Voyages d’affaires : conseils pour une reprise en toute sécurité

A l’occasion d’un webinar consacré à la sécurité lors des voyages d’affaires en période de Covid, International SOS et SAP Concur sont revenus sur les tendances et perspectives, ainsi que les pré-requis pour la reprise de la mobilité.

Alors que la pandémie de Covid-19 est toujours présente et que des variants (brésilien, britannique et sud-africain) sont apparus, la tendance est encore à la prudence en matière de voyage d’affaires. A terme, la vaccination devrait permettre d’endiguer la contamination et de retrouver une vie quasi-normale.

Selon une étude réalisée par SAP Concur en juin 2020 :

  • 34% des professionnels se sentent prêts à repartir en voyage dès la levée des restrictions, et 60% sont positifs à l’idée de re-voyager ;
  • 97% des professionnels espèrent un retour à un rythme normal ;
  • 40% des Travel Managers prévoient de mettre en place, à court terme, des approbations préalables aux déplacements ;
  • 25% des professionnels envisagent de privilégier les trajets les plus courts comme les vols directs ;
  • 38% affirment que leur santé et leur sécurité sont leur priorité absolue lorsqu’ils voyagent ;
  • 41% s'attendent à limiter l’utilisation des transports en commun et 30% prévoient d’utiliser leur véhicule personnel pour voyager.

De son côté, International SOS a déjà observé une reprise des déplacements professionnels essentiels depuis le troisième trimestre 2020. Dans le top 5 des secteurs d’activité qui ont eu le plus recours au voyage d’affaires : Ingénierie / Construction, High-tech et électronique, Service de transport, Retail et biens de consommation, Automobile, défense et aéronautique. Quant aux destinations, les plus prisées sont la France, la Chine, l’Allemagne, l’Italie, l’Espagne, le Royaume-Uni, les Etats-Unis, les Pays-Bas, les Emirats Arabes Unis et l’Inde.

L’impact du Covid-19 sur le voyage d’affaires

Autre enseignement relevé par SAP Concur : 96% des Travel Managers confient qu’ils n’étaient pas préparés à gérer les déplacements professionnels face à la crise. SAP Concur a d’ailleurs fait l’objet de nombreuses sollicitations depuis le début de la pandémie. “Les entreprises ont fait appel à nous, en urgence, pour acquérir une solution de Travel & Expense dématérialisée, de façon à mieux gérer les déplacements et les dépenses professionnelles, indique Julien Million-Rousseau, Director Solution Consulting chez SAP Concur. Cette hausse de la demande répond à plusieurs attentes et notamment : 

  • Le besoin d’utiliser un process de pré-approbation des déplacements, de façon à mieux encadrer les demandes pour des raisons financières, mais aussi et surtout sécuritaires.
  • Le besoin d’intégrer automatiquement les changements de taux de TVA afin d’éviter tout redressement fiscal. On observe 25 modifications de TVA dans le monde depuis l’année dernière.
  • Le besoin de dématérialiser la gestion des dépenses en raison du télétravail et de la suppression des échanges papier.

“Malgré l’envie de reprise, Moody’s estime une baisse durable du voyage d’affaires de l’ordre de 10% à 30% ; certains déplacements seront remplacés par des réunions à distance et des visio-conférences. Seuls les déplacements considérés comme essentiels seront maintenus. D’ailleurs, au-delà de la tendance visant à assurer un maximum de sécurité auprès des collaborateurs, nous avons aussi constaté une augmentation de la durabilité des déplacements. Les entreprises et leurs salariés sont de plus en plus sensibles à leur impact sur l’environnement, remarque Julien Million-Rousseau.

Les conditions pour la reprise de la mobilité

Certains voyages d’affaires demeurent effectivement essentiels pour maintenir l’activité des entreprises. C’est pourquoi dès maintenant, le challenge consiste à anticiper la reprise, en conciliant à la fois la protection des collaborateurs et la prise en compte des besoins pour assurer la continuité d'activité.

“Pour cela, chaque acteur au sein de l’organisation doit avoir accès à un maximum d’informations avant, pendant et après le voyage. Chez International SOS, nous avons développé une page sur l’ensemble des restrictions de voyage, de façon à informer nos clients sur les évolutions, et ce, au jour le jour. Disposer de ces informations - évolution de la vaccination, passeports sanitaires, restrictions à l’entrée, exacerbation des risques sécuritaires tels que la désinformation ou la criminalité - permet de planifier et d'optimiser les déplacements”, souligne Charline Gelin, Directrice Sûreté chez International SOS.

Les habitudes vont profondément changer, y compris pour des destinations auxquelles les pays européens sont habitués. Ce qui va avoir pour conséquence un travail de préparation beaucoup plus important en amont. Les conseils de SAP Concur :

  1. S’informer quotidiennement auprès des RH, des agences, de SAP Concur, etc.
  2. Mettre à jour le profil et les coordonnées du collaborateur auprès de l’agence de voyage en cas d’urgence : e-mail de contact, téléphone professionnel et personnel si besoin…
  3. Réserver via les canaux corporate de façon à assurer une traçabilité optimale et adopter des outils de contrôle de l’open-booking
  4. Respecter les procédures d’approbation de façon à assurer une sécurité maximale
  5. S’assurer des conditions de déplacement d’un point de vue sanitaire (test PCR, vaccin, etc.)

En tant que partenaires, International SOS et Concur font bénéficier à leurs clients d’une intégration technique des données. Cela permet ainsi aux entreprises et à leurs collaborateurs d’avoir un suivi des données de réservation et de localisation, de recevoir des alertes et des renseignements en matière de santé et de sécurité, mais aussi d’avoir accès à une assistance mondiale 24h/24 et 7j/7.

Vous souhaitez anticiper la reprise du voyage d’affaires dans votre entreprise dans les meilleures conditions ? N’hésitez pas à regarder le webinar organisé par International SOS avec SAP Concur pour en savoir plus !

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