Dématérialisation des notes frais : ce qui va changer

 

A l’occasion de Fusion Exchange 2017, Concur a organisé un Café Presse. L’objectif : dévoiler les résultats du sondage mené par OpinionWay sur la gestion des notes de frais, apporter un éclairage juridique grâce à Me Pascal Seguin, avocat associé du cabinet Taj Deloitte, et présenter ExpenseIt, la solution dédiée à la numérisation des justificatifs papiers sur mobile.

La majorité des salariés français sont prêts à réaliser leurs notes de frais de façon digitalisée. Ils sont mêmes totalement enclins à le faire ! C’est ce que révèle le sondage mené avec OpinionWay. Ainsi, parmi les personnes interrogées qui ne disposent pas d’outils de numérisation (plus de la moitié encore aujourd’hui), 83% y seraient favorables, dont 28% très favorables. Leurs motivations ? L’absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier est cité en premier (40%), tandis que les trois autres avantages avancés par 32% des salariés interrogés sont : la simplicité d’utilisation, le gain de temps et le remboursement plus rapide.

Voir l’infographie du sondage OpinionWay


L’archivage papier n’est plus obligatoire

Dans leur quotidien, la quasi-totalité (95%) des salariés interrogés ont le réflexe de conserver les justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles, comme les tickets de caisse ou les factures. Si, parmi eux, 27% les conservent eux-mêmes, 73% les transmettent au service en charge des notes de frais au sein de leur entreprise – une tendance encore plus forte dans les entreprises de 800 salariés et plus (83%). Une pratique logique dans la mesure où légalement, l’entreprise devait, jusqu’à l’arrêté du 22 mars 2017, fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L.102 B du livre des procédures fiscales, présenter un document papier. Désormais, elles pourront les archiver numériquement.

 

Plusieurs conditions pour la numérisation

Cette annonce procure un vrai bénéfice pour toutes les parties prenantes. Pour les salariés, le processus est simplifié et plus rapide. Du côté des entreprises, plus de frais d’archivage et une simplification de l’audit interne des notes de frais. Quant à l’administration fiscale, cela lui permet d’homogénéiser les contrôles à l’échelle européenne, qui se révèlent ainsi plus rapides, moins coûteux et plus profonds.

“Toutefois, les modalités de numérisation doivent respecter des critères très précis, note Me Pascal Seguin, avocat associé du cabinet Taj Deloitte. Premièrement, le document ne doit pas avoir subi de traitement de l’image et les couleurs reproduites à l’identique. Deuxièmement, la compression est autorisée seulement si le document ne perd pas en qualité. Troisièmement, le format PDF est obligatoire. Quatrièmement, la numérisation doit intégrer l’horodatage et la signature électronique. Enfin, la numérisation doit faire l’objet d’un archivage spécifique (jusqu’à dix dans selon le type de document) et les documents accessibles en ligne.” 

 

Les solutions Concur en phase avec la dématérialisation

“Chez Concur, nous ne voyons pas ce sujet selon un prisme français, car dans d’autres pays, la problématique est similaire. Ces nouvelles lois ayant un impact dans le monde, nous avons adopté une stratégie globale. Notre solution, disponible dans 150 pays, intégrera dès le 2ème trimestre 2018, la réglementation pour la dématérialisation des justificatifs papiers”, détaille Julien Million-Rousseau, Solution Consultant Director chez Concur.

Par ailleurs, Concur a annoncé le lancement en France d’ExpenseIt en octobre dernier. Cette fonctionnalité, disponible sur l’application mobile, permet de scanner instantanément un ticket et de reconnaître les caractères pour en extraire les informations et ainsi, générer automatiquement une note de frais (voir la vidéo de démonstration). Si les champs sont mal reconnus, la solution fait directement appel à une équipe chargée de rectifier le contenu pour s’assurer de la conformité de la note de frais. Cette fonctionnalité s’inscrit dans la stratégie de Concur : faire gagner un maximum de temps à l’utilisateur et simplifier son expérience.
 

Voir l’infographie du sondage OpinionWay

 

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