Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Incontournable dans toutes les entreprises, la note de frais cache pourtant de nombreux secrets. Elle prend du temps, mobilise des ressources et peut même encombrer les services finance et comptabilité. Et pourtant, impossible de s'en passer ! C'est grâce à elle que les salariés peuvent être remboursés des frais professionnels engagés sur leur propre compte. Retour sur les fondamentaux de la note de frais.

1. La note de frais : définition
2. À quoi sert une note de frais ?
3. À quoi ressemble une note de frais ?
4. Notes de frais : les modèles applicables
5. Les obligations liées aux notes de frais
6. L'avance sur frais : une méthode pour limiter les notes de frais
7. La fraude et la note de frais
8. Quelle TVA sur les notes de frais ?
9. Que faire lorsqu'une note de frais est présentée sans facture ?

La note de frais : définition

La note de frais est un document (papier ou numérique) qui permet à un salarié d'obtenir le remboursement par son entreprise des dépenses professionnelles engagées dans l'intérêt de son employeur. C'est une démarche généralement normalisée qui repose sur un logiciel de note de frais ou sur un processus interne qui peut être plus ou moins efficient selon son fonctionnement (papier, e-mail, approbation, etc.).

Une note de frais peut comprendre des dépenses comme les frais de repas, des frais engagés pour le transport en commun ou des frais d'hébergement, par exemple. Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut aussi recevoir des indemnités kilométriques. Pour traiter les notes de frais, il existe deux possibilités : au forfait (versement d'une allocation fixe) ou au réel (remboursement au centime près des frais engagés sur présentation des justificatifs).

À noter qu'une note de frais ne couvre que les dépenses professionnelles légitimes. En cas de contrôle, si des abus sont découverts, ils pourraient être requalifiés en avantages en nature par l'URSSAF, impactant ainsi les cotisations sociales de l'entreprise. C'est pourquoi il est important que toutes les entreprises structurent précisément leur politique interne afin de former et d'expliquer à leurs équipes les règles définies par la loi et les règles internes à l'organisation (plafonnement de certaines dépenses, fournisseurs privilégiés, etc.).

À quoi sert une note de frais ?

Quelle que soit l'entreprise ou l'organisation, un salarié peut être amené à payer lui-même des dépenses professionnelles. C'est une situation normale, en particulier pour les salariés qui sont régulièrement en déplacement, comme les commerciaux ou les managers.

Quelques exemples de frais susceptibles d'être avancés par le salarié :

• Un repas au restaurant avec un client.
• Un billet de train pour rencontrer un fournisseur.
• L'abonnement à un service informatique.
• L'achat d'un accessoire pour un téléphone portable professionnel.
• Les frais kilométriques.

À chaque fois, selon les processus internes, le salarié avance la dépense, puis l’entreprise le remboursera un peu plus tard. Concernant les frais kilométriques, il est important de se référer au barème kilométrique 2023 qui fournit les taux applicables pour le remboursement précis et conforme de ces dépenses. Cette référence au barème est essentielle pour garantir la conformité des remboursements avec les normes fiscales et les cotisations sociales applicables. Pour être remboursé, le salarié doit produire un document que l'on appelle une note de frais.

À quoi ressemble une note de frais ?

C'est un document papier ou un fichier numérique qui regroupe l'ensemble des lignes de dépenses à faire rembourser par l'employeur. Il n'y a pas de modèle unique et chaque entreprise peut créer son gabarit selon ses besoins, ses règles internes et ses formules de calcul.

Il y a toutefois des mentions obligatoires à intégrer dans toutes les notes de frais :

• Le type de dépense : quel est l'objet de la dépense ?
• La date : quand cette dépense a eu lieu ?
• Le montant hors-taxe
• Le montant de la TVA
• Le montant TTC

Une note de frais peut donc être un document papier rempli à la main, un fichier PDF, un tableur Excel ou une application web hébergée dans le cloud. Ce qui compte, ce n'est pas le support utilisé, mais bien son contenu. La note de frais peut toutefois nécessiter plus ou moins de temps et d'énergie selon les modalités et les outils utilisés pour le remboursement des frais professionnels. Pour découvrir les bonnes pratiques afin de faire vos notes de frais je vous invite à consulter notre article "Comment faire une note de frais ?"

Notes de frais : les modèles applicables

Frais réels

Dans le cadre du remboursement aux frais réels, la direction doit rembourser au centime près les fonds avancés par le salarié, à partir du moment où la note de frais est validée et conforme aux règles fiscales et aux règles de dépenses internes de l'entreprise. C'est un modèle qui nécessite des étapes intermédiaires de validation et de vérification. Le calcul de frais réels, en particulier pour les déplacements professionnels, nécessite une évaluation précise des dépenses engagées par le salarié. Cette analyse inclut la prise en compte des tickets de transport et le respect du barème officiel des indemnités kilométriques.

