Optimisez votre gestion des dépenses : évitez le piège des voyages de fin d'année !

Le mois de décembre est une période propice aux soumissions de frais de déplacements.... de dernière minute !

Les dernières semaines de l'année sont parmi les plus chargées pour de nombreuses sociétés. L’équipe commerciale doit faire son chiffre du trimestre, l’équipe marketing organise des évènements afin de créer une dynamique pour l’année à venir, les magasins et le personnel en contact avec la clientèle peaufinent leurs étalages pour les fêtes de fin d’année. D'autres voyagent simplement pour profiter de cette fabuleuse période avec leurs fournisseurs, leurs clients ou leurs collègues.

Selon SAP Concur, la semaine du 17 décembre 2018 sera particulièrement chargée au sein des services financiers avec une augmentation de 200% du nombre de rapports soumis par rapport au nombre constaté en moyenne les autres jours de l’année.

C'est une période chargée pour les entreprises, et en particulier pour les services financiers et Travel Managers qui gèrent les frais et déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Bien qu’étant en déplacement, les employés attendent un remboursement rapide des différents frais engagés comme le kilométrage, l’hébergement et les repas. Sans un bon outil de gestion, tel que Concur Travel, tout cela devient rapidement incontrôlable et cette période de fêtes alors tant attendue se transforme en période noire..

 Qu'est-ce que Concur Travel ?

Concur Travel simplifie la gestion des voyages d’affaires en regroupant tous vos frais de déplacement sur une seule et même plateforme. Hébergée dans le Cloud et intégralement automatisée, elle fournit une source d’information et de données de qualité, vous permettant de comprendre facilement où votre argent est dépensé.

 Comment les employés soumettent-ils leurs notes de frais ?

Les employés en déplacement peuvent soumettre leurs notes de frais en prenant une simple photo du reçu depuis leur téléphone. Cela leur évite de remplir manuellement un formulaire et permet aux responsables financiers d’obtenir instantanément des informations précises. De plus, l'équipe finance peut appliquer une politique de dépenses spécifique pour s'assurer que tout le monde se conforme aux bonnes pratiques mises en place au sein de votre entreprise.

 Comment Concur Travel peut vous aider ?

Grace à Concur Travel, les dépenses de vos employés durant leur déplacement professionnel sont automatiquement enregistrées grâce à une simple capture photo. Puisque toutes les données sont remontées dans le système, vos employés sont facilement localisés ce qui vous permet d’appliquer votre devoir de protection. Et si votre CFO exige soudainement un résumé des dépenses, vous pouvez le lui fournir instantanément.

Il est bon de rappeler que voyager ne doit pas être synonyme de problèmes. SAP Concur peut s'occuper de tout, alors concentrez-vous sur l’essentiel : les fêtes de fin d’année !

Visitez notre site Web pour en savoir plus sur Concur Travel - et consultez notre blog dans la série des dépenses simplifiées, consacrée à la gestion des dépenses.