Avec quels prestataires travailler pour gérer les voyages d’affaires de mes collaborateurs ?

La démocratisation des technologies et l'émergence de nouveaux business model numériques ont considérablement bouleversé la manière de voyager et d'organiser des déplacements professionnels. Si tout semble facile et accessible en quelques clics pour les collaborateurs, cette apparente banalité entraîne de nombreux défis pour les entreprises. Les fournisseurs deviennent fragmentés, les marges de manœuvre sont réduites pour négocier des offres basées sur le volume, et le choix des prestataires relève souvent plus d'une préférence personnelle, plutôt que d'un choix rationnel aligné sur la politique interne. Pourtant, travailler avec des prestataires privilégiés offre de nombreux avantages. Explications.

Les agences de voyages : un tout-en-un qui fait gagner du temps

Si on les dit sur le déclin face aux pure players digitaux, elles demeurent incontournables pour faciliter un séjour vers des destinations lointaines, des voyages complexes ou des déplacements qui nécessitent un haut niveau de personnalisation, de flexibilité et de souplesse. Les agences de voyages sont les seuls prestataires capables de vous offrir un service unique, des conseils personnalisés et la certitude d'avoir un interlocuteur unique capable de répondre à toutes vos questions.

C'est un prestataire avec lequel négocier pour garantir une tranquillité d'esprit et un service irréprochable. Plus votre agence de voyages connaîtra vos besoins, plus elle pourra adapter ses offres pour vous faire gagner du temps et sécuriser les déplacements de vos collaborateurs.

Les compagnies aériennes : la recherche du compromis

Pour des voyages simples, ou des vols réguliers vers des destinations bien connues, les travel managers ou les collaborateurs eux-mêmes peuvent traiter directement avec les compagnies aériennes. Le mieux est toutefois d'en choisir deux ou trois selon les destinations les plus fréquentes afin d'obtenir les meilleurs prix et les services adaptés (embarquement prioritaire, flexibilité dans les horaires, bagages supplémentaires, annulation et modification, classes premium, etc.). Plus vos voyages seront fréquents, plus il est utile de travailler avec un nombre réduit de partenaires. Pour cela, il est important de bien établir votre liste de priorité : la recherche absolue du prix le plus bas se fera au détriment du confort et de la flexibilité. À l'inverse, si vous avez une petite liberté au niveau du budget, vos collaborateurs pourront voyager dans de meilleures conditions et seront plus à l'aise pour travailler et réussir leur mission.

Transport routier : le grand classique… qui peut coûter cher

Beaucoup de déplacements se déroulent sur la route. Les principaux postes de dépenses sont d'ailleurs les voitures de fonction, les voitures de location, l'assurance et le carburant.

Pour votre flotte de véhicules de fonction, choisir un seul constructeur permet d'économiser sur le volume. Vous pouvez ainsi choisir plusieurs gammes de voitures selon vos besoins, de l'utilitaire à la berline de luxe. À noter qu'à partir d'un certain volume, une solution en leasing (comprenant notamment l'entretien) pourrait être plus intéressante qu'un achat d'un point de vue financier.

Pour les voitures de location, vous pouvez vous rapprocher d'une marque en particulier tout en négociant certains services exclusifs, comme une navette ou le dépôt de la voiture sur place (au bureau ou au domicile), le fait de ne pas avoir à faire le plein avant de la rendre, etc.

Enfin, l'assurance concerne aussi bien les véhicules de fonction que les voitures de location. Le mieux est de négocier avec votre banque qui fournit aussi les cartes bancaires corporate, ou l'assureur qui s'occupe de vos locaux. Plus vous apportez du volume d'affaires, plus vous aurez de l'influence pour mieux négocier.

Logement : du traditionnel hôtel au BnB

Trouver un prestataire efficace dépend principalement des destinations les plus fréquentées. Si vos collaborateurs vont dans les grandes villes ou les grandes capitales à l'étranger, la plupart des marques connues y sont implantées. En revanche, dans certains lieux, l'offre hôtelière est plus morcelée. C'est pourquoi il est un peu plus difficile de choisir un nombre réduit de prestataires dans le milieu hôtelier. Un hôtel avec qui vous avez l'habitude de travailler pourrait se trouver à une heure de route de votre lieu de rendez-vous, quand un autre se trouverait juste à côté.

C'est pourquoi il existe aussi la solution AirBnB qui regroupe de nombreuses options partout dans le monde, même là où les grandes chaînes hôtelières ne sont pas présentes. La prestation est différente, mais elle peut séduire certains de vos collaborateurs. Pour cela, AirBnB dispose d'une plateforme réservée aux professionnels qui centralise toutes les informations, facilitant ainsi la gestion des réservations et des notes de frais.

Restauration

C'est le poste le plus complexe, car il est très lié aux habitudes alimentaires personnelles. Entre les convictions (biologique, végétarien, restrictions religieuses…) et les problèmes de santé (sans gluten, allergies diverses…), il est difficile d'imposer une enseigne ou un groupe. Certains préfèrent les petites adresses discrètes quand d'autres aiment l'universalité des grandes marques. Si vos collaborateurs ont toutefois l'habitude de voyager régulièrement au même endroit (rencontrer des sous-traitants, visiter une usine ou travailler chez un client par exemple), il peut être pertinent de collaborer avec des prestataires locaux. Une démarche qui se fait souvent au cas par cas et qui est plus difficile à généraliser.
 

Les déplacements professionnels imposent de travailler avec un grand nombre de prestataires à la fois avant, pendant et après un voyage. C'est pourquoi la gestion des notes de frais peut se révéler chaotique si vous n'êtes pas équipé d'une solution centralisée, capable de vous faciliter le travail. En sélectionnant des prestataires préférentiels, vous pouvez les intégrer dans votre outil afin d'encourager vos collaborateurs à travailler directement avec eux afin d'obtenir la meilleure offre.

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