Au forfait

Ici, la note de frais n'existe pas, car avec le modèle du forfait, l’entreprise donne une allocation globale à ses salariés. Par exemple, 20 euros par repas. Que le salarié utilise ses 20 euros ou non, ne change rien. Il recevra tout de même cette somme en avance destinée à couvrir ses frais.

C'est une approche qui est très utilisée dans le cadre de déplacements fréquents, comme c'est le cas avec les commerciaux itinérants par exemple. Les salariés disposent ainsi d'une somme globale couvrant tous les frais de voyage (repas, hébergement, péage, essence, etc.). C'est un modèle permettant d'éviter la gestion quotidienne des notes de frais et d'anticiper au mieux les budgets de voyages et de déplacements pour l'entreprise. Toutefois, le forfait ne concerne pas toutes les dépenses et certains salariés peuvent être amenés à utiliser aussi la méthode des frais réels selon les typologies d'achats.

Les obligations liées aux notes de frais

Du côté du salarié, ce dernier doit produire ses notes de frais dans un délai raisonnable qui est généralement défini et communiqué par l’entreprise. Cette dernière doit également gérer les notes de frais de ses prestataires, ce qui implique de mettre en place des procédures adaptées pour leur remboursement. L’utilisation de logiciels dédiés peut aider à réduire les coûts administratifs et à respecter le barème des indemnités kilométriques et autres frais tels que les tickets de transports. La justice précise d'ailleurs dans une décision de 2009 que ce délai est indispensable à respecter (Cass. soc. 29 sept. 2009, n° 07-45722). Si le salarié dispose d’un mois, par exemple, l’employeur ne serait plus fondé à procéder à un quelconque remboursement en cas de soumission tardive.

De son côté, l’entreprise a l'obligation de rembourser les frais professionnels justifiés et conformes à sa politique interne. S'il refuse de le faire, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes.

Enfin, d'un point de vue fiscal, les frais professionnels sont exonérés de charges sociales sous certaines conditions, et le montant perçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu pour les salariés.

Aussi simple que la démarche des notes de frais puisse paraître (une dépense correspond à un remboursement), c'est en réalité un sujet pluriel qui touche de nombreuses fonctions de l'entreprise. Ressources humaines, juridique, finance et comptabilité, droit du travail, communication interne, management… tout le monde est concerné par l'organisation et la gestion des notes de frais.

L'avance sur frais : une méthode pour limiter les notes de frais

Il arrive que certains déplacements professionnels puissent coûter cher aux salariés. Si on ajoute le transport, l'hébergement, la restauration, les fournitures et tous les frais sur place, l'impact sur la trésorerie personnelle du collaborateur peut être important. Sans compter que dans les organisations où les notes de frais ne sont pas optimisées, la direction peut mettre de longues semaines avant de procéder au remboursement.

L'avance sur frais est une méthode qui consiste à avancer une somme d'argent à un collaborateur avant que ce dernier ne parte en déplacement. Cette approche peut être particulièrement avantageuse pour l’entrepreneur ou les petites entreprises où le remboursement forfaitaire est souvent privilégié. À la différence du remboursement classique, cette avance est estimée selon les dépenses prévisionnelles anticipées. L’automatisation et la dématérialisation des processus de remboursement, y compris pour les notes de frais au format papier, facilitent cette approche. Lorsque le salarié il soumet ses notes de frais pour remboursement et le montant total sera ajusté à l'avance de frais consentie. Si l'avance est insuffisante, il sera remboursé de la différence. À l'inverse, il devra rembourser le trop-perçu si l'avance est excédentaire. Le calcul du coût du voyage se base alors uniquement sur les factures et les justificatifs conformes à la réglementation en vigueur.

Frais professionnels, Avantages en nature :

Comment aborder les contrôles de l'URSSAF et de l'administration fiscale ?

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La fraude et la note de frais

Pour qu'une note de frais soit valide, elle doit s'inscrire dans un cadre professionnel. Toutefois, cela n'empêche pas les salariés mal intentionnés de tenter de frauder aux frais et indemnités kilométriques en demandant le remboursement de dépenses non payées. Il est, en effet, difficile d'éluder la question de la fraude quand on parle des notes de frais liées aux déplacements professionnels. Les fraudes peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour l’entreprise, notamment en termes de cotisations sociales inappropriées. Si celle-ci est généralement très limitée avec une plateforme adaptée, elle peut être présente dans les organisations avec des procédures de contrôle réduites ou des processus internes plus traditionnels. Pourtant, les grandes techniques des fraudeurs sont connues :

Demander le remboursement d'un repas non payé

• L'astuce des fraudeurs : il suffit de récupérer une copie du reçu d'un repas auquel le salarié a été invité par un client ou un fournisseur. Il peut alors se le faire rembourser comme si c'était lui qui invitait. Dès lors qu'on se retrouve avec un reçu pour 3 ou 4 personnes, le budget peut vite monter.
• La solution : pour contrer cette pratique, il est important d'avoir des données moyennes et chiffrées par service ou collaborateur afin d'identifier des biais potentiels au moment de l'analyse financière. D'autre part, il est aussi possible de contacter le client directement pour vérifier sa présence et le fait qu'il ait été invité. Certaines entreprises peuvent ainsi pratiquer des contrôles et vérifications de manière aléatoire.

