Comment automatiser les notes de frais de mes collaborateurs ?

Les notes de frais et les dépenses professionnelles : indispensables, mais tellement frustrantes ! Surtout si votre organisation utilise un système traditionnel, entre formulaire papier et tableur Excel. Pourtant, il existe des outils qui sont en train de révolutionner cet état de fait. La numérisation des notes de frais est un gain de temps et d'énergie sur toute votre chaîne de validation et de traitement. Et avec elle, vient l'automatisation. Une série d'algorithmes et de programmations informatiques qui transforment une simple application mobile en révolution technologique. Et si vos notes de frais devenaient soudainement faciles et rapides à mettre en place ?

L'application mobile sécurisée : partout, tout le temps

On a tous notre téléphone à portée de main. Il nous accompagne dans tous nos déplacements et constitue ce lien indispensable qui relie les collaborateurs mobiles avec leur bureau ou siège social. Utiliser son smartphone pour gérer ses notes de frais est donc un usage logique. Non seulement il est toujours connecté, mais en plus, il existe des applications qui transforment ce qui était une contrainte en avantage compétitif grâce à l'automatisation.

Depuis n'importe quel terminal iOS ou Android, la gestion des notes de frais devient soudainement plus souple et faisable en temps réel. Plus besoin d'attendre la fin du mois pour soumettre une note de frais. Vous pouvez oublier le fameux gabarit Excel illisible avec ces formules pas toujours bien adaptées. En déplacement, une application de gestion de notes de frais révolutionne le quotidien des collaborateurs. En moins de 30 secondes, il suffit de prendre en photo le reçu une fois la note réglée pour créer une nouvelle ligne de dépense. Simple, facile et efficace.

La lecture automatique des reçus : un clic et c'est fini

Pour réussir ce petit miracle, l'application utilise un système intelligent de reconnaissance de caractères. Lors de la prise de photo, les montants TTC et HT sont identifiés afin de créer une nouvelle note de frais. Le système reconnaît également le nom du prestataire, son adresse et toutes les informations utiles pour générer automatiquement une note de frais en totale conformité avec la politique de l'entreprise et les obligations de l'URSSAF. Pour les salariés, c'est quasiment instantané et cela représente un gain de temps significatif. Toutes les données sont ensuite stockées dans le cloud et accessibles depuis n'importe quel terminal. Une note de frais peut ainsi s'alimenter au fur et à mesure des déplacements de façon transparente. C'est une bonne pratique pour réduire le temps consacré aux tâches administratives et ainsi être davantage concentré sur son travail.

La validation centralisée des déplacements

L'automatisation des notes de frais va même au-delà de la simple demande de remboursement. Depuis un portail en ligne, il est possible de réserver et de faire pré-approuver une demande de déplacement. La solution : une interface sécurisée accessible uniquement aux collaborateurs de votre entreprise et qui est connectée à vos fournisseurs habituels (compagnies aériennes, hôtels, taxi, agences de voyages, etc.).

Une fois la demande réalisée, le supérieur hiérarchique est automatiquement notifié. En quelques clics, il approuve la demande qui peut ensuite être payée via une carte corporate ou une carte personnelle. Il peut également demander des précisions ou refuser la requête s'il la juge non conforme à la politique de l'entreprise. Toute l'information est alors centralisée, de la demande de réservation au remboursement, et tous les justificatifs sont accessibles facilement en cas de contrôle.

Les tableaux de bord : une vision à 360 degrés en temps réel

Avec l'automatisation des notes de frais, on connaît précisément les dépenses à venir, celles qui sont prévues, remboursées et en attente de remboursement. Toutes les données sont agrégées dans un seul outil qui permet également de constituer des tableaux de bord de manière simple et intuitive.

Pour le service comptable, terminé le cauchemar qui consistait à consolider des dizaines de tableaux Excel avec un formatage différent, pour tenter d'en avoir une vision globale. Les données sont à présent consultables en temps réel et permettent d'éviter les mauvaises surprises sur la trésorerie de l'entreprise. On sait qui dépense quoi et quand. Cela permet d'effectuer des analyses statistiques poussées pour négocier des offres avec des fournisseurs, par exemple. C'est aussi un bon moyen d'identifier les éventuelles anomalies liées à un montant qui serait déraisonnable.

 

L'automatisation est aujourd'hui partout : sur le web, dans les réseaux sociaux, au sein des logiciels professionnels, et il était donc normal de la retrouver aussi dans la gestion des notes de frais. Automatiser ses notes de frais est un vrai gain de temps et de productivité, à la fois pour les salariés, mais également pour les services support qui passent beaucoup (trop) de temps à pointer, contrôler et vérifier chaque ligne de dépense.

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