La "nouvelle norme" des voyages d'affaires : À quoi s'attendre et comment se préparer

Au cours des derniers mois, la plupart des entreprises ont concentré leur énergie sur la manière de s'adapter à un environnement de travail éloigné tout en continuant à faire tourner l'entreprise.

Mais que se passe-t-il lorsque les restrictions concernant les déplacements domicile-travail sont assouplies et que les gens retournent au bureau, ce qui pour les itinérants signifie reprendre la route vers le ciel ? Comment les voyages d'affaires vont-ils évoluer ?  Comment les compagnies aériennes vont-elles s'adapter ? Et comment les responsables des voyages peuvent-ils se préparer à l'avenir ?

Bien que personne n'ait une boule de cristal, ni toutes les réponses, voici ce que nos experts prédisent :

Des prix plus élevés et moins d'options


"À court terme, les compagnies aériennes et les hôtels vont réduire leurs effectifs, car ils essaient d'économiser de l'argent et de déterminer exactement quand leurs voyageurs vont revenir. Ils ont déjà réduit la capacité de stationnement des avions et accéléré le retrait des avions", a expliqué Charlie Sultan, SVP de Global Content and Supplier Strategy pour SAP Concur. "Ainsi, même lorsque les voyages s'ouvriront, vous verrez partir un grand nombre de vols sans escale, ce qui signifie que les voyageurs d'affaires passeront plus de temps à l'aéroport, à attendre les vols de correspondance - en particulier s'ils se rendent sur des marchés plus petits".

Pour respecter les lignes directrices en matière de distanciation sociale, ces vols auront probablement moins de passagers, laissant le siège du milieu vacant. Cela signifie non seulement que le nombre de places disponibles sera limité, mais aussi que le prix des billets d'avion augmentera probablement.

Diminution des voyages internationaux


Même si les voyages aériens domestiques commencent à augmenter, Sultan s'attend à ce que les voyages internationaux pour les affaires deviennent plus rares.

Non seulement ils sont coûteux, mais les entreprises doivent désormais tenir compte des capacités médicales du pays, de l'incidence de la COVID-19, ainsi que du fait que le voyageur pourrait être mis en quarantaine après son retour au pays. Les organisations doivent évaluer si le voyage vaut le risque de mettre un collaborateur clé à l'écart pendant 14 jours.

Augmentation des déplacements et locations de voitures


Alors que les voyages en avion diminuent, du moins à court terme, les voyages et locations de voiture sont susceptibles d'augmenter.

"Si la destination est praticable en voiture, je pense que les gens vont commencer à le faire, à la fois parce que la capacité des vols est en baisse et parce qu'ils ne veulent pas se retrouver dans des environnements surpeuplés", a déclaré M. Sultan.  

M. Sultan s'attend également à ce qu'une grande partie des voyageurs d'affaires qui utilisaient les services de covoiturage avant la pandémie se remettent à louer une voiture. 

"Si je loue ma propre voiture, je contrôle sa propreté, et je sais aussi que je suis le seul à être resté dans cette voiture pendant ces 24 ou 48 heures, au lieu de monter dans plusieurs véhicules différents au cours d'un voyage", a-t-il déclaré.

Accent accru sur le devoir de protection


Pour chaque responsable de voyage et chaque entreprise, la pandémie a mis en évidence la nécessité de la visibilité des voyageurs et du devoir de protection.

"À mesure que les choses s'améliorent, je pense que les entreprises vont se focaliser sur la sécurité de leurs voyageurs et s'assurer qu'elles ont un moyen de savoir exactement où se trouvent leurs collaborateurs, qu'ils aient réservé par l'intermédiaire d'une agence, d'un outil ou qu'ils aient décidé de réserver eux-mêmes", a déclaré M. Sultan.

Les organisations chercheront une solution pour leur donner cette vision du monde de la localisation des voyageurs, et un moyen de communiquer avec eux, si elles ne disposent pas déjà d'un mécanisme en place.

Que devraient faire les gestionnaires de voyages à présent ?
En cette période transitoire, les responsables des voyages devraient prendre des mesures pour se préparer aux changements inévitables qui se profilent à l'horizon.

1 Remboursement sécurisé des frais de voyage : Si vous ne l'avez pas encore fait, commencez à examiner les billets ou les voyages réservés pour les deux ou trois mois à venir. Renseignez-vous sur les voyages qui sont maintenant annulés, afin de pouvoir obtenir des remboursements ou des crédits. Mettez en place un mécanisme de suivi pour les voyages qui sont encore à l'étude, au cas où le voyage ou le vol serait annulé.

2. Revoir vos politiques de voyage existantes : Examinez ce que vous avez mis en place pour déterminer si vous avez besoin de modifications concernant les autorisations générales de voyage, les autorisations internationales et toute réservation effectuée en dehors du système.  Déterminez s'il faut ajouter un addendum à la politique pour une période provisoire, en limitant les voyages à certains endroits ou en ajoutant des étapes ou des niveaux d'approbation supplémentaires pour garantir que le voyage est nécessaire, ainsi que le niveau de risque de la destination.

3. Mise à jour des profils de voyage : Assurez-vous d'avoir des profils de voyage complets et des coordonnées à jour pour tous vos voyageurs, ainsi qu'un plan pour les contacter au cas où ils se rendraient dans un endroit où il y aurait une épidémie soudaine, ou toute autre condition dangereuse.

4. Réexaminez vos accords avec les fournisseurs : Passez en revue les rabais basés sur le volume que vous avez négociés avec vos partenaires de voyage aérien et vos hôtels et identifiez ce qui doit être renégocié. Si une compagnie aérienne supprime des itinéraires fréquemment empruntés ou si un hôtel proche de votre siège a fermé ses portes, renseignez-vous sur les mesures prévues à cet effet.

Si ces fournisseurs principaux ont définitivement éliminé ces itinéraires ou ces lieux, il est temps de commencer à chercher d'autres fournisseurs et d'entamer des négociations.

5. Rationalisez vos processus : "Alors que les entreprises réduisent leurs budgets, il devient plus important que jamais d'évaluer votre efficacité opérationnelle et de chercher des moyens de réduire autant que possible le nombre d'étapes du processus de voyage", a déclaré M. Sultan. "Comment pouvez-vous automatiser les processus manuels ou vérifier plus efficacement les dépenses et la conformité ? Comment pouvez-vous augmenter la productivité des collaborateurs et obtenir une meilleure visibilité sur les dépenses ?

À une époque où les budgets et les effectifs sont réduits, il est plus que jamais essentiel de trouver un moyen de rationaliser vos opérations.

Évaluez l'ensemble de votre processus de bout en bout pour rechercher les points à améliorer. Ensuite, commencez à chercher des solutions qui peuvent rationaliser ces points faibles. Évaluez le retour sur investissement et, si possible, commencez à apporter des changements progressifs avant que le volume des déplacements ne reprenne.

Bien que personne ne sache exactement ce qui se passera ensuite, en utilisant ce temps pour réévaluer vos politiques, vos procédures, vos accords et, surtout, votre plan pour assurer la sécurité de vos voyageurs, votre organisation sera prête à affronter la nouvelle norme des voyages dans un monde post-COVID-19.

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