Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Incontournable dans toutes les entreprises, la note de frais cache pourtant de nombreux secrets. Elle prend du temps, mobilise des ressources et peut même encombrer les services finance et comptabilité. Et pourtant, impossible de s'en passer ! C'est grâce à elle que les salariés peuvent être remboursés des frais professionnels engagés sur leur propre compte. Retour sur les fondamentaux de la note de frais.

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À quoi sert une note de frais ?

Quelle que soit l'entreprise ou l'organisation, un salarié peut être amené à payer lui-même des dépenses professionnelles. C'est une situation normale, en particulier pour les salariés qui sont régulièrement en déplacement, comme les commerciaux ou les managers.

Quelques exemples de frais susceptibles d'être avancés par le salarié :

  • Un repas au restaurant avec un client.
  • Un billet de train pour rencontrer un fournisseur.
  • L'abonnement à un service informatique.
  • L'achat d'un accessoire pour un téléphone portable professionnel.
  • Les frais kilométriques.

À chaque fois, selon les processus de validation internes, le salarié avance la dépense, puis son employeur le remboursera un peu plus tard. Pour être remboursé, le salarié doit produire un document que l'on appelle une note de frais.

À quoi ressemble une note de frais ?

C'est un document papier ou un fichier numérique qui regroupe l'ensemble des lignes de dépenses à faire rembourser par l'employeur. Il n'y a pas de modèle unique et chaque entreprise peut créer son gabarit selon ses besoins, ses règles internes et ses formules de calcul.

Il y a toutefois des mentions obligatoires à intégrer dans toutes les notes de frais :

  • Le type de dépense : quel est l'objet de la dépense ?
  • La date : quand cette dépense a eu lieu ?
  • Le montant hors-taxe
  • Le montant de la TVA
  • Le montant TTC

Une note de frais peut donc être un document papier rempli à la main, un fichier PDF, un tableur Excel ou une application web hébergée dans le cloud. Ce qui compte, ce n'est pas le support utilisé, mais bien son contenu. La note de frais peut toutefois nécessiter plus ou moins de temps et d'énergie selon les modalités et les outils utilisés. Pour découvrir les bonnes pratiques afin de faire vos notes de frais je vous invite à consulter notre article “Comment faire une note de frais”

Notes de frais : les modèles applicables

Frais réels

Dans le cadre du remboursement aux frais réels, l'employeur doit rembourser au centime près les fonds avancés par le salarié, à partir du moment où la note de frais est validée et conforme aux règles fiscales et aux règles de dépenses internes de l'entreprise. C'est un modèle qui nécessite des étapes intermédiaires de validation et de vérification.

Au forfait

Ici, la note de frais n'existe pas, car avec le modèle du forfait, l'employeur donne une allocation globale à ses salariés. Par exemple, 20 euros par repas. Que le salarié utilise ses 20 euros ou non, ne change rien. Il recevra tout de même cette somme en avance destinée à couvrir ses frais. C'est une approche qui est très utilisée dans le cadre de déplacements fréquents, comme c'est le cas avec les commerciaux itinérants par exemple. Les salariés disposent ainsi d'une somme globale couvrant tous les frais de voyage (repas, hébergement, péage, essence, etc.). C'est un modèle permettant d'éviter la gestion quotidienne des notes de frais et d'anticiper au mieux les budgets de voyages et de déplacements pour l'entreprise. Toutefois, le forfait ne concerne pas toutes les dépenses et certains salariés peuvent être amenés à utiliser aussi la méthode des frais réels selon les typologies d'achats.

Les obligations liées aux notes de frais

Du côté du salarié, ce dernier doit produire ses notes de frais dans un délai raisonnable qui est généralement défini et communiqué par l'employeur. La justice précise d'ailleurs dans une décision de 2009 que ce délai est indispensable à respecter (Cass. soc. 29 sept. 2009, n° 07-45722). Si le salarié dispose d’un mois, par exemple, l’employeur ne serait plus fondé à procéder à un quelconque remboursement en cas de soumission tardive.

De son côté, l'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels justifiés et conformes à sa politique interne. S'il refuse de le faire, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes.

Enfin, d'un point de vue fiscal, les frais professionnels sont exonérés de charges sociales sous certaines conditions, et le montant perçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu pour les salariés.

Aussi simple que la démarche des notes de frais puisse paraître (une dépense correspond à un remboursement), c'est en réalité un sujet pluriel qui touche de nombreuses fonctions de l'entreprise. Ressources humaines, juridique, finance et comptabilité, droit du travail, communication interne, management… tout le monde est concerné par l'organisation et la gestion des notes de frais.

L'avance sur frais : une méthode pour limiter les notes de frais

Il arrive que certains déplacements professionnels puissent coûter cher aux salariés. Si on ajoute le transport, l'hébergement, la restauration et tous les frais sur place, l'impact sur la trésorerie personnelle du collaborateur peut être important. Sans compter que dans les organisations où les notes de frais ne sont pas optimisées, l'employeur peut mettre de longues semaines avant de procéder au remboursement.

L'avance sur frais est une méthode qui consiste à avancer une somme d'argent à un collaborateur avant que ce dernier ne parte en déplacement. À la différence du remboursement classique, cette avance est estimée selon les dépenses prévisionnelles anticipées. Lorsque le salarié est de retour, il soumet ses notes de frais pour remboursement et le montant total sera ajusté à l'avance de frais consentie. Si l'avance est insuffisante, il sera remboursé de la différence. À l'inverse, il devra rembourser le trop-perçu si l'avance est excédentaire. Le calcul du coût du voyage se base alors uniquement sur les factures et les justificatifs conformes à la réglementation en vigueur.

