Comment faire une note de frais ?

Les notes de frais font partie du quotidien des entreprises. Déplacement professionnel en France ou à l'étranger, repas, transport, achat de fournitures, abonnement à un service, inscription à un événement… les motifs de dépenses sont nombreux. Toutes les entreprises n'ont d'ailleurs pas la même tolérance face aux notes de frais et peuvent imposer des limitations plus ou moins strictes selon les règles internes. En revanche, ce qui ne souffre d'aucune hésitation c'est la manière de les faire. Pour être admissible, chaque note de frais doit être conforme aux règles fiscales et administratives de l'entreprise. Explications.

Les fondamentaux de la note de frais

Une note de frais dispose d'un cadre très précis : elle doit concerner uniquement des dépenses qui sont liées à l'activité professionnelle et réglées par un moyen de paiement personnel.

Toutes les notes de frais sans exception doivent être justifiées. C'est-à-dire que chaque ligne de dépense est documentée par un reçu ou une facture qui doit être parfaitement lisible et compréhensible.

Dans les cas d'un déplacement à l'étranger, les entreprises appliquent différentes règles qui dépendent des usages internes. Certaines exigent des traductions, des attestations sur l'honneur ou des justificatifs bancaires par exemple.

En ce qui concerne les déplacements, les distances doivent aussi être mesurées par un outil de référence du type Google Maps.

Les notes de frais doivent enfin être raisonnables. Même si l'entreprise n'impose pas de plafond, elles doivent rester dans une acceptation « normale » selon des barèmes établis par l'administration fiscale. Le risque, c'est la requalification de la note de frais en avantage en nature. Oubliez donc le remboursement intégral des chambres d'hôtel à 5000 euros la nuit ou des repas à 800 euros le dîner. Rien ne vous empêche d'en profiter, mais la grande partie de ces dépenses ne pourront pas être remboursées par votre entreprise.

Que contient une note de frais ?

C'est un document interne à l'entreprise - idéalement avec un format standardisé pour tout le monde - et qui peut être produit en version papier ou numérique. Une note de frais contient la liste des dépenses avec les mentions suivantes :

  • Le type de dépense.
  • Le nom du prestataire ou du fournisseur.
  • Les montants en hors taxe et TTC, ainsi que la TVA.
  • La date.
  • Le mode de paiement.
  • Dans les cas où l'on invite une personne à manger, la liste des personnes présentes (internes et externes à l'entreprise).

Si chaque organisation a ses propres pratiques, dans les faits, détailler et documenter une note de frais permet de limiter les risques éventuels de litiges.

La question de la TVA dans les notes de frais

Pour l'entreprise, la note de frais est considérée comme un achat. Cela signifie qu'elle peut récupérer la TVA associée. C'est toutefois une démarche qui impose quelques règles. Pour être récupérable, la TVA doit être explicitement indiquée sur la facture ou le reçu. Si plusieurs taux sont appliqués, comme un taux normal et un taux réduit pour une même ligne de dépense, cela doit aussi être mentionné.

Enfin, le justificatif doit être au nom de l'entreprise et non au nom du salarié qui a effectué le règlement.

Il est également important de souligner que toutes les notes de frais ne permettent pas la récupération de la TVA. C'est, par exemple, le cas des frais de déplacement ou des indemnités kilométriques.

Faire une note de frais est une démarche commune et banale pour la plupart des professionnels. Pourtant, cela n'empêche pas les erreurs, les oublis ou les pertes de justificatifs qui peuvent causer des retards et des problèmes dans les traitements des demandes de remboursement. Réussir sa note de frais, c'est donc, avant tout, s'assurer d'une certaine rigueur dans son organisation quotidienne.


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