Gestion note de frais : 6 pratiques à ne plus utiliser

Un collaborateur en déplacement est finalement quelque chose d'assez banal pour une entreprise. En revanche, ce qui l'est moins, c'est l'efficacité avec laquelle elle peut traiter les notes de frais de ses salariés. En dépit des nombreux outils disponibles, de la transformation numérique et des options de cloud computing toujours plus accessibles, la gestion des frais professionnels n'est pas toujours optimale. 

Complexes, chronophages, sources d'erreurs, mobilisatrices de ressources, coûteuses… les notes de frais souffrent d'une mauvaise réputation. Et pour améliorer vos processus internes, il existe de nombreuses solutions. La première d'entre elles consiste à identifier les pratiques les plus courantes à proscrire le plus rapidement possible. Petit florilège (non exhaustif).

Utiliser Excel pour gérer vos notes de frais

Aussi puissant que puisse être un tableur comme Excel (ou son équivalent chez Google ou Apple), ce n'est pas un outil utile pour vos notes de frais. Avec Excel, la gestion de vos déplacements est lente, source d'erreur, loin d'être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions. Fichier qui plante, erreur de synchronisation, collaboration limitée, problème de formule, copier-coller hasardeux, erreur humaine… la liste est longue !

Ne pas avoir de politique de voyage

Dans certaines entreprises, les décisions liées aux déplacements professionnels dépendent des managers, voire du PDG lui-même. Sans politique de voyage, c'est la norme, la tradition et l'histoire de l'entreprise qui imposent le cadre réglementaire. Quel plafond imposer ? Comment se déplacer ? Quel est le processus de remboursement ? Qui s'en occupe ? Sous combien de temps ? Avec quels fournisseurs faire affaire ? La politique de voyage donne un cadre et structure vos déplacements professionnels. Ne pas avoir, c'est laisser libre cours à l'approximation, au jugement de valeur et au favoritisme (conscient ou non).

Exiger un reçu en version papier

Un reçu en version électronique est désormais parfaitement acceptable et accepté par l'administration fiscale et par l'URSSAF, tant qu'il respecte les règles de conformité en vigueur. Si votre entreprise exige encore un reçu en version papier, cela ralentit le traitement des notes de frais. Sans compter que les reçus en version papier peuvent se perdre entre deux services ou s'effacer avec le temps. Pour optimiser vos ressources, il est temps de digitaliser vos notes de frais.

Rembourser sans justificatif

C'est une faute importante qui peut être punie dans le cadre d'un contrôle des pouvoirs publics pour une raison simple : elle ouvre la porte aux fraudeurs qui peuvent en profiter. Sans compter que le DAF, le comptable ou le PDG pourrait utiliser son pouvoir discrétionnaire pour favoriser un salarié plutôt qu'un autre. La règle doit pourtant être suivie à la lettre : pour éviter un redressement, toute dépense professionnelle doit être légitime et justifiée.

Archiver de manière physique

Les dossiers des notes de frais doivent être accessibles en cas de contrôle, d'audit, ou de vérification interne. Elles doivent donc être archivées de manière professionnelle, dans une salle consacrée à cet usage ou chez un prestataire tiers. Or, l'archivage physique coûte cher, prend de l'espace lorsqu'il est dans vos locaux et peut être très consommateur de ressources (organisation de l'espace, établissement des règles, recherches de documents spécifiques, etc.). Sans compter qu'en cas d'incendie ou d'inondation, vous risquez de tout perdre. Parfois, c'est aussi lors d'un déménagement que certaines boîtes à archives peuvent s'égarer. 

Avec l'archivage numérique, tous vos dossiers sont hébergés dans le cloud, accessibles en tout temps depuis n'importe quel terminal et intègrent des fonctionnalités de recherche avancée pour avoir rapidement la bonne information au bon moment.

Accepter les mauvais justificatifs

Qu'ils soient physiques ou numériques, tous les justificatifs ne sont pas acceptés pour faire rembourser un déplacement professionnel. Votre service comptable doit donc être particulièrement vigilant et refuser les tickets de carte bancaire, les devis et autres justificatifs qui ne constituent pas une facture en bonne et due forme. 

Chaque facture doit également répondre aux normes en vigueur : mentions légales, intitulé de la dépense, adresse et numéro de TVA du fournisseur, nom inscrit sur la facture, etc. Pour éviter de considérer n'importe quel document en tant que reçu officiel, il est important de bien former votre équipe comptable, vos collaborateurs et mettre en place un système de contrôle clair et formel.

 

Gérer les notes de frais d'une entreprise n'est pas une tâche facile. Pourtant, il existe des options permettant d'alléger cette charge. C'est ainsi qu'une plateforme de gestion de frais professionnels participe à la digitalisation de votre organisation en simplifiant les processus, en assurant un meilleur suivi interne, en stockant les données dans le cloud et en accélérant le remboursement pour vos salariés. Plus efficace et moins coûteux : c'est du gagnant-gagnant.

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