Quel journal pour les notes de frais ?

Dans toutes les entreprises, l'écriture et la saisie des opérations comptables passent par un document appelé « journal ». Ce dernier comporte tous les mouvements de trésorerie qui doivent être détaillés et inscrits jour après jour par ordre chronologique. Or, si certaines TPE peuvent se contenter d'un seul journal, on devrait en réalité plutôt parler des journaux comptables. En effet, chacun d'entre eux est adapté à une situation en particulier et la gestion des notes de frais n'y fait pas exception. Explications.

Quel journal utilisé pour sa comptabilité ?

Les entreprises doivent produire leur comptabilité sur un exercice en particulier. Cette période peut débuter à tout moment, tout au long de l'année, et elle regroupe l'ensemble des mouvements financiers liés à l'activité de l'entreprise. Selon l'organisation de celle-ci, il existe plusieurs types de journaux comptables. Si ces derniers peuvent être nombreux dans les grands groupes internationaux à l'organisation complexe et parfois avec de multiples filiales, en France et à l'étranger, la plupart des entreprises comptent généralement une dizaine de journaux comptables. Ces derniers sont directement intégrés et créés par le logiciel utilisé par le service comptable selon la nature des opérations.

Quelle que soit sa finalité, chaque journal doit au moins contenir les informations suivantes pour chaque opération :

  • La date de la transaction.
  • L’intitulé et le numéro des comptes.
  • Le type de mouvement (crédit ou débit).
  • Le montant de la transaction.
  • Le libellé de la transaction (nature ou sujet).

Les opérations des journaux comptables auxiliaires comme celui des achats, des ventes, de la banque ou de la caisse sont ensuite consolidées au sein d'un journal central. Il peut y avoir autant de journaux auxiliaires que nécessaire. Quelques exemples :

  • Le journal des achats.
  • Le journal des frais généraux.
  • Le journal de vente.
  • Le journal de banque .
  • Le journal de caisse.
  • Le journal des abonnements.
  • Le journal des charges périodiques.
  • Le journal des charges sociales.
  • Le journal de déclaration de TVA.
  • Le journal des opérations diverses.
  • Le journal des salaires et charges.

Tous ces journaux ne sont, bien sûr, pas obligatoires et vous êtes libre de créer ceux qui sont pertinents pour votre activité. Les TPE et certaines PME ont tendance à simplifier leur comptabilité au maximum. C'est ainsi que les écritures de la déclaration de TVA et celles liées aux rémunérations de salariés sont inscrites dans le journal des opérations diverses.

Comment intégrer ses notes de frais dans son journal ?

La présence de plusieurs journaux comptables s'explique par la volonté de catégoriser et de faire ressortir certaines données à des fins d'analyse. C'est particulièrement le cas pour les notes de frais. Il n'existe pas une manière unique d'intégrer ses notes de frais dans un journal en particulier. Toutefois, la plupart des mouvements passent soit comme une facture fournisseur, soit par le journal des opérations diverses.

Si l'intégration des notes de frais est un mécanisme qui est bien connu et maîtrisé par les logiciels comptables, la manière dont celles-ci sont traitées peut considérablement ralentir les processus internes liés aux transactions (soumission, validation, paiement, demande de remboursement, approbation, traitement et exécution). Il n'est pas rare de voir encore des services comptables travailler à la main sur des formulaires au format papier afin d'intégrer les écritures dans un logiciel spécifique.

C'est la raison pour laquelle la digitalisation de vos notes de frais constitue un gain de temps, d'argent et d'énergie considérable. Vous pouvez d'ailleurs calculer le retour sur investissement et l'argent économisé grâce à notre simulateur.

Selon la solution de frais professionnels retenus, il est important que celle-ci puisse bien s'interfacer avec votre logiciel comptable. Cela permet, par exemple, d'automatiser la communication entre l'outil de notes de frais et votre comptabilité. L'application peut intégrer dans le journal approprié les bonnes transactions, avec des interventions humaines minimales. Une bonne pratique pour s'assurer de la conformité de vos notes de frais et de votre journal comptable.
 

Si une gestion rigoureuse des journaux comptables est essentielle, en particulier pour les notes de frais qui peuvent être très nombreuses, cette même rigueur doit également transparaître dans la gestion des frais professionnels.

En effet, au-delà de la conformité avec l'administration fiscale, il est important que ce travail puisse être un levier d'optimisation et non un coût technique et organisationnel. De la gestion du flux de validation à la réservation en ligne, en passant par l'archivage numérique sécurisé dans le cloud, et l'intégration dans le bon journal comptable, la digitalisation des notes de frais est un vrai bond en avant pour les organisations n'ayant pas encore passé le cap.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à télécharger l'Executive Summary du rapport IDC sur la Transformation Digitale et à découvrir Concur Expense pour la gestion de vos notes de frais.

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