Approuver les yeux fermés peut vous faire gagner du temps, mais cela peut aussi vous coûter cher

Des dépenses liées aux salons professionnels à la location de salles de conférence en passant par les frais de bouche, les abonnements, la formation et les fournitures de bureau, le pouvoir d'achat de la plupart des employés dépasse largement le cadre des frais de représentation classiques. Étant donné leur diversité et les différentes pratiques en usage au sein d'une même entreprise, ces dépenses méritent une surveillance que les managers n'ont généralement pas le temps d'exercer.   

Selon une étude de ROI shop, la fraude sur les notes de frais concerne 17% d’entre-elles, pour un montant de 43 euros par personne.  

Lorsque des processus tels que la validation des notes de frais d'un coup de tampon échappent à tout contrôle, c'est préjudiciable à l'entreprise, surtout dans le contexte actuel. Si les omissions sont rarement imputables à la personne chargée de la vérification, elles peuvent toutefois être évitées.

Les erreurs peuvent avoir plusieurs causes : 

  1. Un manque de clarté concernant les processus et la conformité peut engendrer des dépenses exagérées et des dépassements de budget, voire de la triche. Une telle situation présente des risques pour la réputation de l'entreprise, qui s'expose en outre à des condamnations et sanctions financières. 
  1. Des dépenses non conformes peuvent se solder par des coûts excessifs, imprévisibles et non budgétés. Ce type d'anomalie pourrait empêcher votre entreprise de réaliser des économies en négociant des tarifs à l'avance ou l'exposer à des sanctions financières, voire à des risques de fraude. 

  

Garantissez la conformité en effectuant des contrôles 

Limitez les erreurs, les doublons et les omissions en adoptant de bonnes pratiques : 

  1. Instaurez un système de vérifications et de recoupements pour aider vos collaborateurs à respecter les directives en matière de dépenses. 
  1. Formez vos employés au respect des règles afin de les familiariser avec les outils de gestion des dépenses. 
  1. Aidez vos collaborateurs à améliorer leurs habitudes de dépenses et augmentez la visibilité en mettant en place des contrôles front-end. 

  

Limitez l'utilisation des anciennes méthodes 

Veillez à ce que votre entreprise maintienne des processus adaptés de validation des notes de frais en adoptant les bonnes pratiques suivantes : 

1.Capture de reçus numériques via les smartphones : augmentez l'exactitude des données et évitez à vos salariés de joindre des reçus papier à une note de frais ou de les scanner grâce à la digitalisation à valeur probante sur smartphone. Veillez à l'authenticité des trajets grâce au suivi GPS de point à point, tout en éliminant le gonflement du kilométrage. 

  1. Simplification du workflow de soumission et du processus de validation :mettez en place un processus de traitement des notes de frais efficace pour éviter les déconvenues et imposer votre politique de manière plus cohérente.
  2. Réalisation d'audits pour veiller au respect des règles :signaler les dépenses non conformes via des audits manuels ou pilotés par l'IA favorise un comportement d'achat plus respectueux des règles en vigueur.  Les audits permettent en outre d'identifier dans quels domaines certains employés ou services, voire l'ensemble de l'entreprise, auraient besoin d'une formation supplémentaire.

  

Résultats 

L'automatisation des contrôles évite les fréquentes erreurs induites par les méthodes traditionnelles au niveau des notes de frais. Elle offre en outre une meilleure visibilité sur les catégories de dépenses, ce qui favorise les négociations avec les prestataires et permet d'obtenir des analyses plus approfondies. Enfin, une fois les mauvaises habitudes réglées, vous pourrez même augmenter votre marge de performance en réduisant les dépenses inutiles.  

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