Comment classer mes notes de frais ?

Les notes de frais peuvent se multiplier rapidement dans le monde professionnel. Un repas par ici, un achat par là… les reçus s'accumulent et parfois même, se perdent. Sans compter que les fins de mois sont toujours les périodes que les services comptables attendent avec anxiété. C'est ce moment tant redouté où le courrier interne déverse des dizaines ou des centaines de notes de frais en attente d'être vérifiées et validées. Du côté des salariés, c'est une autre histoire : comment s'assurer de ne pas perdre ses notes de frais ? Comment s'organiser pour ne rien oublier et être remboursé rapidement sans passer du temps à tout pointer et contrôler ? C'est un défi qui concerne toutes les entreprises et les méthodes de classement restent toujours très personnelles.

Classer ses notes de frais : la version « boîte à chaussure »

C'est très loin d'être la plus efficace, mais c'est probablement la plus facile. Du moins sur le très court terme. Le salarié se contente de mettre ses reçus dans une enveloppe, une boîte ou un dossier.

Les notes s'accumulent et à la fin du mois, du trimestre ou de l'année, il passe trois jours complets à faire ses notes de frais.

Ce qu'il faut en retenir : ça soulage sur le moment en cas de phobie administrative, mais au moment de trier le tout… cauchemar garanti ! C'est le meilleur moyen pour perdre des reçus ou ne plus savoir à quoi ils correspondent. À moins d'avoir un collaborateur qui fait le tri pour vous au fur et à mesure, le classement version « boite à chaussure » est plutôt à proscrire.

Ça peut fonctionner pour…

  • Les personnes se déplaçant de manière très exceptionnelle (quelques fois dans l'année).
  • Les personnes n'ayant pas de problème de trésorerie personnelle.
  • Les personnes qui disposent d'un collaborateur qui récupère, trie et crée les notes de frais à leur place.

Classer ses notes de frais : la version « pochette et agrafes »

Plus organisé que la première version, ce système de classement consiste à classer ses reçus et notes de frais par date dans des pochettes différentes. Chaque pochette contient les notes de frais du mois en cours, soigneusement agrafées sur une feuille blanche, en attente d'être remboursées ou archivées.

Ce qu'il faut en retenir : l'approche est organisée, mais grandement perfectible. C'est toutefois un gain de temps au moment de faire sa note de frais et cela permet de se tenir à jour. Ce système de documentation et de classement est assez commun dans beaucoup d'entreprises qui n'ont pas de politique structurée ou d'outils adaptés.

Ça peut fonctionner pour…

  • Les personnes se déplaçant assez peu (une à deux fois par mois).
  • Les personnes qui aiment travailler de façon traditionnelle avec papier, pochette et agrafes.
  • Les personnes qui travaillent dans des structures où la transformation digitale n'est pas la priorité.

Classer ses notes de frais : la version « cloud personnel »

Tous les justificatifs et les notes de frais sont scannés et tous les documents électroniques sont stockés dans des dossiers organisés par date et lieu sur Dropbox ou Google Drive. Une démarche qui se fait au fur et à mesure des déplacements pour gagner du temps. Depuis son cloud personnel, le salarié peut ensuite partager ses informations à son entreprise.

Ce qu'il faut en retenir : c'est une solution qui limite le papier, qui permet d'accéder à l'information en tout temps et qui facilite l'archivage. Toutefois, une solution cloud personnelle peut aussi souffrir de problèmes de sécurité, de mises à jour non effectives ou de mauvaise manipulation dans les fichiers.

Ça peut fonctionner pour…

  • Les personnes se déplaçant régulièrement (une fois par semaine).
  • Les personnes capables de s'y retrouver dans un système de classement personnel et qui maîtrisent les environnements cloud.
  • Les personnes qui ont accès à un outil de numérisation (scanner ou application mobile performante).

Classer ses notes de frais : la version « application mobile et temps réel »

L'utilisation d'un logiciel spécifique contribue à simplifier la gestion des notes de frais. Plus de tableur Excel, plus de boîte à chaussures, plus de notes de frais perdues ou oubliées : tout se fait en direct et en quelques secondes depuis un smartphone. Chaque justificatif papier est pris en photo au sein d'une application qui en extrait automatiquement les informations clés. Les dépenses sont intégrées au fur et à mesure dans les notes de frais. Tous les processus d'approbation, de contrôle, de validation et de remboursement sont accélérés et centralisés.

Ce qu'il faut en retenir : c'est la solution indispensable pour gagner du temps, être plus efficace et avoir une organisation plus agile. Le remboursement est rapide, l'accès à un tableau de bord global facilite la gestion et le reporting, l'imputation budgétaire est facilitée et cela représente moins de travail pour le service comptabilité.

Ça peut fonctionner pour...

  • Toutes les personnes qui se déplacent, que ce soit tous les jours ou trois fois par an.
  • Les personnes équipées d'un smartphone personnel ou professionnel.
  • Toutes les organisations, de toutes les tailles et de tous les secteurs, de la TPE au grand groupe.

Avec la mise en place d'un outil dédié à la gestion des notes de frais et des dépenses liées aux voyages professionnels, la question du classement ne se pose plus, car il n'existe plus. Tout est dématérialisé, centralisé et sécurisé. Un changement de méthode qui transforme les organisations en profondeur et qui bénéficie à tous : salariés comme employeurs.

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