Voyage d’affaires : digitaliser les réservations offline, c’est possible !

En prévision d’un voyage d’affaires, le collaborateur passe souvent par un ordre de mission. Parfois, la réservation peut se faire simplement en ligne dans Concur Travel. Dans d’autres cas, le voyage d'affaires est plus complexe à organiser et nécessite l’envoi d’une demande auprès d’une agence de voyage pour obtenir plusieurs devis. Seul hic : la confirmation du devis est réalisée en dehors de la plateforme Concur Travel & Expense, et l’ordre de mission n’est pas valorisé. En réponse à cette problématique, SAP Concur s’est appuyé sur son partenaire VoyagExpert pour co-développer et tester une API permettant de créer une passerelle entre la plateforme Travel et les agences de voyage. 

Les voyages d’affaires organisés intégralement en ligne

En effet, pour que l’intégralité des voyages d’affaires soient organisés et réservés en ligne, SAP Concur et VoyagExpert ont collaboré depuis près d’un an pour optimiser la version initiale d’une fonctionnalité baptisée Agency Proposal. En tant que partenaire Elite, soit le plus haut niveau d’accréditation pour les TMC (Travel Management Company), VoyagExpert a testé la solution et fait ses retours pour améliorer les processus. Les deux entreprises ont travaillé conjointement pour définir le cahier des charges et les différents scripts permettant une remontée optimale. En France, seules deux agences - American Express et CWT - proposaient une solution équivalente. 

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Comment organiser un voyage d’affaires offline dans la plateforme ?

Comment ça fonctionne ? Pour organiser son voyage d’affaires, le collaborateur se connecte directement à Concur Travel ou au logiciel d'ordre de mission Concur Request. L’ordre de mission est transmis à l’agence de voyage via une API. Pas besoin de sortir de la plateforme Concur. L’agence réalise des simulations en ligne qu’elle renvoie au collaborateur. Ce dernier sélectionne la proposition la plus adaptée qui est automatiquement intégrée à l’ordre de mission et le modifie en conséquence. L’ordre de mission ainsi valorisé est soumis à validation. Les autres propositions restent disponibles et consultables par l’approbateur.  

Une gestion du voyage d’affaires en toute transparence

Pour l’entreprise, le collaborateur et le manager, la gestion du voyage d’affaires se fait en toute transparence dans Concur Request. Agency Proposal facilite le traitement des réservations offline via l’ordre de mission, contribue au respect de la politique voyage, évite une rupture dans le parcours de réservation et donne une meilleure visibilité et un contrôle total sur la gestion d’un voyage d’affaires : de la demande de devis jusqu'à la réservation.

En tant que partenaire Elite TMC de SAP Concur, VoyagExpert possède une maîtrise fonctionnelle de la Plateforme Concur Travel & Expense et contribue à l’expérience d’entreprise intelligente. L’agence de voyages réalise actuellement un pilote avec l’un des clients. Agency Proposal sera disponible prochainement pour toutes les agences de voyage qui souhaitent faciliter et fluidifier la gestion des réservations de voyages d'affaires pour leurs clients. 

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A propos de VoyagExpert

VoyagExpert est une agence de voyages d’affaires française forte de 40 ans d’expérience spécialiste de SAP Concur

Grâce à la certification Elite Partner qui est le plus haut niveau d’accréditation agence de voyages par SAP Concur, SAP Concur a reconnu l’excellence des équipes techniques et leur maîtrise à la fois de la solution et de son outil de mid office Compleat.

En tant que TMC Elite Partner, VoyagExpert démontre son aptitude la plus complète parmi les niveaux du programme de partenariat SAP Concur avec une parfaite maîtrise des solutions telles que Concur Travel, Concur Expense, Concur Compleat (automatisation des transactions), Concur TripLink et plus encore grâce aux solutions SAP Concur. Cette certification a également prouvé la norme la plus élevée pour les configurations, l'assistance et la livraison optimisées de Concur Travel.

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