Frais kilométriques : comment calculer le kilométrage avec Drive

Calculer les frais kilométriques de manière précise, conforme et sans surcharge administrative est un véritable casse-tête pour les directions administratives et financières. Entre les déclarations approximatives, les oublis, les règles fiscales complexes et les risques de redressement lors d’un contrôle URSSAF, les enjeux sont nombreux. C’est précisément pour répondre à ces défis que SAP Concur propose la solution Drive : un outil de calcul automatisé des kilomètres professionnels basé sur la géolocalisation GPS.

Une réponse aux limites du déclaratif

En matière de frais kilométriques, les déclarations manuelles sont encore la norme dans de nombreuses entreprises. Pourtant, il est courant que les collaborateurs surestiment involontairement les distances parcourues. Un détour non justifié, une estimation approximative ou un oubli dans la déclaration peuvent fausser les calculs — et exposer l’entreprise à des dépenses excessives ou à des irrégularités fiscales.

Drive supprime l’incertitude. Grâce à sa technologie GPS intégrée, l’application enregistre automatiquement les trajets effectués avec un véhicule personnel dans le cadre professionnel. Les distances sont calculées au kilomètre réel, sans intervention humaine, et donc sans risque de manipulation ou d’erreur.

Chaque trajet est documenté et horodaté. Ces données horodatées constituent une preuve solide en cas de contrôle URSSAF ou d’audit interne. L’outil permet ainsi de se conformer aux exigences réglementaires en matière de remboursement des frais professionnels, notamment les barèmes kilométriques publiés chaque année.

Fonctionnalités clés de Drive : un outil pensé pour la conformité

Drive ne se limite pas à enregistrer un nombre de kilomètres. Il propose un panel de fonctionnalités conçues pour sécuriser le processus de bout en bout.

L’utilisateur peut activer Drive en mode « set-it-and-forget-it » : l’application détecte automatiquement le début et la fin d’un trajet professionnel. Il peut aussi déclencher et arrêter manuellement l’enregistrement, selon ses préférences. Surtout que tous les trajets ne sont pas remboursables. Drive permet de classer chaque trajet comme professionnel ou personnel. Les trajets personnels peuvent être exclus facilement des notes de frais, évitant ainsi toute confusion ou fraude involontaire.

Grâce à l’application mobile SAP Concur, l’utilisateur retrouve en un seul endroit toutes ses fonctionnalités de gestion des frais, y compris Drive. À la fin d’un trajet, il reçoit une notification lui permettant d’ajouter le kilométrage à sa note de frais en un clic. Il peut aussi choisir une configuration entièrement automatisée, avec soumission automatique des trajets professionnels.

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Pour les équipes financières : gain de temps, conformité, maîtrise des coûts

Du point de vue des directions financières, Drive permet de reprendre le contrôle sur un poste de dépense opaque : les frais liés à l’usage de véhicules personnels. En éliminant les déclarations auto-rapportées, Drive réduit drastiquement les erreurs, arrondis hasardeux ou surévaluations volontaires. L'entreprise paie ce qui est réellement dû, et rien de plus. Les trajets enregistrés sont synchronisés en temps quasi réel avec les systèmes de gestion de dépenses. Cela permet aux responsables financiers d’avoir une visibilité instantanée sur les dépenses de mobilité, de mieux anticiper les budgets et d’identifier rapidement d’éventuelles anomalies.

Les données précises fournies par Drive facilitent le suivi et l’archivage des trajets. Elles permettent aussi de justifier les remboursements effectués en cas de contrôle, réduisant les risques de redressement. De plus, la solution s’adapte à de nombreux profils d’utilisateurs : commerciaux itinérants, techniciens de maintenance, consultants, ou encore managers multi-sites. Ainsi, si on prend l'exemple d'un commercial effectuant des tournées quotidiennes, il peut automatiser l’enregistrement de ses trajets. En fin de journée, l’ensemble de ses déplacements est prêt à être intégré dans sa note de frais, sans ressaisie ni reconstitution manuelle.

De plus, Drive prend en charge de nombreuses langues et permet de mesurer les distances en kilomètres ou en miles. Il est donc parfaitement adapté aux organisations présentes dans plusieurs pays, avec des équipes mobiles dispersées.

Les directions financières peuvent configurer Drive en fonction des politiques de remboursement propres à l’entreprise : seuils de déclenchement, types de trajets éligibles, barèmes spécifiques. Elles sont ainsi la garantie d'une conformité aux règles fiscales, mais aussi de la politique interne de l'entreprise. Avec des tableaux de bord et la surveillance des indicateurs clés, l'application permet d’identifier les opportunités d’optimisation. C'est, par exemple, le cas pour la rationalisation des déplacements, le regroupement de visites, ou encore le passage à des alternatives plus économiques.

Drive permet aux entreprises de moderniser la gestion des frais kilométriques en alliant simplicité d’usage, exactitude des données et conformité réglementaire. En supprimant les zones grises du déclaratif et en automatisant le processus, la solution offre un triple bénéfice : soulager les collaborateurs, sécuriser les finances, et réduire les risques de contrôle. Pour les directions administratives et financières, c’est un levier stratégique pour transformer un poste de dépense historiquement opaque en un processus maîtrisé, transparent et conforme.

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