Intégrer l'IA à la gestion des voyages et des notes de frais peut établir un avantage concurrentiel. Et vous, où en êtes-vous ?

Chaque entreprise cherche à se distinguer des autres et l'intelligence artificielle (IA) promet d'offrir un avantage concurrentiel par un biais pour le moins inattendu : les données de voyages d'affaires dispersées au sein de votre entreprise. Bien que beaucoup d'entreprises ont déjà démarré le déploiement de solutions T&E dynamisées par l'IA, elles peuvent se demander où elles se situent dans leur parcours de transformation T&E et ce qu'elles ont à gagner à passer à l'étape suivante.  

Ce nouvel IDC Spotlight, Au-delà des rapports : le modèle de maturité de gestion T&E dynamisé par l'IA pour libérer plus de Business Intelligence, constitue une feuille de route pour faire passer votre gestion des dépenses T&E d'une tâche de back-office fastidieuse en un moteur stratégique, qui fournit des insights précieux et exploitables sur les dépenses pour dynamiser la prise de décision et la croissance. 

Le parcours de maturité de gestion T&E dynamisé par l'IA 

Le dernier IDC Spotlight, sponsorisé par SAP Concur, explore les 5 étapes de la maturité T&E au travers du prisme de la technologie et de l'IA, des paiements numériques, des données et de l'intégration, des individus et de la culture, et de la gouvernance et la conformité.  

Vous en saurez plus sur ces étapes, évaluerez l'alignement de votre entreprise avec les bonnes pratiques de gestion des voyages et notes de frais, et obtiendrez d'autres informations, notamment : 

• Les avantages et défis de chaque étape. 

• L'évolution de l'IA dans la gestion des dépenses à chaque étape. 

• Comment les solutions SAP Concur dynamisées par l'IA aident les entreprises à gagner en maturité T&E.

Évaluez la maturité de votre stratégie T&E : où vous situez-vous ?

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Infographie

Bénéfices, défis et avantage concurrentiel de la gestion T&E dynamisée par l'IA 

Le modèle de maturité de la gestion des voyages et notes de frais d'IDC est une feuille de route pour adopter une approche stratégique et pilotée par les données de la gestion des dépenses, qui booste la Business Intelligence et l'avantage concurrentiel à l'échelle de l'entreprise. Ce modèle peut vous aider à identifier où votre entreprise se situe dans son parcours et à déterminer les avantages qu'il y a à passer aux étapes supérieures.

Étape 1 : automatisation du socle 

L'entreprise se sépare de ses processus papiers et manuels au profit d'outils numériques basiques, mais les données restent cloisonnées et la fonction T&E est vue comme une corvée. 

• Défis : l'utilisation de l'IA dans la gestion des dépenses est cantonnée à son minimum, les paiements sont peu souvent liés aux plateformes T&E, l'intégration est limitée, les collaborateurs peuvent être résistants au changement et la conformité ne peut être contrôlée qu'après la dépense. 

• Avantages de l'étape suivante : les entreprises maîtrisent plus proactivement les dépenses, l'intégration renforcée augmente la visibilité des données T&E et l'introduction de l'IA et du ML consolide l'analytique des données de voyages et notes de frais, et donc la prise de décisions.

Étape 2 : enseignements améliorés  

Auparavant rétrospective, la gestion T&E devient un outil prospectif qui booste la Business Intelligence. Votre plateforme T&E s'intègre aux paiements numériques et aux systèmes core, facilite l'application de règles de conformité de base, utilise le ML pour détecter les anomalies et établit des pistes d'audit claires. 

• Défis : bien que les solutions fournissent des enseignements, toutes les actions, recherches ou demandes ultérieures nécessitent encore un haut niveau d'implication humaine. Vos systèmes n'étant pas encore tout à fait unifiés, les tâches et rapprochements manuels sont encore de rigueur. 

• Avantages de l'étape suivante : l'IA rend les processus T&E plus intuitifs et personnalisés, les audits nécessitent moins d'efforts manuels, les paiements sont entièrement intégrés et les solutions synthétisent les dépenses avec intelligence, ajoutant du contexte pour les valideurs.

