Comment laisser mes collaborateurs réserver leur voyage d'où ils veulent ?

La démocratisation technologique qui touche à la fois les entreprises et leurs collaborateurs nécessite de jongler entre contrôle et permissivité pour les organisations. D'un côté, les salariés sont habitués à faire les choses eux-mêmes, mais de l'autre, les règles internes sont parfois obligées de se resserrer pour des raisons de sécurité, mais également de cohérence au niveau corporate. Pour les entreprises, la réservation des voyages professionnels ne fait pas exception à ce changement. Et si laisser ses collaborateurs réserver leurs propres déplacements est généralement efficace et rapide, il n'en reste pas moins plusieurs moyens de le faire, avec leurs avantages et inconvénients.

L'option « chacun se débrouille »

C'est la solution la plus flexible, mais aussi la plus chaotique. Dans les entreprises qui disposent d'un certain cadre, il existe parfois une politique voyage interne qui édicte les grandes règles, les bonnes pratiques ou des consignes particulières en matière de déplacement professionnel. Pour les autres, c'est souvent le bon sens qui prime, avec tous les risques de non-conformité que cela peut représenter.

Dans tous les cas, cette option repose entièrement sur les épaules des salariés. Ils doivent respecter la politique interne lorsqu'elle existe - ou à minima la loi en vigueur - mais chacun fait ce qu'il veut. On peut réserver son voyage en direct via une compagnie aérienne, par l'intermédiaire d'une personne tierce dans une agence de voyages, ou encore par une plateforme ou un comparateur de prix en ligne. Le collaborateur paie son déplacement avec sa carte personnelle ou la carte corporate, s'il y a accès, et il n'y a aucune restriction concernant les entreprises avec lesquelles travailler. Les salariés peuvent ainsi réserver d'où ils veulent et depuis n'importe quel terminal.

• Les avantages : liberté et flexibilité, chacun est responsable de son budget et de son déplacement...
• Les inconvénients : aucun contrôle, aucune gestion des coûts, risque de fragmentation des données, notes de frais chronophages et pas de vision d'ensemble sur le plan comptable...

L'option du Travel Manager

Le Travel Manager, c'est la personne qui est en charge de la gestion des déplacements au sein d'une entreprise. Elle peut participer à la rédaction et la mise à jour de la politique interne, elle organise les voyages d'envergure, conseille et accompagne les collaborateurs dans leurs déplacements, centralise les données clés et connaît le marché interne et externe.

Avoir un Travel Manager est un gage de sécurité et de professionnalisme pour les collaborateurs, qui trouvent ici une ressource clé pour optimiser les dépenses liées aux voyages professionnels. Les salariés peuvent alors suivre les conseils de ce professionnel pour réserver leurs déplacements en open booking ou via une plateforme centralisée.

• Les avantages : connaissance du marché et des tendances, professionnel de l'organisation et de la négociation, assistance et support à l'organisation des déplacements...
• Les inconvénients : risque de dépendance avec une seule ressource, engorgement en cas de demandes importantes, ne règle pas la question des validations internes, la gestion des notes de frais reste personnelle...
  

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L'option de l'application mobile dédiée

C'est une application tout-en-un que l'entreprise met à la disposition de ses collaborateurs afin de réserver un déplacement, de faire valider en amont des dépenses par son manager, de gérer son voyage et de se faire rembourser et piloter ses notes de frais.

Pour être efficace l'application doit fonctionner de manière cross-device, c'est-à-dire adaptée à tous les terminaux utilisés par les salariés (smartphone, tablette et ordinateur). Grâce à l'application, toutes les données sont centralisées et sécurisées, l'archivage est facilité et c'est une option qui n'entrave en rien la liberté des salariés pour réserver leur voyage d'où ils veulent, tout en assurant un contrôle des règles en place. L'entreprise peut ainsi travailler avec des prestataires privilégiés dans le cadre d'offres préalablement négociées.

L'application se connecte au système comptable de l'entreprise afin de faciliter la communication entre les flux de données pour accélérer les remboursements. C'est aussi une bonne manière d'avoir un tableau de bord global qui recense et détaille les dépenses en cours, en attente et à venir, afin d'avoir une plus grande visibilité sur la gestion de sa trésorerie.

• Les avantages : facilite le flux d'information, centralise et sécurise les données, garantit la conformité des notes de frais, laisse la liberté aux collaborateurs dans un cadre contrôlé par l'organisation, intègre les étapes de validation intermédiaires...
• L'inconvénient : nécessite la mobilisation de plusieurs ressources (IT, finance, RH…) pour déployer efficacement l'application.

Si restreindre la liberté des collaborateurs dans la réservation de voyage est tentant pour les entreprises qui souhaitent contrôler et maîtriser leurs dépenses, cela reste toutefois une solution contre-productive qui peut nuire à l'image interne et désengager les salariés. Pour gérer efficacement les dépenses de déplacement en toute liberté, il vaut mieux investir sur l'expérience utilisateur afin de proposer des solutions simples, faciles à utiliser et très puissantes, qui peuvent s'implémenter en peu de temps dans la plupart des organisations et s'interfacer avec les outils existants.

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