Contrôle des coûts de l’entreprise
Vos processus et indicateurs de dépenses sont-ils adaptés au monde d'aujourd'hui ?
Ces dernières années ont incontestablement disrupté les habitudes de dépenses de votre entreprise et du marché en général.
Vous avez probablement modifié vos processus de gestion des déplacements professionnels, des notes de frais et autres éléments clés pour suivre cette évolution. C'était nécessaire.
Au milieu de cette révolution, la clarté et la confiance qui dirigeaient chacune des décisions de dépenses se sont peut-être transformées en incertitude pour l'équipe Finance et les autres. Dans ce contexte, il est juste de se demander si certains des indicateurs sur lesquels vous comptiez sont toujours pertinents.
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Connaissez-vous tous vos frais, et le coût généré par la supervision de certaines catégories ? Il est difficile de contrôler ce qui est invisible.
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Avez-vous ajusté vos indicateurs de performance clés (ajouté certains, abandonné d'autres) afin de suivre et de révéler les défis et les opportunités du moment ?
Découvrez quelques domaines clés, les indicateurs à considérer, et comment l'adoption ou l'extension des solutions d'automatisation pourraient aider votre entreprise et votre équipe.
Utiliser des cartes d'entreprise plutôt que des espèces
Les paiements en espèces peuvent réduire votre contrôle et augmenter les risques. En encourageant les membres de votre équipe à utiliser des cartes d'entreprise plutôt que des espèces, vous pouvez améliorer votre visibilité sur les dépenses ainsi que les remises liées aux cartes d'entreprise. Multipliez vos dépenses éligibles par votre taux de remise (allant jusqu'à 2 %), et vous aurez une bonne idée des économies que vous pouvez faire. Les solutions automatisées de gestion des notes de frais proposent des tableaux de bord qui vous permettront de rester au fait des paiements par carte et en espèces.
KPI à considérer : Mesurer l'utilisation des espèces par rapport aux cartes dans des catégories telles que les compagnies aériennes et les hôtels ; suivre les pénalités de retard pour les cartes d'entreprise et les factures
Gérer les justificatifs
Les processus et justificatifs manuels requièrent du temps et des ressources. Mettez à la disposition de vos collaborateurs une solution qui leur permet de prendre en photo leurs justificatifs. Non seulement vous éliminerez le papier, mais les informations recueillies seront directement intégrées aux notes de frais. Par ailleurs, l'automatisation et l'intégration permettent de collecter les justificatifs par voie électronique directement auprès des fournisseurs et des cartes d'entreprise. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble sur vos dépenses plus précise et à jour. Si vous souhaitez connaître le temps que vous consacrez aux transactions manuelles (et donc le potentiel de l'automatisation), il vous suffit de diviser le nombre de transactions manuelles par le nombre de minutes par heure. Le résultat pourrait vous surprendre. Les entreprises qui utilisent les solutions SAP Concur réduisent le temps passé sur la gestion et le traitement des notes de frais de 36 % en moyenne.1
KPI à considérer : Suivre le nombre de justificatifs nécessitant un suivi ; mesurer le nombre de justificatifs requis joints aux notes de frais, ainsi que les justificatifs inutiles inclus.
Suivre le kilométrage
Vous savez probablement déjà que, pour les collaborateurs en déplacement comme pour l'équipe Finance, il est difficile et chronophage de calculer le kilométrage. Saviez-vous qu'un calcul manuel peut entraîner jusqu'à 15 % de kilomètres de plus que le nombre de kilomètres réellement parcourus ? Une application mobile GPS qui enregistre et soumet automatiquement les déplacements peut améliorer la précision et réduire les trop-perçus.
KPI à considérer : Identifier les collaborateurs qui effectuent de grands déplacements pour vérifier l'exactitude des kilométrages enregistrés et voir s'ils utilisent les outils et modes de déplacement adaptés.
Auditer les notes de frais
L'audit des notes de frais peut entraîner une charge de travail considérable pour l'équipe Finance, des heures ou même des jours entiers qui pourraient être consacrés à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les solutions qui intègrent l'intelligence artificielle, renforcées par l'aide d'experts en externe, peuvent analyser les notes de frais, signaler les exceptions et réduire le fardeau qui pèse sur la productivité de votre équipe.
KPI à considérer : Comparer le pourcentage de notes de frais auditées par un humain et par l'automatisation.
Faire le ménage et gagner en précision
Être en capacité de mesurer et de calculer les dépenses est l'opportunité de faire le ménage et de perfectionner vos processus et solutions. Vous pouvez affiner ou supprimer des catégories de dépenses, et clarifier et simplifier le processus de dépenses et l'expérience collaborateur. Vous pouvez également confirmer que les données reçues sont exactes et complètes. Par ailleurs, il vous est plus facile de voir si les dépenses correspondent aux prévisions et aux budgets, ou de révéler des anomalies à corriger.
KPI à considérer : Évaluer l'écart entre le budget et les dépenses ; analyser le nombre de remboursements ou de mises à jour ; identifier les catégories de dépenses à ajouter ou supprimer.
Ces exemples ne sont que des points de départ pour évaluer comment les solutions d'automatisation et de meilleurs processus peuvent améliorer la précision et l'efficacité, ainsi que les moyens de mesurer votre progression, au sein de votre entreprise. Ce sont des étapes plus ou moins grandes, mais elles sont toutes complémentaires. Lorsque vous obtenez une visibilité sur toutes vos dépenses, des réponses et des insights, les doutes se transforment en clarté et opportunités.
Pour en savoir plus sur l'ajustement de vos KPI, le calcul des coûts de gestion des dépenses et la façon dont les solutions SAP Concur peuvent vous aider, consultez les guides ci-dessous :