Étape 3 : puissance de l'IA générative 

Une plateforme T&E réellement intelligente peut offrir un raisonnement plus complexe pour transformer les données des voyages d'affaires et des dépenses en enseignements exploitables. Elle peut créer des scénarios de dépense qui clarifient les tendances et les anomalies, gérer les paiements en toute transparence, proposer des options de voyage personnalisées, impliquer et soutenir les utilisateurs, automatiser considérablement les audits et identifier les risques de non-conformité. 

• Défis : la plateforme de gestion stratégique des dépenses n'est pas autonome ; elle dépend encore des personnes pour prendre des décisions et résoudre des problèmes. Bien que l'intégration ait gagné du terrain, elle n'est pas encore transparente ou capable de fluidifier la communication en temps réel entre systèmes internes et externes. 

• Avantages de l'étape suivante : l'intervention humaine devient minimale, car la plateforme peut agir proactivement. Les paiements sont réalisés en toute autonomie et optimisent la trésorerie. Le système gère automatiquement les réservations, les modifications et les remboursements. 

Étape 4 : IA agentique

À cette étape, le système dynamisé par l'IA peut agir au nom des collaborateurs ou proposer des options à étudier. Il peut réserver et re-réserver des vols, fournir des données pour améliorer les négociations avec les fournisseurs, dynamiser la collaboration et l'innovation collaborateur - solution, et utiliser des données intégrées pour faciliter une prise de décision autonome.  La technologie gère les workflows dans leur intégralité, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur le travail stratégique.  

• Défis : un système hautement indépendant peut créer de nouveaux défis de gestion et de gouvernance, car les décisions doivent être explicables et transparentes. Pour faire face à la complexité, l'entreprise aura peut-être besoin de nouvelles compétences dans les équipes Voyages, Finance et IT. 

• Avantages de l'étape suivante : avec son haut niveau d'intelligence, le système facilite l'anticipation des risques, la prise de mesures préventives et la collaboration humain - IA, où la technologie avancée gère des tâches de routine et booste les capacités humaines. 

Étape 5 : l'écosystème

Une fois ce sommet atteint, l'IA a créé un système centralisé de gestion des dépenses, où les riches données T&E sont entièrement intégrées dans toute l'entreprise. La plateforme T&E est dynamique : elle apprend et s'améliore sans cesse. Les paiements sont entièrement intégrés, les collaborateurs et l'IA travaillent ensemble pour stimuler l'innovation et la conformité est adaptative. 

• Défis : les entreprises doivent s'assurer que le rythme de l'innovation ne dépasse pas celui du contrôle. Des compétences spécialisées et de nouveaux modèles d'exploitation seront nécessaires pour préserver la sécurité et la fluidité des opérations. Les entreprises devront affecter des ressources à la gestion de l'avantage concurrentiel nouvellement acquis. 

• Avantages continus : dotée d'un système résilient et sécurisé, conçu pour relever les défis et évoluer, l'entreprise peut gérer toutes les situations à venir et préserver ce qui la distingue des autres.

Pourquoi la gestion des voyages et notes de frais par l'IA est cruciale ?

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Plus l'IA sera intégrée, plus grand sera l'avantage concurrentiel   

En disposant d'une vue claire et synthétisée sur les 5 étapes de la maturité T&E, vous pourrez mieux constater les progrès de votre entreprise. L'IA est au cœur de cette évolution : connaître son degré d'utilisation à chaque étape permet donc d'en clarifier les avantages.

Étape 1 : l'IA dans la gestion des dépenses 

Au mieux, l'utilisation de l'IA est sommaire. L'automatisation est basique, emploie l'OCR (reconnaissance optique des caractères) pour numériser les reçus et peut appliquer des règles simples pour gérer les workflows de dépenses et de facturation. Peu d'enseignements sont disponibles et beaucoup de tâches sont encore manuelles.

