Carte bancaire corporate : quels en sont les avantages et les inconvénients ?

La note de frais fait partie des incontournables de toutes les entreprises. Néanmoins, celle-ci peut s'avérer complexe à faire, chronophage, voire frustrante pour les collaborateurs, en particulier si vous n'êtes pas équipé d'une solution technologique adaptée. C'est la raison pour laquelle, il est fréquent de disposer d'une carte bancaire corporate pour régler les grands postes de dépenses pour les voyages professionnels. 

Pourtant, cette décision fait parfois hésiter. Faut-il se doter d'une carte corporate ? Si oui, combien ? Qui doit en être le responsable ? Comment contrôler les dépenses ? Pour en savoir davantage, voyons ensemble les avantages et les inconvénients d'une carte bancaire corporate dans une organisation.

Les avantages de la carte bancaire corporate

Avoir une carte bancaire professionnelle apporte une flexibilité bienvenue en matière de gestion administrative pour les dépenses professionnelles. Mais elle a aussi bien d'autres avantages.

Elle limite la pression financière sur les salariés

Lorsqu'un collaborateur est en déplacement professionnel, son budget personnel peut vite être impacté. La règle générale est qu'il avance les frais avant d'en demander un remboursement à son retour, si les dépenses sont légitimes et justifiées. Or, certaines organisations peuvent mettre beaucoup de temps à rembourser leurs équipes. Avec la carte bancaire corporate, le coût des déplacements est directement prélevé sur le compte de l'entreprise. Pour les salariés, c'est un changement de paradigme important.

Elle comprend des services complémentaires

Selon le type de carte, les dépenses effectuées peuvent être couvertes avec plusieurs services utiles. C'est, par exemple, le cas des assurances pour les locations de voiture, les retards d'avion ou les pertes de bagages. Vos salariés peuvent aussi cumuler des points à chaque dépense qui serviront à financer d'autres voyages. Enfin, en cas de perte, de vol ou de fraude, les risques sont souvenus contenus et limités.

Elle centralise les dépenses

Les notes de frais peuvent provenir de dizaines ou de centaines de collaborateurs différents, avec des moyens de paiements divers : carte, chèque, liquide, voire des services en ligne comme PayPal pour les paiements sur internet. Pour s'y retrouver, c'est compliqué ! La carte bancaire corporate centralise les dépenses avec un compte unique. Depuis une seule interface bancaire, votre service comptable peut piloter et mesurer les dépenses professionnelles.

Elle évite les dépenses perdues ou en retard

Par définition, le DAF aime ce qui est prévisible et mesurable. Et c'est justement, le rôle de la carte corporate. Terminé les notes de frais perdues qui ressurgissent plusieurs mois, voire plusieurs années dans les cas les plus extrêmes, après avoir été dépensées. La carte professionnelle consolide l'information en temps réel et permet de construire un tableau de bord utile pour optimiser la gestion de sa trésorerie.

Les inconvénients de la carte bancaire corporate

Qui dit droit à dépenser dit aussi risques et responsabilités. Pour l'entreprise, il est essentiel de savoir à quoi elle s'expose en laissant une carte bancaire dans les mains de ses collaborateurs.

Elle peut créer un double système de gestion

Pour le service comptable, rechercher les dépenses effectuées avec une carte corporate peut vite tourner au cauchemar. Parce qu'elle est facile d'utilisation, la pression est moindre sur l'obligation d'exemplarité en matière de processus internes. Il n'est donc pas rare de perdre du temps à retracer et rapprocher les dépenses, voire de créer un système de gestion parallèle en l'absence d'outils de gestion des frais professionnels.

Elle nécessite une attention de tous les instants

Faire circuler une carte dans ses services n'est pas une fin en soi. Il faut constamment surveiller le fonctionnement de la carte et s'assurer qu'elle soit bien utilisée dans les règles de l'art. Cela veut donc dire mettre à jour la politique de voyage, créer des processus et des règles spécifiques, ajuster les règles de transactions comme les plafonds et les fournisseurs autorisés, et surveiller les dépenses en continu. 

Elle n'est pas toujours une solution idéale

Avoir une carte bancaire corporate à sa disposition est aussi une tentation pour les managers peu scrupuleux. Là où ils hésiteront à se servir d'une carte personnelle, car les contrôles de notes de frais et les remboursements sont complexes, une carte corporate rend la dépense facile. Raison de plus pour muscler ses processus de contrôle. D'autre part, il existe des situations où il vaut mieux utiliser d'autres moyens de paiement, comme les dépenses en ligne par exemple. Dans ces cas, une carte virtuelle à usage est plus sécurisée pour éviter tout risque de piratage.

Choisir d'intégrer une carte bancaire corporate dans ses solutions de paiements est une décision qui doit être mûrement réfléchie. En général, elle est liée au volume et à la fréquence des transactions réalisés pour vos déplacements professionnels. À partir d'un certain niveau, la carte corporate vous fera gagner beaucoup de temps et d'argent, en particulier si elle est connectée à un outil de gestion de frais professionnels performant.

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