Comment Capgemini optimise ses dépenses et déplacements professionnels à l’échelle mondiale ?

Capgemini : une transformation mondiale de la gestion des dépenses professionnelles

Capgemini est un leader mondial du conseil, des services technologiques et de la transformation des entreprises, comptant plus de 325 000 collaborateurs répartis dans plus de 50 pays. Dans un environnement international et fortement distribué, l’entreprise souhaitait optimiser la gestion des frais de déplacement de ses employés, tout en améliorant son efficacité opérationnelle et l’expérience utilisateur.

Jusqu’alors, la gestion des dépenses nécessitait une simplification accrue des processus ainsi qu’une intégration plus poussée avec les systèmes d’entreprise. Capgemini recherchait une solution permettant de digitaliser l’ensemble du processus, d’automatiser les tâches administratives et d’assurer une connexion fluide avec ses systèmes financiers et de ressources humaines.

Le défi : digitaliser et accélérer la gestion mondiale des dépenses

Capgemini avait besoin de déployer une solution capable de :

• Simplifier la gestion des frais de déplacement pour des milliers de collaborateurs.
• Digitaliser entièrement les processus de déclaration et d’approbation des dépenses.
• S’intégrer à l’ERP et aux systèmes de ressources humaines de l’entreprise.
• Accélérer le remboursement des frais engagés par les employés.
• Améliorer la visibilité financière et les capacités de reporting.

Le tout, en garantissant une expérience utilisateur simple, fluide et autonome.

La solution : SAP Concur comme plateforme intégrée de gestion des dépenses

Capgemini a choisi SAP Concur pour centraliser et automatiser la gestion des voyages d’affaires et des dépenses dans l’ensemble de l’organisation. Cette mise en œuvre a permis de digitaliser le processus de bout en bout, offrant aux collaborateurs une gestion plus autonome de leurs frais tout en réduisant considérablement les tâches manuelles.

Grâce à l’intégration avec son ERP, ses systèmes de ressources humaines et ses cartes bancaires corporate, Capgemini a pu centraliser les données financières dans un environnement unique, accélérer les processus de remboursement et renforcer le contrôle des dépenses professionnelles.

Par ailleurs, grâce à sa collaboration avec un partenaire spécialisé dans la récupération fiscale, l’entreprise a pu exploiter les données générées par SAP Concur afin d’optimiser la récupération de la TVA, créant ainsi une valeur supplémentaire auparavant difficile à obtenir.