Croissance et optimisation
Avec Extract-It for Concur Expense, ARAGO Consulting simplifie les process de refacturation
Partenaire intégrateur de SAP Concur, ARAGO Consulting a imaginé une solution pour faciliter et automatiser la refacturation interne et externe. Le développement d’"Extract-It for Concur Expense" a été inspiré par la propre expérience des consultants d’ARAGO Consulting.
Nous refacturons nous-mêmes nos clients, ce qui représente un montant relativement important. Si ce processus, effectué manuellement, est mal réalisé par les équipes - l’oubli d’une dépense par exemple - cela impacte fortement la marge nette
, explique Damien Morvan, Pre-Sales Manager SAP Concur chez ARAGO Consulting.
“Extract-It for Concur Expense” s’adresse aux entreprises qui utilisent d’ores et déjà le logiciel de notes de frais Concur Expense, mais qui doivent refacturer des frais auprès d’entreprises clientes ou en interne (auprès d’une autre entité d’un groupe par exemple). Jusqu’à aujourd’hui, les collaborateurs devaient extraire manuellement les frais de restauration, d’hébergement ou encore de déplacement, attachés aux justificatifs, pour les joindre à la facture liée à une mission. Outre le temps passé sur cette tâche, qui pourrait être consacré à des missions à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise, le risque d’oubli et d’erreur est réel et peut finir par porter préjudice à la gestion financière d’une organisation.
C’est pour répondre à cette problématique qu’ARAGO Consulting a imaginé “Extract-It for Concur Expense” qui permet d’extraire les dépenses en quelques clics.
Comment fonctionne Extract-It ?
Depuis Extract-It, il suffit de rechercher les dépenses par code projet, nom de client, centre de coûts ou toute autre information accessible. Une fois sélectionnées, les frais avec les justificatifs peuvent être téléchargés au format PDF. Il leur est possible de sauvegarder leurs requêtes, pour pouvoir les réutiliser plus tard.
En automatisant l’extraction des dépenses, Extract-It présente de nombreux avantages :
Il fait gagner du temps aux salariés
En utilisant Extract-It, les équipes en charge des notes de frais et de la refacturation peuvent se concentrer sur leurs propres missions, consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui participe, in fine, à une plus grande satisfaction au quotidien.
Il génère des économies pour l’entreprise
Le temps, c’est de l’argent ! En économisant celui des salariés - chef de projet, auditeur ou contrôleur financier - cela réduit aussi les coûts pour l’entreprise. A titre d’exemple, les organisations qui ont décidé d’automatiser leur gestion des dépenses diminuent de plus de 70% le coût de traitement des notes de frais*.
Il renforce la qualité des données en temps réel
Grâce à l’automatisation et la dématérialisation, Extract-It renforce la traçabilité des données et des documents fournis pour la refacturation. En effet, avec la mise à jour dynamique, Extract-It propose à l’instant T les dépenses enregistrées en temps réel. Cela permet aux équipes de ne pas oublier la moindre facture.
Il assure la sécurité des données
Comme pour l’utilisation de Concur Expense, la sécurité et l’utilisation appropriée des données sont garanties. Il est possible d’instaurer des règles de confidentialité et de limiter l’accès aux collaborateurs. Les utilisateurs n’accèdent ainsi qu’aux données qui les concernent.
Il propose de personnaliser l’interface selon les besoins
Il est possible de choisir l’interface parmi plusieurs modèles proposés, mais aussi de la personnaliser en fonction des besoins : faire des ajouts et des suppressions de champs ou encore modifier les critères de recherche : date, montant, type de frais, service, projet, salarié, etc.
Il est intégré au système SAP Concur
La solution Extract-It se connecte directement en mode Plug & Play et nécessite quelques heures d’installation seulement. Par ailleurs, Extract-It est directement intégré à SAP Concur, ce qui permet d’utiliser le même identifiant que pour le système existant.
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*Travel and Expense Management Report (PayStream Advisors)