Solution interconnectée : de nombreux bénéfices pour un maximum de ROI

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises et les voyageurs n’appréhendent plus une plateforme de gestion des frais et déplacements professionnels comme un simple outil technologique, mais comme un écosystème où des acteurs spécialistes dans leurs domaines respectifs (transport, hôtellerie, récupération TVA, …)  sont interconnectés entre eux. Les outils technologiques comme SAP Concur participent à ce changement, à cette ouverture et répondent aux nouveaux besoins.

Qui dit ouverture dit également contrôle, car si la logique de système propriétaire fermé n’est plus pertinent aujourd’hui, les solutions ouvertes connectées doivent être un formidable outil pour les collaborateurs, mais aussi de contrôle et de pilotage pour les entreprises. Ces évolutions doivent également permettre d’atteindre de vrais objectifs de ROI. A l’occasion de Fusion Exchange Paris, Sébastien Delannoy, Director Business Development de SAP Concur a animé une table ronde avec quelques partenaires, pour faire un zoom sur les bénéfices d’un écosystème connecté.

Redéfinir son métier pour intégrer un nouvel écosystème connecté

Travailler avec un écosystème ouvert est indispensable aujourd’hui, on doit raisonner en monde ouvert à la fois sur le Travel et l’Expense et pas seulement le Travel. Nous sommes une entreprise de service et non une entreprise de technologie. Pourtant, il nous faut suivre le contexte technologique du voyage d’affaires qui n’arrête pas de changer et c’est une bonne chose. Pour participer à ces évolutions et s’interconnecter aux autres acteurs, nous avons dû redéfinir ce qu’était une agence de voyage”, a expliqué Eric Ritter, président de Voyage Expert.

Consolider la donnée pour obtenir une parfaite visibilité

L’hôtellerie est le poste de dépense où il y a le moins de visibilité, ce que confirme Guillaume Ridolfi, directeur commercial de HRS : “L’information est tout simplement partielle et souvent éclatée, morcelée, indigeste. C’est essentiellement dû à la fragmentation de l’industrie hôtelière, à la multiplication des canaux de distribution, à l’autonomie grandissante des voyageurs d’affaires, mais aussi à l’arrivée de nouveaux acteurs sur le marché. Cela reste un challenge aujourd’hui de consolider la donnée.

Pour solutionner le problème, nous travaillons notamment sur la mise en place une offre de service end to end permettant d’adresser l’ensemble de la chaîne de valeur de la réservation hôtelière et nous utilisons la technologie et l’innovation pour créer une grande base de données regroupant tous les canaux (Expedia, GDS, Amadeus, etc.).” 

Récupérer facilement la TVA pour générer un vrai ROI

Le besoin de connexion se retrouve aussi dans la problématique de récupération de la TVA, qui représente un véritable ROI. Beaucoup d’entreprises ne vont néanmoins pas la chercher ; et 9 milliards d’euros sont laissés dans les tiroirs du fisc. “ Sur les 15 dernières années, on envoyait des auditeurs chez nos clients, dans leurs centres de production partout en France, dépouiller et analyser les factures fournisseurs, les notes de frais etc. C'était une opération chronophage, coûteuse et assez peu efficace. Depuis l'apparition de solutions telles que Concur, nous sommes simplement intégrés à la source des dépenses, développe Nicolas Lemarchand, General Manager de VAT IT. 

Aujourd'hui en quelques clics, notre application se greffe sur la plateforme de Concur, et passe en revue automatiquement l'ensemble des notes de frais. Un algorithme analyse les milliers de points de données et trie les factures conformes des factures non conformes. Pour cela, nous utilisons du machine learning qui permet d'augmenter les rendements au fil du temps. Des humains continuent à travailler en parallèle sur les factures trop compliquées pour être lues par la machine, les rééditent afin que les rendements des  recouvrement de TVA soient toujours plus hauts et que la performance globale du groupe VAT IT soit la meilleure du marché. Aujourd’hui, notre rendement est 75% plus important, ce qui nous permet de réinvestir dans la recherche et le développement de nouveaux services.”

Apporter une meilleure expérience à tous les utilisateurs

Invité à intervenir lors de cette table ronde, Christoph Von Platen, Head of Business Development chez Arago Consulting, est revenu sur l’importance de l’implémentation. Pour cette phase, nombreuses sont les entreprises qui envisagent de mener ce projet seules, en réalisant un copier-coller du process actuel dans le cloud. Or, choisir cette stratégie revient à ne pas optimiser les capacités d’une plateforme ouverte et connectée comme celle de SAP Concur.

“Notre rôle, en plus de l’expertise de la solution, est d’amener nos clients, dès la phase du recueil des besoins, à comprendre que Concur peut et va faire bien plus que ce qu’ils mettent en place et ce qu’ils espèrent. Nous allons les aider et les accompagner sur l’ensemble du projet à augmenter l'expérience utilisateurs (end users, back office et transversale aux départements de la société), explique t-il. Ils pourront de ce fait rapidement mesurer le ROI sur :

• Les économies tangibles (optimisation de la récupération de la TVA, temps humain pour le contrôle, etc)
• La qualité des datas (reporting, identification des dépenses, budget)
• Un meilleur contrôle (audit, règles appliquées automatiquement, applications des règles de la loi Sapin, etc)
• Une plus grande satisfaction des utilisateurs pour une meilleure marque employeur (dimension RH).”

Désormais, l’ouverture à l’interopérabilité des outils, des sociétés et des solutions est un véritable vecteur de satisfaction des collaborateurs, avec en parallèle, des bénéfices en matière de contrôle et de pilotage pour les directions Achat, Finance et RH. Enfin, c’est un moyen essentiel d’atteindre des objectifs de ROI, en appréhendant globalement les gisements de croissance et d’économie.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Optimisation de la gestion de vos dépenses : nos conseils pour élaborer une politique de remboursement !” et nous vous invitons égalemment à calculer le ROI de la mise en place d'un outil de gestion de notes de frais automatisées.