La fraude et la note de frais

Pour qu'une note de frais soit valide, elle doit s'inscrire dans un cadre professionnel. Toutefois, cela n'empêche pas les salariés mal intentionnés de tenter de frauder en demandant le remboursement de dépenses non payées. Il est, en effet, difficile d'éluder la question de la fraude quand on parle des notes de frais. Si celle-ci est généralement très limitée avec une plateforme adaptée, elle peut être présente dans les organisations avec des procédures de contrôle réduites ou des processus internes plus traditionnels. Pourtant, les grandes techniques des fraudeurs sont connues :

Demander le remboursement d'un repas non payé

  • L'astuce des fraudeurs : il suffit de récupérer une copie du reçu d'un repas auquel le salarié a été invité par un client ou un fournisseur. Il peut alors se le faire rembourser comme si c'était lui qui invitait. Dès lors qu'on se retrouve avec un reçu pour 3 ou 4 personnes, le budget peut vite monter.
  • La solution : pour contrer cette pratique, il est important d'avoir des données moyennes et chiffrées par service ou collaborateur afin d'identifier des biais potentiels au moment de l'analyse financière. D'autre part, il est aussi possible de contacter le client directement pour vérifier sa présence et le fait qu'il ait été invité. Certaines entreprises peuvent ainsi pratiquer des contrôles et vérifications de manière aléatoire.

Adapter le reçu de taxi à l'étranger

  • L'astuce des fraudeurs : en général, il est difficile de déchiffrer les reçus écrits à la main ou écrits avec des alphabets non latins. Sans compter les reçus vierges que les collaborateurs personnalisent. Résultat : un salarié peut doubler ou tripler ses frais de taxi, en particulier lors d'un déplacement à l'étranger.
  • La solution : pour limiter cette fraude, il vaut mieux équiper ses collaborateurs de cartes bancaires corporate ou prépayées, ou de passer par des services de VTC globaux comme Uber par exemple.

Ajuster ses frais kilométriques

  • L'astuce des fraudeurs : quelques kilomètres ici et là sur un trajet professionnel réalisé avec une voiture personnelle, et à la fin de l'année, c'est un bon budget qui s'envole de l'entreprise pour des remboursements frauduleux.
  • La solution : Des applications de gestion de frais proposent d'utiliser le GPS du smartphone pour suivre les kilométrages réalisés. Ainsi, il n'y a jamais aucune contestation.

Quelle TVA sur les notes de frais ?

Toutes les entreprises peuvent récupérer la TVA issue des notes de frais. Mais cela nécessite de connaître des règles fiscales et administratives précises. En effet, selon le type de dépense, toutes les notes de frais ne sont pas éligibles à la récupération de la TVA :

  • Les frais kilométriques : lorsque l'employeur rembourse un salarié pour l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, le montant payé à l'employé ne comprend aucune taxe. Il n'est donc logiquement pas possible de récupérer la TVA.
  • La location de véhicules : la TVA n'est pas récupérable sur les véhicules de tourisme mais elle l'est pour les véhicules utilitaires (camions et camionnettes) qui sont destinés au transport de marchandises et de matériaux.
  • Le carburant : tout dépend de la voiture (utilitaire ou de tourisme) et du type de carburant. Ainsi, la TVA est récupérable à 100% pour le diesel destiné à un véhicule utilitaire par exemple.
  • Les frais de péage : que ce soit pour une autoroute, un pont ou un tunnel, les frais de péage contiennent de la TVA qui peut être récupérée.
  • Les frais de stationnement : là aussi, tous les stationnements (horodateurs, souterrains et aériens) sont éligibles à la récupération de TVA.
  • Le transport de personnes : aucune TVA n'est déductible, et ce, quel que soit le moyen de transport ( bus, métro, tramway, moto, taxi et même train, bateau ou avion).

Que faire lorsqu'une note de frais est présentée sans facture ?

Sur le papier, la règle est claire : la facture (mais également reçu ou justificatif de paiement) est nécessaire pour procéder au remboursement de la note de frais et récupérer tout ou partie de la TVA payée. Rembourser une note de frais sans justificatif est une prise de risque pour l'employeur, car il peut être soumis à des sanctions en cas de contrôle. C'est pourquoi, la grande majorité des entreprises ont une politique de tolérance zéro qui est clairement expliquée et détaillée au sein de la politique interne.

D'autres entreprises, plus petites, plus familiales ou moins procédurières acceptent une exception de temps à autre. En général, le profil du collaborateur, son historique, son comportement et le montant de la note de frais peuvent contribuer à franchir la ligne jaune et tenter de trouver une solution acceptable, comme :

  • Demander un duplicata au fournisseur.
  • Transmettre une copie du relevé de compte en cas de paiement par carte bancaire.
  • Faire une déclaration sur l'honneur.

Aussi simple que la démarche des notes de frais puisse paraître (une dépense correspond à un remboursement), c'est en réalité un sujet pluriel qui touche de nombreuses fonctions de l'entreprise. Ressources humaines, juridique, finance et comptabilité, droit du travail, communication interne, management… tout le monde est concerné par l'organisation et la gestion des notes de frais. Choisir le bon outil permet donc d'optimiser ses processus internes, de sécuriser sa trésorerie, d'apporter davantage de flexibilité dans la gestion opérationnelle et de participer à la transformation digitale de votre organisation. Transformer les notes de frais en levier de performance… voici de quoi (re)motiver votre DAF


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