Comment Arago Consulting et SAP Concur accompagnent Pernod Ricard
A l’occasion de ses Business Class organisée sous format webinar le 24 mars dernier, SAP Concur a invité Arago Consulting. Les partenaires sont revenus sur leur collaboration pour le compte de Pernod Ricard qui déploie la solution SAP Concur dans toutes ses entités.
Depuis deux ans, le groupe de vins et spiritueux a fait appel à Arago Consulting et SAP Concur pour harmoniser son processus de gestion des notes de frais. Présent dans plus de 70 pays, avec plus de 20 000 collaborateurs, Pernod Ricard dispose initialement d’un système différent dans certaines entités. Une situation qui ne permet pas de rationaliser les processus RH, finance et achats, et de réaliser des économies.
Une harmonisation au spectre large
Au préalable, Arago Consulting a procédé au début de l’année 2018 à une analyse de l’existant en matière d’outils et de gestion des notes de frais en rencontrant les différents interlocuteurs concernés : collaborateurs utilisateurs, managers approbateurs, services finances, compta et IT. “Pour harmoniser les processus dans l’ensemble des pays, qui est un changement important, nous avons eu besoin de ce temps de préparation avant le démarrage du projet”, explique Damien Morvan, SAP Cloud Solutions specialist chez Arago Consulting.
Cette harmonisation est d’autant plus impactante qu’elle doit se faire pour des marques différentes, dans des zones géographiques diverses et dans plusieurs langues. “Cela implique par ailleurs une gouvernance globale et une rationalisation des données. Le premier enjeu a donc été de passer d’une version éclatée à une centralisation”, ajoute Damien Morvan.
Renforcer la productivité
Ce projet s'inscrit pour Pernod Ricard dans un programme global de transformation digitale du service finances à travers trois principaux axes :
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L’harmonisation des processus : parvenir à une gouvernance centralisée de façon à générer un ROI important
- La centralisation des données : acquérir une plateforme commune permettant d’analyser la data et par la suite d’identifier les plus gros fournisseurs et de travailler des axes d’amélioration
- La digitalisation de l’environnement technique : passer d’une quinzaine de solutions dans le groupe avec une perte de connaissance à un socle commun avec un flux identifié
Dans ce contexte, la solution SAP Concur répond à deux enjeux importants. Le premier concerne la productivité du collaborateur. Ce dernier n’a plus besoin de passer par une agence de voyage ou un loueur de voiture ; toutes les réservations se font depuis la plateforme de même que l’intégration des notes de frais. Que ce soit via son ordinateur ou son application mobile, le collaborateur gagne du temps et peut se concentrer sur sa véritable mission.
Le deuxième enjeu est de pouvoir accompagner les décisions stratégiques de l’entreprise. En effet, grâce à la rationalisation des processus, toutes les données se retrouvent au même endroit. Cela permet à la fois aux managers et aux membres du comité de direction d’avoir une vision globale et mondiale des dépenses, les aidant ainsi dans la prise de décision, de la réduction des coûts et de l’optimisation. “Nous partons toujours des besoins de chaque client pour mettre en place les moyens : produits ou services complémentaires à la plateforme. Dans le cas de Pernod Ricard, nous avons notamment ajouté Audit pour la partie note de frais. Les équipes peuvent ainsi, en un minimum de temps, accéder à un reporting et améliorer leurs prises de décision, indique Sébastien Normand, Regional Account Manager de SAP Concur. Il est illusoire de penser que l’on peut avoir une vision fiable sur plusieurs outils, d’où le retour immédiat sur investissement que constitue une seule plateforme.”
Une adoption confirmée
Sur les premiers pays déployés, SAP Concur observe que 90% des utilisateurs gèrent l’ensemble de leurs réservations directement depuis la plateforme, dont une majorité depuis l’application mobile. Par ailleurs, le temps de remboursement des notes de frais est passé de 15-20 jours à 10-12 jours. Des avantages qui jouent forcément sur la satisfaction. “Actuellement, nous déployons 8 à 9 pays par trimestre. Par conséquent, certains collaborateurs qui ont changé de pays au sein du groupe et ont déjà utilisé la solution auparavant, nous demandent quand ils pourront de nouveau en bénéficier dans leur nouvelle entité”, observe Damien Morvan.
