Notes de frais et TVA  : les leviers d’économie à activer

Les notes de frais et déplacements représentent 30,4 milliards d’euros. Quand on sait que sur ces dépenses, 80% des entreprises ne récupèrent pas la TVA, la marge d’économies est significative. Plusieurs raisons expliquent cette situation : le taux diffère selon le type de dépenses mais aussi selon les pays, le collaborateur n’a pas toujours connaissance des enjeux économiques, les justificatifs ne comportent pas le montant de la TVA, etc. Comment pallier cette situation et générer des gains significatifs ? Eléments de réponse avec Business Table et TVA Conseil.

Encore aujourd’hui, 80% des sociétés ne récupèrent pas la TVA. Et pourtant, elles passent à côté d’un potentiel d’économies non négligeables. En Europe, le montant annuel moyen s’élève à 7 à 8 milliards d’euros. “C’est un mécanisme qui reste assez méconnu par les personnes en charge de ce sujet dans l’entreprise, note Christophe Artignan, directeur général de TVA Conseil. Pourtant, avec les outils à leur disposition, et notamment qui permettent de dématérialiser les notes de frais, le travail de récupération est totalement simplifié. Chez TVA Conseil, nous certifions les résultats, le volet fiscal étant très sensible. En outre, cela n’exige pas d’investissement au départ, puisque nous nous rémunérons sur la TVA récupérée.”

Récupérer la TVA sur vos déplacements et frais professionnels

Nous avons déjà aidé Electrolux, qui en travaillant avec SAP Concur, a récupéré 75 000 euros au cours de la première année, contre 18 000 euros l’année précédente. 

Récupération de TVA

Des coûts de gestion réduits

La TVA non récupérée provient souvent d’erreurs simples : justificatif incomplet, facture absente, mauvais taux appliqué, dépense non éligible ou absence de contrôle systématique. Or, en cas de contrôle, l’administration peut remettre en cause une TVA déduite si la facture justificative n’est pas conforme.

Pour récupérer la TVA, l’entreprise doit notamment disposer d’une facture valide, faire le lien avec une dépense nécessaire à son activité et identifier clairement le montant de taxe déductible. Une note de frais mal renseignée peut donc entraîner une perte sèche, même lorsque la dépense était bien professionnelle.

En effet, avec une plateforme de gestion des frais et des déplacements professionnels comme SAP Concur, connectée à un réseau de partenaires, les process se font quasi automatiquement. “A un premier niveau, un outil d’automatisation des notes de frais permet aux entreprises d’économiser 30% sur leurs coûts de gestion interne, car le service comptabilité gagne en productivité, souligne Radouane Erras, Regional Sales Executive chez SAP Concur. Par ailleurs, grâce à la connexion avec des partenaires comme TVA Conseil, Business Table, Uber ou encore Airbnb, la note de frais se crée toute seule, à partir du moment où le fournisseur transmet la facture directement. Quant au calcul de la TVA et de la mise à jour du taux, tout cela se fait automatiquement dans la plateforme.”

Également partenaire de SAP Concur, Business Table fournit une solution de réservation de restaurants, traiteurs et événements, un investissement qui représente au global 1 à 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise. “4 notes de frais sur 10 proviennent des frais de bouche. C’est assez complexe à traiter, car il y a un gros volume de petites dépenses, qui in fine, représentent des coûts de traitement importants. Par ailleurs, ce sont des dépenses plus difficiles à tracer entre le moment de la réservation et le paiement. C’est pourquoi en s’associant à la solution SAP Concur, on permet aux collaborateurs et aux entreprises d’éviter d’intervenir sur le taux de TVA, qui souvent diffère dans la restauration, et d’obtenir un reporting et une remontée simple des données”, développe Laurent Gabard, Chief Operating Officer de Business Table.

Les frais de repas font partie des dépenses les plus fréquentes dans les notes de frais. Ils génèrent un volume élevé de petits montants, avec des justificatifs parfois incomplets ou difficiles à exploiter. Le risque n’est pas seulement administratif : une TVA mal identifiée ou mal justifiée peut ne pas être récupérable.

La même vigilance s’applique aux péages, au stationnement, au carburant, à l’hébergement ou aux dépenses engagées à l’étranger. Selon la nature de la dépense, le pays, le fournisseur et le type de véhicule concerné, les règles de TVA peuvent varier. L’automatisation aide alors à appliquer les bonnes règles et à signaler les anomalies avant validation.
 

En adoptant un écosystème global sur une seule et même plateforme de gestion des dépenses, les entreprises gagnent en productivité, mais aussi en niveau de contrôle ; le risque fiscal étant externalisé et certifié par un tiers de confiance. Le traitement des notes de frais se fait ainsi automatiquement, de la réservation à la facturation. Sachant que les taux de TVA varient d’un secteur à un autre, d’un fournisseur à un autre ou encore selon les pays, l’automatisation se révèle plus que bénéfique.