Comment gérer les notes de frais de vos filiales ?

Toutes les entreprises ne sont pas organisées selon un modèle classique et pyramidal. Certains montages juridiques sont d'ailleurs assez complexes avec des filiales, succursales et entités plus ou moins indépendantes qui s'imbriquent les unes dans les autres comme des poupées russes, jusqu'à remonter à une holding qui chapeaute le tout. Dans d'autres occasions, les filiales constituent les organisations locales d'une entreprise qui se développe à l'international. Dans tous les cas, la gestion des notes de frais peut se complexifier selon l'organisation qui prévaut dans votre entreprise et vos filiales. Voyons donc ensemble comment gérer les notes de frais de vos filiales.

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Clarifier les règles et les responsabilités

Si chaque entreprise est différente, les règles internes doivent toutefois être claires, transparentes et comprises par tous. En matière de frais professionnels, il est indispensable de structurer sa politique de voyage et de clarifier les règles et les responsabilités en interne. Cela signifie avoir une vision commune pour savoir qui valide les demandes de déplacement : qui rembourse ? Comment se passent les demandes de remboursement ? Existe-t-il une politique de voyage unique à tout le groupe ou une politique par filiale ? Y a-t-il un travel manager global ou chaque filiale est-elle indépendante ? Peut-on travailler avec tous les fournisseurs que l'on souhaite ?

Parfois, les salariés peuvent être amenés à passer d'une filiale à l'autre, ou à découper leur temps entre plusieurs business-units. Plus les règles internes convergent, plus la gestion des voyages professionnels et des notes de frais est facilitée.

Centraliser les notes de frais

La manière dont sont gérées les notes de frais reflète bien souvent la manière dont l'entreprise est organisée. On trouve ainsi des modèles simples, uniques et centralisés auprès des filiales ou des entreprises les plus agiles. En général, la première bonne pratique à mettre en place consiste à regrouper l'information au même endroit, ou auprès du même service. Centraliser les demandes de voyage et les notes de frais auprès d'un service unique (comptabilité, DAF, travel management, etc.) ou auprès d'un service support au niveau du groupe, permet une meilleure coordination. 

Ainsi, il vous sera possible de consulter l’état de dépenses de votre entreprise, par département, par filiale et par salarié. Vos filiales peuvent aussi vous faire remonter l'information si elles sont équipées du même système. Cela permet de définir des tableaux de bord pertinents pour mieux gérer les dépenses, négocier avec vos fournisseurs et assurez le duty of care de vos salariés en déplacement en cas de problème. Cette règle s’applique également pour les entreprises ayant des filiales à l’étranger. Une vue au niveau macro favorisera de meilleurs suivis et contrôles de toutes les dépenses engagées par les employés.

S'équiper d'un outil performant

Le pire scénario est celui où chaque filiale est équipée de sa propre politique et de son propre outil. Imaginez un peu le résultat au niveau du groupe : la filiale A utilise Excel, la filiale B un logiciel comptable maison, et la filiale C une solution mobile et connectée dans le cloud. Dans ces conditions, comment regrouper et agréger les données pour les faire communiquer ensemble ? À chaque fois, cela nécessite un temps considérable pour recompiler les données et en extraire les informations intéressantes.

S'équiper d'un outil performant pour gérer les frais professionnels est impératif. Et celui-ci devrait être déployé dans toutes les couches de votre organisation, de la holding jusqu'aux filiales françaises et étrangères. Il existe même des applications globales qui sont capables de s'adapter aux spécificités des pays dans lesquels les filiales sont implantées. Ainsi, la plateforme peut reconnaître les types de dépenses dans la langue du pays lorsque le reçu est pris en photo avec l'application mobile, mais aussi les subtilités sur la TVA, le pourboire, etc.

Une application commune permet également aux managers de valider en temps réel les notes de frais, et au top management d'harmoniser la politique de gestion des dépenses, en ajoutant les différentes filiales et succursales dans un outil global. Il est alors possible d'avoir un aperçu en temps réel sur les KPI stratégiques pour mieux anticiper sa trésorerie et gérer ses dépenses de déplacements professionnels en toute confiance.
 

Gérer les notes de frais de ses filiales est un chantier complexe, en particulier dans les cas où l'organisation mère se développe rapidement et achète plusieurs start-up ou organisations tierces pour les réorganiser en filiales internes. C'est là où un outil de gestion des frais professionnels mobile, connecté dans le cloud et sécurisé peut faire la différence, la fois pour les collaborateurs, mais aussi pour le DAF et la direction générale afin de faire de la gestion de ses notes de frais un levier stratégique à forte valeur ajoutée.

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