Quelles sont les règles pour dématérialiser une note de frais ?

23 mai 2019.

Cette date ne signifie peut-être rien pour vous, mais pour tous les directeurs administratifs et financiers, les salariés en déplacement professionnel et les chefs d'entreprises, c'est une journée importante. En effet, c'est à cette date que l'arrêté « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale » est paru. 

Et il est plus important que vous ne pouvez l'imaginer, car concrètement, vous pouvez enfin, officiellement jeter vos reçus papier à la poubelle et dématérialiser toutes vos notes de frais.

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Les avantages de la dématérialisation n'ont (normalement) plus à convaincre personne : c'est plus simple, plus facile, plus rapide, plus sûr, tout en étant moins coûteux. Toutefois, dématérialiser ses notes de frais nécessite aussi un peu de méthode, car il existe des règles à respecter. Faisons le tour du sujet ensemble.

Comment dématérialiser ses notes de frais ?

D'un point de vue technique, il existe quelques règles à suivre qui sont encadrées par l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales :

  • Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
  • La numérisation peut être réalisée par l'entreprise ou par un tiers, tant que les règles sont respectées.
  • Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
  • Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées. 

À partir du moment où ces règles sont suivies, les entreprises sont donc libres d'utiliser l'outil, la technique ou la plateforme qu'elles souhaitent. Et c'est justement là où tout se joue. Car dématérialiser ne veut pas dire nécessairement optimiser le traitement si les processus internes ne sont pas adaptés à cette nouvelle réalité.

Quel outil utiliser pour dématérialiser une note de frais ?

Dématérialiser signifie transformer un document papier en fichier numérique. Mais si celui-ci doit encore être imprimé pour être signé à la main dans un dossier, puis renvoyé au service comptable par courrier interne, la démarche n'est guère plus rapide et efficace qu'avec une gestion papier traditionnelle. Ce qui compte, c'est donc d'utiliser les bons outils pour intégrer la dématérialisation dans une stratégie globale.

Depuis un smartphone

Commençons par le plus simple : vous ne devez pas utiliser n'importe quelle application mobile pour prendre en photo votre reçu de note de frais. En effet, l'application appareil-photo qui est par défaut installée dans tous les smartphones Android et iOS est sans doute parfaite pour un usage quotidien, mais très loin de convenir pour un usage professionnel visant à assurer la conformité de vos lignes de dépenses.

En revanche, votre smartphone peut tout à fait être utilisé à condition que vous ayez préalablement installé une application professionnelle de gestion des notes de frais. Il en existe de nombreuses et il est important de s'assurer que les fonctionnalités clés soient bien présentes, comme :

  • La reconnaissance de caractère pour transcrire un reçu numérisé en ligne de dépense.
  • La capacité de l'intelligence artificielle de garantir la conformité d'une facture numérisée.
  • La gestion du workflow de validation interne.
  • L'intégration avec n'importe quels outils financiers et comptables.
  • L'extension possible du périmètre d'action de l'application, qui doit être capable d'aller de la réservation au remboursement dans un seul environnement.

Bien choisir son application est donc critique, car si le smartphone peut devenir le premier canal de numérisation des notes de frais, il faut aussi penser de manière omnicanale.

Depuis un ordinateur

Il est aussi possible d'utiliser le même logiciel depuis un ordinateur. Cette flexibilité permet alors de numériser ses notes de frais depuis un scanner professionnel ou une imprimante multifonction, par exemple, et d'y appliquer les procédures de sécurité recommandées par la loi. 

Ensuite, il ne reste plus qu'à envoyer le fichier numérisé dans la plateforme en ligne afin d'intégrer une nouvelle ligne de dépense. Là aussi, le logiciel doit être capable de la reconnaître et de l'interpréter pour faciliter le traitement.
 

Depuis un smartphone ou un ordinateur, la dématérialisation est changement important pour les entreprises. Elle facilite les processus internes, fait gagner du temps et permet de travailler plus efficacement. C'est aussi l'occasion de mettre à jour sa politique interne pour mieux refléter cette simplification qui sera appréciée par tous vos salariés en déplacement.

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