informations qui transitent par vos services. Au-delà de l'information financière de base (compte de résultat, bilan, annexe et tableau de flux ou de financement), la première étape consiste à identifier toutes les autres données financières importantes. 

C'est notamment le cas des notes de frais qui peuvent générer beaucoup de données et d'informations comme les fournisseurs les plus utilisés, les noms des salariés en déplacement, les coordonnées bancaires personnelles de vos collaborateurs, les pièces justificatives et les archives des frais professionnels. Pour chaque donnée, notez qui en a l'accès complet, qui est responsable du traitement des informations, comment la donnée est partagée et quel est son niveau de criticité sur le plan de la confidentialité.

Disposer d'une vue complète sur ces données

Pour bien faire son travail, le DAF doit disposer d'un maximum d'informations sur l'ensemble des données financières de l'entreprise. Malheureusement, il est fréquent que ce travail nécessite de chercher et de compiler l'information dans une multitude de sources, entre bases de données locales, logiciel comptable et tableaux Excel. Pour assurer la sécurité des données, il faut penser tableaux de bord. C'est-à-dire une vue globale avec différents niveaux de détails et des systèmes de filtre pour visualiser la bonne information au bon moment. 

Pour cela, il existe de nombreux outils comptables et financiers qui peuvent même avoir une fonctionnalité prédictive afin d'anticiper les dépenses à venir. Le but est de donner une meilleure visibilité sur les données de l'entreprise pour la piloter au mieux et prendre la bonne décision basée sur des données fiables.

C'est la même chose pour vos notes de frais. Avec un logiciel professionnel de notes de frais, vous disposez d'une vue complète et mise à jour en temps réel de toutes les dépenses en cours et à venir, de la réservation d'un voyage d'affaires aux remboursements des collaborateurs. C'est une bonne pratique gagnante pour piloter sa trésorerie finement, consolider les données au même endroit pour éviter toute fuite ou tout piratage, et ne pas créer de goulot d'étranglements dans votre workflow interne.

Gérer les permissions et les accès à vos systèmes

À partir du moment où une donnée est partagée, elle doit être protégée. Pour cela, il faut s'assurer de pouvoir documenter tous les changements et les évolutions dans les données avec lesquelles vous travaillez. Le but est d'éviter les pertes de données, les accès non autorisés, les fuites de données ou les altérations volontaires ou non.

Ce travail doit se faire en collaboration avec votre direction informatique pour limiter l'accès aux données sensibles ou confidentielles, mettre en place une politique de double authentification et sensibiliser vos équipes aux risques et aux enjeux liés à la sécurité numérique. Avec des notes de frais traitées dans Excel, il n'y a rien de plus facile de faire une erreur (copier-coller malheureux, changement dans une formule, etc.), et de faire sortir discrètement des données financières par un salarié peu scrupuleux avec une simple clé USB. 

Une bonne gestion des permissions couplée à un système de stockage dans le cloud permet de surveiller l'activité sur vos données et d'être conforme aux règles en vigueur concernant la protection des données personnelles de vos équipes.

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Automatiser les processus clés

La principale cause de piratage ou de fuite de données est bien connue : c'est l'utilisateur. Les pirates redoublent d'efforts pour profiter d'un moment d'inattention de la part d'un salarié clé qui pourrait cliquer sur un lien dangereux, télécharger une application vérolée, ou réaliser des mouvements bancaires en pensant avoir affaire à une personne légitime. Le scénario classique est simple en apparence : votre comptable est contacté par email par un de vos directeurs qui demande un remboursement anticipé pour ses notes de frais. Sa demande est faite, mais il est en déplacement à l'étranger et n'a pas pu vous la transmettre avant de partir. Vous connaissez sans doute la suite… Lorsque cette arnaque fonctionne, ce sont des milliers d'euros qui peuvent s'évanouir dans la nature.

Pour éviter tout problème, l'automatisation de vos processus sécurise la gestion de vos données. Avec le bon outil, toutes les notes de frais sont intégrées dans un système unique avec un suivi précis. Vous savez ainsi qui est en déplacement, pour combien de temps et quelles sont les dépenses à venir.

Autrefois spécialiste des données financières, le DAF doit aussi être spécialiste de la sécurité des données dans un environnement où la digitalisation des organisations permet de travailler plus rapidement, mais avec de nouvelles contraintes. Bien s'entourer est donc essentiel, que ce soit au niveau de ses équipes ou des outils qui peuvent constituer un gain de temps et de productivité important.

Gestion des notes de frais

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