Comment construire ma politique de note de frais ?

La machine n'a pas imprimé de reçu.

Pourquoi ne suis-je toujours pas remboursé ?

Je n'ai pas dépensé tout le forfait, alors j'ai invité mon conjoint, ça ne change rien, pas vrai ?

J'ai pris une chambre un peu plus chère, mais mon manager n'a pas validé mon hôtel, car il était en vacances, donc c'est bon ?

Ce sont des questions et des remarques qui sont à la fois redondantes et qui ont le don d'agacer le service comptabilité lorsqu'il doit assurer la gestion des notes de frais.

C'est bien connu, la nature a horreur du vide. Et lorsque votre politique de note de frais est inexistante, obsolète ou inconnue, les salariés font la leur. Certains avec mesure et rationalité. D'autres, avec excès et manigances. Pour éviter de perdre du temps dans la gestion des notes de frais et limiter les risques liés à un contrôle potentiel, une seule solution s'offre à vous : une politique de note de frais. Une démarche qui est plus simple qu'elle n'y paraît.

Définir un circuit de validation

Qui valide quoi, quand et à quel moment ? En cas d'urgence ou d'absence, qui peut prendre le relais ? En cas de refus, quelle est la procédure à suivre ? Combien de temps avant un déplacement une demande doit être soumise ? Quel est le délai maximal entre la dépense et le remboursement pour ne pas impacter la trésorerie personnelle des collaborateurs ?

Ce ne sont que quelques exemples de questions auxquelles votre circuit de validation va devoir répondre. Le but est de s'assurer de construire un processus interne fluide, simple et permettant une bonne circulation de l'information, de la dépense au remboursement. Pour cela, il est important d'identifier le fonctionnement optimal, de le modéliser et de l'ajuster pour s'assurer qu'il doit bien être compris et accepté par tous. Un circuit de validation n'est pas un texte de loi ou un règlement intérieur complexe. C'est un document qui cartographie les grandes étapes et qui s'assure de traiter les exceptions les plus communes comme l'absence ou le retard de validation par exemple.

Plafonner les dépenses

L'entreprise ne peut, bien sûr, pas tout se permettre en termes de frais de déplacement. Pour garantir une équité globale et avoir une politique claire, il est nécessaire de définir des forfaits globaux pour les dépenses professionnelles. Cela peut être par exemple, 20 euros par repas et 100 euros par nuit d'hôtel avec ou sans le petit-déjeuner.

Mais on peut aussi aller plus loin en désignant des catégories des dépenses. C'est ainsi que les voyages en train peuvent être limités à la première classe afin de travailler plus efficacement pendant un déplacement. Certaines organisations peuvent même aller plus loin en créant des sous-catégories :

  • Billets de train en première classe pour les cadres et en seconde classe pour les non-cadres.
  • Billets d'avion en classe économique pour les vols inférieurs à 7 heures et classe affaires au-delà.
  • Limite de la puissance ou de la taille du véhicule pour les locations de voiture.
  • Non-remboursement des consommations du minibar des hôtels, qu’elles que soient les circonstances...

Ces plafonnements dépendent de la culture et des valeurs de l'entreprise. Mais ils doivent aussi être en adéquation avec les règles fiscales pour éviter tout risque de dérapage.

Clarifier le canal de soumission des notes de frais

Toutes les organisations n'utilisent pas les mêmes méthodes de travail pour la gestion des notes de frais. Certaines utilisent encore la version papier, d'autres un PDF, un tableur Excel ou une application mobile et une plateforme dédiée. Si l'efficacité de ces canaux est très variable selon les usages, ce qui compte c'est que la politique de note de frais précise clairement comment la faire.

Ne pas imposer de gabarit ou de cadre précis ouvre la voie à une normalisation des préférences personnelles. Et quand toutes les demandes arrivent au service comptabilité, le cauchemar commence ! Il est donc nécessaire de choisir un outil qui est accepté et intégré dans les comportements quotidiens.

Construire un calendrier pour avoir de la visibilité

Un calendrier permet d'imposer des bornes temporelles claires afin de garder le contrôle sur les dépenses professionnelles. Chaque date doit ainsi correspondre à une obligation particulière qui doit rythmer la vie de l'entreprise.

Quelques exemples de dates à intégrer dans votre politique :

  • Définir une deadline pour soumettre une note de frais : par exemple le dernier vendredi de chaque mois.
  • S'engager à rembourser les dépenses dans un délai raisonnable : par exemple dans les 30 jours ouvrés suivants la deadline du mois en cours.
  • Déterminer un cadre clair : par exemple refuser les notes de frais qui datent de plus de 6 mois.

Une fois terminée, votre politique de note de frais structure votre organisation. Grâce à elle, vos salariés pourront soumettre des remboursements en toute conscience et le traitement sera accéléré. Il est aussi possible de la mettre à jour régulièrement, en particulier pour intégrer de nouveaux usages comme l'utilisation de services du type Uber ou AirBnB en déplacement, ou encore à l'occasion de l'adoption d'un outil numérique de gestion et de centralisation des notes de frais.

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