Étape 2 : l'IA dans la gestion des dépenses 

L'utilisation de l'IA se développe : le Machine Learning commence à déceler des tendances et des anomalies, à signaler des dépenses non conformes et potentiellement frauduleux, et génère des enseignements tirés des données pour prendre des décisions.  Concrètement, cette étape jette les bases de l'IA générative ou d'autres formes avancées d'IA. 

Étape 3 : l'IA dans la gestion des dépenses

L'IA générative interprète et résume les notes de frais et autres données de voyages d'affaires, recommande les meilleurs modes de paiement pour chaque transaction, propose des options de voyage personnalisées et conformes, facilite les audits, participe à l'intuitivité des processus, fournit un support et stimule une culture d'amélioration continue.

Étape 4 : l'IA dans la gestion des dépenses

L'IA gagne en capacité d'action et en autonomie, soit en agissant seule soit en suggérant des options à étudier. Le système peut optimiser la trésorerie, réserver et re-réserver des voyages en toute indépendance, fournir des enseignements proactifs, prendre des décisions automatiquement et ajuster les politiques au fil de l'évolution des conditions.

Étape 5 : l'IA dans la gestion des dépenses

L'IA incarne un assistant intelligent pour les collaborateurs, anticipe les risques et adapte dynamiquement les politiques et les workflows pour repousser les risques. La technologie intelligente est devenue partie intégrante de la culture de l'entreprise, servant de partenaire fiable pour l'innovation.

SAP Concur : votre allié pour une gestion des voyages et notes de frais intelligente et dynamisée par l'IA

Fournisseur de longue date de logiciels de gestion des dépenses stratégiques, SAP Concur intègre l'IA dans ses solutions T&E depuis une décennie et a réalisé des investissements considérables pour développer l'utilisation de l'IA dans des solutions existantes ou nouvelles. 

L'IDC Spotlight stipule que Concur Travel, Concur Expense, et d'autres solutions étendues constituent une plateforme unique proposant : 

• Des workflows numérisés et automatisés 

• Une analytique intégrée des données de voyages et notes de frais 

• Des recommandations de voyages personnalisées 

• Une intégration fluide aux fournisseurs de paiement et d'autres systèmes 

Selon le rapport IDC, « SAP Concur a été conçu pour aider les entreprises à atteindre la maturité T&E » et « pour atteindre l'apogée de la maturité, SAP Concur s'évertue à créer un écosystème cognitif entièrement intégré, dans lequel sa plateforme agit comme un actif à l'échelle de l'entreprise ».

FAQ : modèle de maturité de gestion T&E dynamisé par l'IA d'IDC

Qu'est-ce que le modèle de maturité ? 

R : Sur un ensemble de 5 étapes, IDC retrace la courbe de transformation de la gestion des voyages et notes de frais d'une tâche de back-office hautement manuelle à un moteur dynamisé par l'IA et quasi autonome de Business Intelligence.   

Que m'apprend ce modèle ? 

R : Grâce à lui, une entreprise peut déterminer où elle en est dans son parcours de transformation T&E, ce qu'elle a à gagner en passant à l'étape supérieure et comment relever les plus gros défis T&E. À chaque étape, l'IDC Spotlight examine la technologie et l'IA, les paiements numériques, les données et l'intégration, les individus et la culture, ainsi que la gouvernance et la conformité. 

Quel est le rôle de l'IA dans le modèle de maturité T&E ? 

R : L'IA joue un rôle de plus en plus important au fil de chaque étape, passant de l'automatisation à son strict minimum à un assistant intelligent, auto-apprenant et entièrement intégré.  

Quel rôle SAP Concur peut-il jouer dans la transformation T&E dynamisée par l'IA ? 

R : SAP Concur travaille avec l'IA depuis très longtemps et continue d'innover par le biais de fonctionnalités IA inédites, telles que l'assistant personnel Joule. « À mesure que les entreprises progressent, SAP Concur fournit la technologie nécessaire pour les aider à atteindre les plus hauts niveaux de maturité. La plateforme a été conçue pour être le système nerveux central des dépenses T&E », indique l'IDC Spotlight.