Comment gérer une note de frais sans facture ?

Facture, reçu ou justificatif. Plusieurs noms pour un préalable indispensable au remboursement d'une note de frais. Lorsque la facture est présente et conforme, tout va bien. C'est une obligation légale et elle permet au salarié de prouver la véracité de ses déclarations tout en permettant à l'entreprise de faire ses comptes dans les règles de l'art. Mais en son absence, les choses se compliquent. Explications.

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De l'importance de la facture dans la gestion des notes de frais

Pour le salarié, la facture atteste des dépenses engagées. Pour l'entreprise, elle est nécessaire pour procéder à son remboursement et récupérer tout ou partie de la TVA payée. Rembourser une note de frais sans facture est donc une prise de risque pour l'employeur. Non seulement il ne peut pas vérifier le montant dépensé, mais en plus, il s'expose à des sanctions potentielles en cas de contrôle. Le risque est alors la requalification en avantage en nature, avec les obligations fiscales qui s'y rattachent, comme le paiement de cotisations sociales.

C'est la raison pour laquelle certaines entreprises imposent une politique de tolérance zéro : quel que soit le contexte ou la situation, aucun remboursement n'est possible sans facture. Une situation qui concerne près d'un tiers des salariés qui ont perdu au moins une fois un reçu et ont dû assumer des dépenses professionnelles sur leur trésorerie personnelle.

Les options alternatives à la perte d'une facture ou d'un reçu

D'autres entreprises font preuve d'un peu plus de souplesse et de compréhension. Selon les montants, les profils des collaborateurs et les types de dépenses, elles tentent d'accompagner les salariés pour éviter que ces derniers, s'ils sont de bonne foi, ne doivent payer de leur poche une dépense professionnelle.

Demander un duplicata au fournisseur

C'est une solution facile à mettre en place lorsqu'il s'agit d'achats significatifs, avec des fournisseurs de confiance ou si la dépense a été réglée très récemment. Le salarié ou le service comptabilité peut alors contacter les entreprises concernées pour demander une copie de la facture afin de procéder à sa comptabilisation. C'est une solution chronophage et sans garantie de résultats à privilégier pour les montants conséquents. Le restaurant où un commercial a déjeuné avec un client il y a trois semaines risque de ne pas être très coopératif. Surtout s'il reçoit régulièrement des appels d'entreprises sur le même sujet.

Soumettre une copie du relevé bancaire

Dans le cadre de montants faibles ou de situations exceptionnelles, le salarié peut transmettre à son employeur une copie de son relevé bancaire personnel où figure la dépense (tout en masquant les autres lignes) . Certaines entreprises disposent de formulaire couvrant ce type de cas où il sera aussi nécessaire de préciser la date, le type de dépense, le nom du fournisseur et le lieu d'achat. Une solution qui dépend de la tolérance de l'employeur et qui peut aussi se compléter par une déclaration sur l'honneur.

Produire une déclaration sur l'honneur

Ce n'est pas une solution parfaite, mais elle peut être utile en complément et/ou à la place de la copie du relevé bancaire. Une déclaration sur l'honneur consiste à rédiger une lettre expliquant le contexte, le type de frais ainsi que tous les détails utiles (nom du fournisseur, dates, lieux, etc) afin de pallier l'absence de facture. Une solution à utiliser avec parcimonie car généralement peu appréciée par l'administration fiscale en cas de contrôle.

Les solutions pour ne plus jamais avoir à traiter des notes de frais sans facture

Rembourser une note de frais sans justificatif n'est pas agréable pour le salarié et encore moins pour l'employeur. Pour faire en sorte que ces situations ne se reproduisent pas, les entreprises peuvent adapter leur politique.

Passer au remboursement forfaitaire

S'il ne résout pas tous les problèmes, le remboursement forfaitaire permet d'en éviter une partie. Le salarié en déplacement reçoit une somme d'argent en avance qui couvrira les dépenses anticipées selon les plafonds et la politique de l'entreprise.

Toutefois, il devra présenter des justificatifs pour les dépenses non couvertes, comme le stationnement, les repas où il invite un client, etc.

La digitalisation mobile des notes de frais

C'est sans conteste la solution la plus efficace, la moins chronophage et la plus pertinente. Grâce à une application mobile installée sur son smartphone, le salarié prend en photo son reçu ou sa facture dès sa réception. Cette dernière est reconnue par le système et une fonctionnalité de reconnaissance de caractère permet même de distinguer toutes les informations utiles pour créer une ligne de dépense automatiquement. Le justificatif est ensuite stocké et archivé en toute sécurité dans le cloud afin de répondre aux obligations fiscales et légales.

Dès le paiement effectué, le justificatif peut être oublié sans conséquence pour le salarié. Terminé les factures perdues et les demandes de remboursement manquantes.

 

Pour être en totale conformité avec la loi, il n'existe que deux solutions pour faire face aux notes de frais sans facture : la politique de tolérance zéro ou l'adoption d'un outil de gestion numérique centralisée. Les autres options peuvent couvrir des cas exceptionnels, mais restent très coûteuses en temps et en énergie pour des montants limités. Pire : ces pratiques peuvent jeter l'opprobre sur la gestion de vos comptes et inciter l'administration fiscale à enquêter un peu plus en détails sur vos pratiques.

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