Quels sont les KPI à suivre pour mesurer la performance de votre traitement des notes de frais ?

La gestion des notes de frais est un révélateur intéressant de la maturité organisationnelle d'une organisation. Bien gérée et digitalisée, elle peut faire gagner beaucoup de temps et d'argent. À l'inverse, elle peut se transformer en expérience compliquée, longue, chronophage et susciter critiques et démotivation. Que vous ayez totalement, partiellement ou aucunement digitalisé la gestion de vos frais professionnels, il existe des indicateurs clés de performance que vous pouvez surveiller afin de vérifier la pertinence et l'efficacité de votre politique interne et de vos processus.

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Délai de remboursement

Est-ce que vos collaborateurs sont remboursés rapidement après une dépense professionnelle ? Quel est, en moyenne, le délai de remboursement entre la validation d'une note de frais et son remboursement ? On peut aussi mesurer le délai entre la soumission de la note de frais et sa validation interne selon la complexité de votre organisation. 

Dans tous les cas, plus ce temps est élevé, plus il est source de tension, car vos salariés doivent assumer sur leurs finances personnelles des dépenses professionnelles. En général, il est d'usage de situer une moyenne acceptable à 30 jours. Si vous remboursez plus rapidement, vous êtes exemplaires. Si c'est plus long, il serait peut-être sage d'auditer votre système de traitement interne.

Nombre de notes de frais refusées ou non conformes

Cet indicateur mesure le taux de notes de frais qui ne correspondent pas à votre politique interne ou à la réglementation en vigueur. Une note de frais peut être refusée en raison d'une absence de reçu, d'un justificatif non conforme, d'un montant trop élevé ou en raison d'une non-validation préalable. Chaque note de frais refusée implique un travail supplémentaire, des aller-retour fastidieux et beaucoup de temps perdu. Idéalement, le taux de notes de frais refusées ou non conformes doit être le plus proche possible de zéro.

Notes de frais qui passent par un fournisseur ou un canal non autorisé

Si votre politique de voyage implique de travailler avec des prestataires ou des fournisseurs particuliers, vous pouvez mesurer le taux de notes de frais qui ne répondent pas à cet objectif. Le but n'est pas forcément d'avoir une approche coercitive. Si un taux significatif de vos notes de frais ne passe pas par un canal ou un fournisseur autorisé, cela peut vouloir dire que ces derniers ne sont peut-être plus appropriés pour les déplacements de vos collaborateurs (réservation d'hôtels, contraintes sur les billets de train, options de transport, de restauration, etc.). Un taux élevé peut donc souligner un manque de connaissances de vos salariés et/ou la nécessité de mettre à jour votre catalogue fournisseur.

Taux d’audit des dépenses. 

Certaines dépenses professionnelles nécessitent une vérification manuelle et approfondie par vos équipes comptables et financières. Soit parce que votre politique implique un audit manuel aléatoire à des fins de contrôle qualité, soit parce que vous avez un doute sur une personne ou un déplacement. Plus le taux d'audit est élevé, plus vous mobilisez vos équipes de manière importante, alors qu'une plateforme bien paramétrée pourrait faire une partie de ce travail de manière automatique. 

Un autre KPI dérivé serait le taux d'audit ayant révélé des irrégularités. Si vous auditez un échantillon de 20% des notes de frais et que 30% de celles-ci ne sont pas conformes, cela souligne l'urgence de revoir en profondeur votre système de gestion des notes de frais.

Ancienneté des notes de frais

Plus vos cycles de remboursement sont longs, plus ils risquent de paralyser et d'encombrer votre système administratif. Sur une échelle temporelle particulière (par exemple, les 6 derniers mois), essayer de calculer l'ancienneté des notes de frais soumise. Cela signifie le délai qui existe entre la date effective de la dépense et la date de la soumission par le salarié. 

Si vos collaborateurs mettent plusieurs semaines ou plusieurs mois à faire leurs notes de frais, cela signifie que votre système est loin d'être optimal. Sans compter qu'une ancienneté importante peut générer des décalages de trésorerie d'un exercice comptable à l'autre.

Économies moyennes réalisées. 

Chaque traitement manuel des notes de frais prend beaucoup de temps. Vos salariés doivent produire les notes de frais, les managers doivent les valider, le service comptable doit les vérifier, les intégrer dans le système et procéder au remboursement. Chacune de ces étapes pourrait être partiellement ou totalement automatisée. Vous pouvez donc évaluer le nombre de notes de frais traitées et les économies réalisables grâce à l’automatisation.

 

Les indicateurs clés de performance sont très utiles pour mesurer l'efficacité d'une action, d'une politique ou d'une stratégie. La gestion des notes de frais n'y échappe pas. D'ailleurs, il sera même bien plus facile d'identifier et de collecter ces KPI avec un système dématérialisé puisque toutes les données seront accessibles en temps réel pour un pilotage fin et plus performant.

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