Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Incontournable dans toutes les entreprises, la note de frais cache pourtant de nombreux secrets. Elle prend du temps, mobilise des ressources et peut même encombrer les services finance et comptabilité. Et pourtant, impossible de s'en passer ! C'est grâce à elle que les salariés peuvent être remboursés des frais professionnels engagés sur leur propre compte. Retour sur les fondamentaux de la note de frais.

9 conseils pour les notes de frais

Simplifiez votre processus de gestion des notes de frais en 9 étapes.

 

À quoi sert une note de frais ?

Quelle que soit l'entreprise ou l'organisation, un salarié peut être amené à payer lui-même des dépenses professionnelles. C'est une situation normale, en particulier pour les salariés qui sont régulièrement en déplacement, comme les commerciaux ou les managers.

Quelques exemples de frais susceptibles d'être avancés par le salarié :

  • Un repas au restaurant avec un client.
  • Un billet de train pour rencontrer un fournisseur.
  • L'abonnement à un service informatique.
  • L'achat d'un accessoire pour un téléphone portable professionnel.
  • Les frais kilométriques.

À chaque fois, selon les processus de validation internes, le salarié avance la dépense, puis son employeur le remboursera un peu plus tard. Pour être remboursé, le salarié doit produire un document que l'on appelle une note de frais.

À quoi ressemble une note de frais ?

C'est un document papier ou un fichier numérique qui regroupe l'ensemble des lignes de dépenses à faire rembourser par l'employeur. Il n'y a pas de modèle unique et chaque entreprise peut créer son gabarit selon ses besoins, ses règles internes et ses formules de calcul.

Il y a toutefois des mentions obligatoires à intégrer dans toutes les notes de frais :

  • Le type de dépense : quel est l'objet de la dépense ?
  • La date : quand cette dépense a eu lieu ?
  • Le montant hors-taxe
  • Le montant de la TVA
  • Le montant TTC

Une note de frais peut donc être un document papier rempli à la main, un fichier PDF, un tableur Excel ou une application web hébergée dans le cloud. Ce qui compte, ce n'est pas le support utilisé, mais bien son contenu. La note de frais peut toutefois nécessiter plus ou moins de temps et d'énergie selon les modalités et les outils utilisés. Pour découvrir les bonnes pratiques afin de faire vos notes de frais je vous invite à consulter notre article “Comment faire une note de frais”

Notes de frais : les modèles applicables

Frais réels

Dans le cadre du remboursement aux frais réels, l'employeur doit rembourser au centime près les fonds avancés par le salarié, à partir du moment où la note de frais est validée et conforme aux règles fiscales et aux règles de dépenses internes de l'entreprise. C'est un modèle qui nécessite des étapes intermédiaires de validation et de vérification.

Au forfait

Ici, la note de frais n'existe pas, car avec le modèle du forfait, l'employeur donne une allocation globale à ses salariés. Par exemple, 20 euros par repas. Que le salarié utilise ses 20 euros ou non, ne change rien. Il recevra tout de même cette somme en avance destinée à couvrir ses frais. C'est une approche qui est très utilisée dans le cadre de déplacements fréquents, comme c'est le cas avec les commerciaux itinérants par exemple. Les salariés disposent ainsi d'une somme globale couvrant tous les frais de voyage (repas, hébergement, péage, essence, etc.). C'est un modèle permettant d'éviter la gestion quotidienne des notes de frais et d'anticiper au mieux les budgets de voyages et de déplacements pour l'entreprise. Toutefois, le forfait ne concerne pas toutes les dépenses et certains salariés peuvent être amenés à utiliser aussi la méthode des frais réels selon les typologies d'achats.

Les obligations liées aux notes de frais

Du côté du salarié, ce dernier doit produire ses notes de frais dans un délai raisonnable qui est généralement défini et communiqué par l'employeur. La justice précise d'ailleurs dans une décision de 2009 que ce délai est indispensable à respecter (Cass. soc. 29 sept. 2009, n° 07-45722). Si le salarié dispose d’un mois, par exemple, l’employeur ne serait plus fondé à procéder à un quelconque remboursement en cas de soumission tardive.

De son côté, l'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels justifiés et conformes à sa politique interne. S'il refuse de le faire, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes.

Enfin, d'un point de vue fiscal, les frais professionnels sont exonérés de charges sociales sous certaines conditions, et le montant perçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu pour les salariés.

Aussi simple que la démarche des notes de frais puisse paraître (une dépense correspond à un remboursement), c'est en réalité un sujet pluriel qui touche de nombreuses fonctions de l'entreprise. Ressources humaines, juridique, finance et comptabilité, droit du travail, communication interne, management… tout le monde est concerné par l'organisation et la gestion des notes de frais.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Guide Gartner des solutions de gestion des frais et déplacements pros” et à découvrir Concur Expense pour la gestion de vos notes de frais.

Loading next article