Comment traiter une note de frais FREENOW (ex Kapten)

C'est le 6 février 2019 que la célèbre application de VTC connue sous le nom de « Chauffeur Privé » s'est rebaptisée « Kapten ». Un changement de marque destiné à accompagner le développement d'une entreprise qui s'impose de plus en plus dans un milieu très concurrentiel. Les solutions de VTC ont transformé l'écosystème numérique des transports. Alors que les taxis souffrent parfois d'une réputation difficile - en particulier dans les très grandes villes - les VTC sont des alternatives utilisées par un nombre croissant de professionnels en déplacement d'affaires. Or, une fois la course payée, comment faire pour se faire rembourser et comment traiter une note de frais FREENOW ? Éléments de réponse.

Clarifier la question des VTC dans les frais de déplacement

Parce qu'ils ont bousculé les codes de l'industrie des taxis, toutes les entreprises ne sont pas encore à l'aise avec le fait d'utiliser les services d'un VTC. Pour certaines, c'est parce qu'elles restent profondément habituées à un service de taxi local. Pour d'autres, cela peut être pour des considérations politiques ou économiques. Quoi qu'il en soit et quelle que soit la position de l'entreprise, il est important de bien la clarifier dans la politique interne. Il s'agit du document qui retrace les grandes lignes en matière de gestion de frais de transport. Une sorte de guide interne qui explique comment se déroule la gestion des notes de frais, quelles sont les restrictions, les règles et les normes à appliquer.

Dans votre politique, vous pouvez ainsi préciser si oui ou non, vous autorisez le recours à des VTC (en France ou à l'étranger), pour quelle catégorie de voiture, quelle distance ou quelle utilisation.

Le fait de clarifier ces éléments en amont permettra de faciliter la gestion des déplacements et d'éviter toute incompréhension ou mésentente.

Comment gérer la TVA avec Kapten ?

Qu'il s'agisse de FREENOW, d'Uber, de Lift, de tout autre VTC ou d'un service de taxi, le principe est toujours le même. À partir du moment où vos collaborateurs font appel à une société de transport de personnes, la loi est très claire sur ce sujet : il n'est pas possible de récupérer la TVA.

Comment optimiser vos notes de frais avec Kapten ?

Comme pour la plupart des VTC, on peut distinguer deux cas de figure. D'un côté, nous avons l'usage personnel occasionnel (se rendre à l'aéroport, aller chez un client…) et de l'autre, l'usage régulier pour des collaborateurs en déplacement fréquent. Selon les usages, l'entreprise peut alors laisser faire ses salariés ou s'organiser pour structurer et réguler ses dépenses avec une option business.

Pour une utilisation ponctuelle

Vos collaborateurs peuvent télécharger et utiliser l'application FREENOW sur leur smartphone afin de réserver un chauffeur à l'avance. Une fois la course effectuée, le reçu peut être téléchargé depuis l'application ou envoyé par email. Il ne reste plus qu'à l'intégrer à votre processus de note de frais habituel. Si celui-ci reste décentralisé selon une procédure interne, vous pouvez joindre la facture. Si vous utilisez une application de gestion de déplacements professionnels, il peut être possible de connecter le compte Kapten des utilisateurs à celui du système utilisé afin de faciliter la transmission d'informations et la bonne communication des données.

Pour une utilisation business

Pour faciliter la gestion des déplacements en entreprise, FREENOW a créé une offre business qui est utilisée par plus de 2 000 entreprises de toutes tailles en France. Le but est de simplifier les déplacements de vos collaborateurs afin de vous permettre de mieux maîtriser vos dépenses de transport. Les administrateurs et personnes-ressources disposent alors d’une vision unifiée des dépenses de transport et peuvent suivre l'ensemble des trajets et des coûts en temps réel pour mieux contrôler et comprendre le budget associé.

Il est également possible de créer des règles personnalisées selon les utilisateurs. C'est là où le lien avec la politique interne prend tout son sens. La politique de mobilité sur FREENOW peut se déployer sur-mesure avec des options telles que la gamme de véhicules, les plages horaires pendant lesquelles l'application peut être utilisée (par exemple, pendant les jours ouvrés de 6h à 20h) et quelles sont les adresses autorisées (par exemple, l'adresse du bureau, du domicile, de la gare, du client, etc.).

En termes de facturation, FREENOW s’adapte à votre organisation et vos équipes financières gagnent du temps. Il est possible de recevoir un paiement mensuel centralisé, d'utiliser une carte corporate, ou encore de laisser les salariés utiliser leur propre carte bancaire.
 

L'utilisation des VTC dans un cadre professionnel apporte une flexibilité nouvelle pour les collaborateurs en déplacement et FREENOW n'y fait pas exception. Non seulement l'usage est simplifié, mais la gestion des notes de frais est également facilitée. Parce que les données sont automatiquement transmises et centralisées dans un portail cloud, terminé les reçus perdus ou les notes de frais oubliées !

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