Est ce que mes collaborateurs peuvent passer de l'alcool en note de frais ?

Quand on associe commercial, client, repas, négociation commerciale et vin, tous les clichés habituels sautent aux yeux. Et pour cause : pendant longtemps une bonne bouteille et un apéritif ont constitué une norme dans les repas d'affaires. Or, si les tendances évoluent et que l'alcool n'est plus un incontournable absolu, la question de son remboursement dans les notes de frais est toujours un sujet épineux. Entre réelle nécessité et confort personnel, la limite est toujours floue. Explications.

Gestion des notes de frais

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Que dit la loi en matière de remboursement d'alcool dans les notes de frais ?

Fondamentalement, rien de spécial. Car la question de l'alcool est très subtile.

Techniquement, le vin relève des frais de bouche. Cela signifie qu'il est dépensé et remboursé au même titre que les autres dépenses du repas, comme le plat du jour ou le café. Il fait donc partie intégrante de la facture du repas et est présenté sur la note de frais soumise à l'employeur.

Là où la question est complexe, c'est sur l'enjeu de nécessité. Est-ce qu'un verre de vin est garant de la bonne relation commerciale entre un client et un fournisseur ? Est-ce que celui-ci peut permettre de développer une activité ? En clair : est-ce une dépense comme une autre dans un repas d'affaires ?

Ce qui compte pour l'administration fiscale, c'est la question de la proportionnalité dans les dépenses engagées. Si ces dépenses sont conformes, normales et participent à l'atteinte du but recherché (signature de contrat, négociation, fidélisation du client, etc.), alors il n'y a pas de problème. Traduction : un verre de vin, tout va bien. Deux apéritifs, trois bouteilles et un digestif : les choses se corsent.

D'autant plus que l'arrêt de la Cour de cassation du 9 janvier 2001 (n°98-44833) précise que l'employeur doit rembourser « les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur (...) ». Si le salarié se conforme à la loi, rien ne l'empêche donc de passer de l'alcool en note de frais.

Mais l'employeur a aussi son mot à dire.

Comment les employeurs encadrent l'alcool en note de frais ?

Au final, c'est à l'employeur de décider. Non pas si le salarié peut boire (il engage sa propre responsabilité pour cela), mais si l'entreprise peut et doit légitimement rembourser l'alcool bu dans le cadre d'une dépense professionnelle.

C'est la raison pour laquelle il est très important de disposer d'une politique de notes de frais qui soit précise sur ce cas. Et il existe différents scénarios applicables.

Quelques exemples :

  • La politique catégorique : aucun remboursement sur la consommation d'alcool. Si le salarié veut boire, il doit payer lui-même. Le problème, c'est que c'est une position difficilement vérifiable dans le cadre d'une gestion au forfait.
  • La politique pragmatique : remboursement limité à un verre par personne et par repas, ou l'équivalent de X euros, excluant les alcools distillés (c'est à dire, tous les alcools qui ne sont pas du vin, de la bière et du cidre et qui titre plus de 15%).
  • La politique souple : l'entreprise laisse le soin à ses collaborateurs de s'autoréguler. Elle fait confiance et intervient uniquement en cas d'abus manifeste et répété.

Il existe également d'autres contextes dans lesquels l'alcool peut être consommé : dans un avion, dans le minibar d'un hôtel ou au café d'une gare en attendant un train, par exemple. Chaque cas doit donc être identifié par la politique des notes de frais. S'il est acceptable de rembourser une dépense d'alcool dans le cadre d'une relation commerciale ou partenariale, cela peut ne pas être le cas dans le cadre d'un trajet ou d'une mission en solitaire.

Comment intégrer la consommation d'alcool dans les notes de frais ?

Tout dépend de votre politique interne.

Dans le cadre de la politique stricte, il n'est pas à exclure que certains collaborateurs tentent de faire passer l'alcool en note de frais malgré l'interdiction. C'est la raison pour laquelle ils demandent au restaurateur une note globale pour un « repas complet » sans faire apparaître le détail. Au-delà du problème déontologique, c'est également un problème économique pour l'employeur. Ce dernier ne peut pas voir les détails du repas, et donc récupérer les TVA adaptées.

Dans la restauration, il existe trois grands taux de TVA : 5,5%, 10% et 20%.

Toutes les boissons alcoolisées sont taxées à 20%, quel que soit leur type ou proportion d'alcool (bière, vin, cidre, etc.). Exception faite de la Corse, où cette taxe est de 10%.

Le repas pris à table est taxé à 10% et le taux de 5,5% est réservé aux repas à emporter.

Si vous remboursez l'alcool dans les notes de frais, il est donc important de demander un reçu détaillé. La facture doit donc mentionner les deux taux de TVA afin que vous puissiez récupérer le montant adapté.

Si vos collaborateurs peuvent effectivement passer de l'alcool en note de frais, tout est une question de mesure et de responsabilité. L'interdiction pure et simple facilite la vie des entreprises, mais c'est une décision qui doit s'inscrire dans la cuture et les valeurs de l'oganisation.

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