Adapter le reçu de taxi à l'étranger

• L'astuce des fraudeurs : en général, il est difficile de déchiffrer les reçus écrits à la main ou écrits avec des alphabets non latins. Sans compter les reçus vierges que les collaborateurs personnalisent. Résultat : un salarié peut doubler ou tripler ses frais de taxi, en particulier lors d'un déplacement à l'étranger.
• La solution : pour limiter cette fraude, il vaut mieux équiper ses collaborateurs de cartes bancaires corporate ou prépayées, ou de passer par des services de VTC globaux comme Uber par exemple.

Ajuster ses frais kilométriques

• L'astuce des fraudeurs : quelques kilomètres ici et là sur un trajet professionnel réalisé avec une voiture personnelle, et à la fin de l'année, c'est un bon budget qui s'envole de l'entreprise pour des remboursements frauduleux.
• La solution : Des applications de gestion de frais proposent d'utiliser le GPS du smartphone pour suivre les kilométrages réalisés. Ainsi, il n'y a jamais aucune contestation.

Quelle TVA sur les notes de frais ?

Toutes les entreprises peuvent récupérer la TVA et les cotisations sociales issues des notes de frais. Mais cela nécessite de connaître des règles fiscales et administratives précises. En ce qui concerne les notes de frais de voiture, les modalités de remboursement des frais kilométriques doivent être prises en compte. Il faut également tenir compte de leur spécificité dans le calcul et la justification des dépenses. En effet, selon le type de dépense, toutes les notes de frais ne sont pas éligibles à la récupération de la TVA :

• Les frais kilométriques : lorsque l'employeur rembourse un salarié pour l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, le montant payé à l'employé ne comprend aucune taxe. Il n'est donc logiquement pas possible de récupérer la TVA.
• La location de véhicules : la TVA n'est pas récupérable sur les véhicules de tourisme mais elle l'est pour les véhicules utilitaires (camions et camionnettes) qui sont destinés au transport de marchandises et de matériaux.
• Le carburant : tout dépend de la voiture (utilitaire ou de tourisme) et du type de carburant. Ainsi, la TVA est récupérable à 100% pour le diesel destiné à un véhicule utilitaire par exemple.
• Les frais de péage : que ce soit pour une autoroute, un pont ou un tunnel, les frais de péage contiennent de la TVA qui peut être récupérée.
• Les frais de stationnement : là aussi, tous les stationnements (horodateurs, souterrains et aériens) sont éligibles à la récupération de TVA.
• Le transport de personnes : aucune TVA n'est déductible, et ce, quel que soit le moyen de transport ( bus, métro, tramway, moto, taxi et même train, bateau ou avion).

Que faire lorsqu'une note de frais est présentée sans facture ?

Sur le papier, la règle est claire : la facture (mais également reçu ou justificatif de paiement) est nécessaire pour procéder au remboursement de la note de frais et récupérer tout ou partie de la TVA payée. Rembourser une note de frais sans justificatif est une prise de risque pour l’entreprise, car il peut être soumis à des sanctions en cas de contrôle. C'est pourquoi, la grande majorité des entreprises ont une politique de tolérance zéro qui est clairement expliquée et détaillée au sein de la politique interne.

D'autres entreprises, plus petites, plus familiales ou moins procédurières acceptent une exception de temps à autre. En général, le profil du collaborateur, son historique, son comportement et le montant de la note de frais liée au déplacement professionnel peuvent contribuer à franchir la ligne jaune et tenter de trouver une solution acceptable, comme :

• Demander un duplicata au fournisseur.
• Transmettre une copie du relevé de compte en cas de paiement par carte bancaire.
• Faire une déclaration sur l'honneur.
• Utiliser la dématérialisation des justificatifs pour faciliter le processus pour l’entrepreneur et l’entreprise.

Aussi simple que la démarche des notes de frais puisse paraître (une dépense correspond à un remboursement), c'est en réalité un sujet pluriel qui touche de nombreuses fonctions de l'entreprise. Ressources humaines, juridique, finance et comptabilité, droit du travail, communication interne, management… tout le monde est concerné par l'organisation et la gestion des notes de frais. Choisir le bon outil permet donc d'optimiser ses processus internes, de sécuriser sa trésorerie, d'apporter davantage de flexibilité dans la gestion opérationnelle et de participer à la transformation digitale de votre organisation. Transformer les notes de frais en levier de performance… voici de quoi (re)motiver votre DAF.

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Logiciel note de frais

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