4 types de fraude aux notes de frais à surveiller

Pour de nombreuses entreprises, la fraude aux notes de frais est une réalité malheureuse — et coûteuse. Des études montrent que la fraude globale a augmenté ces dernières années, pouvant coûter jusqu'à plusieurs dizaines de milliers de dollars par an à une entreprise. Pour compliquer davantage la situation, il faut en moyenne 12 mois avant qu'un cas de fraude ne soit détecté.

Heureusement, savoir comment la fraude aux notes de frais peut survenir — et mettre en place les mesures de contrôle et les technologies adaptées — permet de mieux protéger votre entreprise.

L'impact de la fraude aux notes de frais

Les dépenses frauduleuses peuvent avoir un impact significatif sur les résultats d'une entreprise. Selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 5 % des revenus annuels d'une organisation sont perdus chaque année en raison de la fraude, ce qui entraîne une perte de revenus moyenne de 8 300 $ par mois.

Et la fraude est en hausse. En mai 2022, l'ACFE a constaté que 51 % des entreprises interrogées avaient découvert plus de fraudes depuis le début de la pandémie, 71 % des entreprises s'attendant à une augmentation des cas de fraude au cours de l'année suivante, ce qui rend essentiel pour les entreprises de rester vigilantes sur les notes de frais.

Pour en savoir plus, consultez notre Rapport de recherche sur la fraude 2022.

À quoi ressemble la fraude aux notes de frais ?

Savoir quoi rechercher lorsque vous essayez d'identifier la fraude aux dépenses et autres dépenses non conformes est une première étape cruciale pour protéger votre entreprise. Vous voulez éviter que votre entreprise ne devienne une statistique ? Voici quatre exemples courants de stratagèmes de fraude aux dépenses à surveiller.

1. Fraude par caractérisation erronée des dépenses

Les dépenses mal caractérisées sont définies comme des achats non liés à l'entreprise déclarés comme des dépenses professionnelles. Une enquête Pulse commandée par SAP Concur a révélé que 65 % des voyageurs d'affaires ont admis que les dépenses douteuses provenaient d'employés essayant intentionnellement de se faire rembourser des dépenses personnelles. Que les dépenses soient mal caractérisées intentionnellement ou par erreur, elles peuvent entraîner des pertes préjudiciables pour les entreprises.

Les experts de SAP Concur ont entendu des auditeurs raconter des histoires de soumissions de dépenses non conformes plutôt scandaleuses. Elles incluent :

• Entrée dans un parc à thème pour quatre personnes.
• Une croisière classée comme voyage d'affaires.
• Huit lignes téléphoniques pour la famille de l'employé pendant un an.
• Un repas d'affaires de 2 000 $, avec le conjoint de l'employé et deux amis inscrits comme participants.

Découvrez d'autres soumissions de dépenses douteuses excessives — et comment les prévenir — auprès des experts de SAP Concur dans notre webinaire Se défendre contre la fraude avec les meilleures pratiques.

2. Fraude aux dépenses par réclamation falsifiée

La fraude aux dépenses par réclamation falsifiée se produit lorsqu'une note de frais est soumise avec de faux documents (chèques, factures ou reçus créés numériquement à l'aide d'une application de conception) ou avec des reçus vierges volés.

Les faux reçus joints ont souvent été pris chez un fournisseur (restaurants, hôtels, taxis) et remplis avec des montants gonflés et falsifiés. Par exemple, lorsqu'un employé achète un article à son coût réel (disons, 30 $) mais qu'il apparaît sur une note de frais pour un montant beaucoup plus élevé (disons, 150 $). Cela se fait en modifiant un reçu, une facture ou un autre document existant. Ainsi, au lieu d'être remboursé par l'entreprise pour 30 $, l'employé reçoit 150 $ et gagne 120 $ sur la transaction grâce au document modifié.

Un autre exemple de fraude aux dépenses par réclamation falsifiée consiste à prendre des reçus appartenant à un ami ou à un membre de la famille et à les déclarer dans une note de frais comme étant les vôtres.

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3. Fraude aux dépenses par réclamation gonflée

Les dépenses gonflées constituent un autre type de fraude aux dépenses. Un exemple de ce type de fraude est l'achat excessif.

Un employé pourrait acheter trop de fournitures de bureau et conserver le reçu de 500 $, puis retourner une partie des fournitures pour un remboursement avec un nouveau reçu de 200 $. En ne soumettant que le premier reçu de 500 $, l'employé empoche la différence de 300 $ entre les deux reçus.

4. Fraude aux dépenses par réclamation multiple

La fraude aux dépenses par réclamation multiple peut être difficile à détecter. Elle se produit lorsque, par exemple, un service ou un produit qui a été acheté et soumis pour approbation en janvier est soumis à nouveau en mars et peut-être même à nouveau en août dans l'espoir que les approbateurs ne le remarqueront pas. La réclamation pourrait même être soumise à différents approbateurs dans l'entreprise.

Sans aperçu de l'historique de la dépense, ces approbateurs ne savent pas que la dépense a déjà été soumise et peut-être déjà approuvée par quelqu'un d'autre.

Comment identifier et réduire la fraude aux notes de frais

Détecter et atténuer la fraude aux dépenses nécessite souvent l'utilisation d'une combinaison d'outils, de stratégies et de processus. Voici quelques conseils pour réduire les risques au sein de votre entreprise.

• Établir un argumentaire commercial pour prioriser une stratégie anti-fraude – y compris l'élaboration de meilleurs processus.
• Identifier les activités frauduleuses courantes en matière de dépenses – particulièrement dans votre entreprise.
• Travailler avec les employés pour minimiser la fraude et les erreurs – y compris créer une politique de dépenses claire et fournir une formation régulière sur la conformité des dépenses.
• Envisager d'utiliser une application mobile pour capturer les reçus au moment de l'achat – cela facilite la soumission des dépenses par les employés et pourrait réduire le potentiel de fraude.
• Envisager d'utiliser l'automatisation financière pour repérer les dépenses potentiellement non conformes, augmenter la précision des audits et réduire le temps passé par votre équipe financière à rapprocher les dépenses.

Vous pouvez trouver plus de conseils dans notre eBook, 6 conseils pour favoriser la conformité, identifier la fraude et minimiser les charges de travail.

Dans les exemples décrits ci-dessus, la fraude est intentionnelle. Mais dans de nombreux cas, le risque lié aux dépenses est accidentel ou résulte d'une confusion quant à ce qui est acceptable ou non. Quoi qu'il en soit, la bonne nouvelle est que la mise en place de contrôles anti-fraude est associée à des pertes moindres et à une détection plus rapide.

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