Contrôle des coûts de l’entreprise
Stratégie d’achat : quelles sont les bonnes pratiques ?
Bien acheter nécessite souvent une anticipation de tous les instants. Il faut disposer de la bonne équipe, des bonnes informations, du bon réseau et des bons outils. Que votre entreprise soit équipée ou non d'un service des achats, il est important d'optimiser ses bonnes pratiques pour mieux dépenser. Des achats non maîtrisés, c'est souvent une perte de temps et de budget. Sans compter qu'au-delà du côté purement économique, les achats sont aussi concernés par la transformation digitale des organisations et jouent un rôle en matière de RSE. Pour en savoir plus, faisons le tour sur les bonnes pratiques en matière de stratégie d'achat.
Normaliser vos données fournisseurs
Lorsqu'une entreprise achète une voiture de fonction, est-ce à Peugeot ? PSA ? PSA Peugeot-Citroën ? Ou encore au nom de la concession locale ? Ce simple exemple souligne à quel point il est facile de s'y perdre dans les données fournisseurs. C'est la raison pour laquelle leur normalisation est indispensable pour se baser sur des données pertinentes afin d'optimiser sa stratégie d'achat. Sans cela, il est impossible d'avoir une vue précise et détaillée des dépenses pour chaque fournisseur voyage, ce qui est crucial pour maintenir le périmètre des coûts sous contrôle.
Ce travail de normalisation peut se faire de façon manuelle, tout en sachant qu'il ne faudra pas longtemps pour qu'un nouveau doublon apparaisse selon la casse, les accents ou l'écriture des acronymes (IBM ? I.B.M ? I B M ? Ibm ?). C'est pourquoi la normalisation des entités commerciales sera toujours plus efficace à partir d'une liste maîtresse qui peut se baser sur des données internes ou externes centralisées. Ce travail permet de gérer un rapprochement et un nettoyage automatique de vos transactions par carte, facilitant ainsi des économies significatives. De plus, cela améliore la rentabilité et la compétitivité de l’entreprise en optimisant les négociations achat. Intégrer des pratiques comme l’open booking dans ce processus marque une évolution significative. Cela conduit à une gestion plus flexible et autonome des voyages d’affaires par les acteurs concernés, tout en préservant une bonne vision claire et normalisée des dépenses.
Ainsi lorsque vous louez une chambre d'hôtel, il n'y aura aucune confusion entre le nom du groupe, le nom de la marque et le nom de l'hôtel, par exemple. Au moment de faire vos KPI financiers, vous aurez des données uniques qui faciliteront vos analyses.
Embrassez le changement technologique
Les nouvelles plateformes digitales ont rendu de nombreux processus internes chronophages obsolètes. Elles sont désormais faciles à déployer et à mettre en place - notamment grâce à une synchronisation dans le cloud des données et un modèle économique en mode SaaS - et encore plus facile à utiliser.
La technologie facilite la gestion des données, la négociation avec les partenaires commerciaux, et génère des baisses de coûts d'exploitation sur le long terme. Identifier et éviter les erreurs courantes durant les voyages d’affaires de ses collaborateurs fait partie intégrante de cette transformation, optimisant ainsi l’efficacité et la durabilité des pratiques d’affaires en amont. Pour réussir ce changement, il faut donc avoir un triple regard qui soit humain, business et technologique.
D'un point de vue humain, le travail consiste à accompagner tous les salariés susceptibles d'utiliser une plateforme liée aux achats, qu'il s'agisse d'une machine-outil, de matières premières ou d'une nuit d'hôtel, dans le cadre d'un déplacement professionnel. La formation et l'accompagnement personnalisé viennent alors compléter des bases de connaissances internes, soulignant l’importance de la relation entre les responsables et leurs équipes pour la réussite du projet.
D'un point de vue business, il faut disposer d'un outil au retour sur investissement garanti. Si cela prend du temps, et donc de l'argent, de déployer une nouvelle plateforme, il est nécessaire de pouvoir en déterminer le ROI sur le court, moyen et long terme. Dans le cas des notes de frais, on peut diviser le temps de traitement par deux ou trois en passant à une plateforme digitale. Cela a donc un impact direct sur la productivité des salariés.
Enfin, d'un point de vue technologique, il faut s'assurer d'avoir des outils qui soient sécurisés, qui répondent aux normes européennes en matière de gestion des données (RGPD) et qui puissent être facilement gérables en matière d'administration. La consultation avec des experts en sécurité et le respect des principes fondamentaux de protection des données sont essentiels pour maintenir la confiance et assurer une gestion efficace.
Responsabilisez votre organisation avec des achats durables
Un trajet Paris-Lyon doit-il se faire en train ou en avion ?
Faut-il privilégier des traiteurs qui travaillent avec des producteurs locaux pour vos réunions ?
Est-ce important de choisir un hôtel qui s'engage sur le plan écologique ?
Toutes ces questions vont au-delà du simple facteur économique, qui n'est plus suffisant pour les acheteurs. Il faut aller plus loin pour muter vers des achats qui soient durables. C'est-à-dire des achats qui préservent les intérêts économiques de l'entreprise, et l’intérêt environnemental, social et économique de l’ensemble des parties intéressées.
Pour y parvenir, vous pouvez réaliser un sourcing basé sur des critères en lien avec votre politique de RSE. Aborder les enjeux du business travel est essentiel dans ce processus, car cela soulève des questions importantes sur la sélection des partenaires et les critères de durabilité. L’innovation dans les pratiques de sourcing et l’évolution vers des partenariats plus durables représentent des enjeux clés pour s’aligner avec les objectifs de développement durable. Une fois les acteurs recensés, ils pourront s'intégrer dans un outil d'achat à destination de tous les salariés - notamment dans le cadre des déplacements professionnels. Dans cette optique, bien choisir sa TMC (Travel Management Company) devient un élément clé. Cela garantit que vos choix en matière de voyage d’affaires reflètent vos engagements envers la durabilité et l’efficacité, tout en offrant les meilleures prestations possibles. C'est une démarche qui doit être expliquée dans la politique interne et qui peut avoir un impact sur votre marque employeur et la motivation de vos collaborateurs, tout en faisant du bien à la planète et à notre société en général.
Bien acheter n'est pas toujours simple pour un professionnel des achats. Alors, lorsque l'acte d'achat est réalisé par un salarié dont ce n'est pas le métier, c'est encore plus compliqué. C'est pourquoi le fait de disposer d'un outil centralisé et d'une liste de fournisseurs autorisés facilitera l'expérience des salariés pour toute demande d'achat.
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