Dépenses salariés : comment avoir le contrôle ?

En moyenne, un salarié français passe 2 322 euros en notes de frais chaque année. Multiplié par le nombre de collaborateurs dans votre organisation, ce poste de dépense peut rapidement s'avérer important. Voire incontrôlable dans les pires situations. 

Pour éviter cette inflation constante des dépenses liées aux notes de frais, il est important de tenter de les garder sous contrôle. Or, ce qui est une bonne intention sur le papier est parfois plus complexe à mettre en place dans la pratique. En cause : des comportements historiques difficiles à changer, une absence de centralisation des données, une validation laxiste ou un manque de temps et de ressources. S'il est illusoire de reprendre totalement la main sur les dépenses des salariés du jour au lendemain, il existe toutefois des bonnes pratiques qui peuvent se mettre en place, étape par étape, pour avoir (enfin) le contrôle.

Centraliser les données liées aux dépenses

Entretenir le flou en entreprise est simple : il suffit que chacun fasse ses notes de frais dans son coin, selon sa méthode et son organisation. Au final, tout rejaillit sur le service comptable qui dispose parfois des salariés dont la seule mission consiste à vérifier et à saisir des notes de frais. Dans ces conditions, il est impossible d'avoir la visibilité permettant de contrôler ses dépenses.

Pour y parvenir, il est nécessaire de centraliser l'information. Dans les entreprises, il est courant d'avoir de nombreuses informations atomisées entre les outils et les services : un fichier Excel par ici, des données extraites du logiciel comptable de l'autre, des relevés de comptes ailleurs, etc. Il est donc important de disposer d'une seule procédure pour gérer les notes de frais. L'idéal étant, bien sûr, de disposer d'un logiciel spécialisé. Mais si ce n'est pas le cas, cette transition peut faire l'objet d'un projet futur. On peut déjà commencer avec un système de stockage dans le cloud avec des gabarits Excel centralisés et standardisés. Il faut également travailler sur le processus de validation interne allant de la gestion des réservations au remboursement des dépenses.

Une fois que ces bonnes habitudes sont en place, il sera facile de faire la transition vers une plateforme numérique capable de gérer et d'agréger ces données. Grâce à des tableaux de bord personnalisés, on saura ainsi quelles sont les notes de frais en cours, celles à venir et quel est le montant des remboursements. Autant de données qui facilitent l'analyse des dépenses pour poser le bon diagnostic avant de prendre d'éventuelles actions correctives.

Créer, mettre à jour et documenter votre politique interne

Une politique interne est un document qui encadre les dépenses liées aux notes de frais. Il peut être plus ou moins détaillé selon votre organisation, et a pour objectif de faciliter la gestion des notes de frais. Il regroupe la procédure à suivre, les étapes de validation, les plafonds de dépenses, les délais de remboursement, etc.

Sans politique claire et partagée, les salariés ne peuvent compter que sur eux-mêmes pour savoir ce qui est raisonnable et ce qui ne l'est pas. Avec une politique, vous limitez les risques, vous garantissez la conformité de vos dépenses, vous structurez votre organisation et vous contrôlez mieux vos notes de frais.

Lutter contre la fraude

Les salariés malhonnêtes qui cherchent à profiter des faiblesses de l'entreprise, il y en a dans toutes les organisations. Il faut donc connaître leurs techniques pour mieux les contrer. Pour y parvenir, il est nécessaire d'éliminer le papier. Le numérique a la capacité de traiter de nombreuses données en temps réel, sans intervention humaine, et est beaucoup plus difficile à tromper. Une procédure interne où les notes de frais sont gérées avec des formulaires en version papier sera lente, peu efficace, et facilite la vie des fraudeurs. 

Grâce à la gestion numérique des notes de frais, chaque euro est automatiquement ajouté à une ligne de dépense depuis un simple smartphone. Il suffit de prendre en photo le reçu pour que le logiciel extrait les données pertinentes et les intègre dans l'application. Fini les repas sans détails, les reçus en double, les factures inexactes ou la TVA qui disparaît.

Négocier avec vos fournisseurs

Avec une vision globale et centralisée, vous savez comment vos dépenses sont réparties par secteur et fournisseur. Compagnies aériennes, restaurants, hôtels, location de voitures… grâce aux montants globaux, vous pouvez négocier directement avec vos fournisseurs afin d'obtenir les meilleurs prix, basés sur un volume global. C'est une démarche responsable qui assure une gestion saine pour profiter des meilleures offres.

 

Plus l'entreprise évolue et se développe, plus il est difficile de laisser le bon sens et les habitudes personnelles gérer les dépenses professionnelles. Des TPE aux grands groupes, en passant par les PME et les ETI, le contrôle des dépenses des salariés doit permettre de dépenser l'argent là où il est vraiment utile. On n'imaginerait pas un commercial gérer ses prospects avec des fiches papier quand il peut utiliser un CRM. Avec les notes de frais, c'est la même chose. La technologie permet de faire gagner du temps, de l'argent et de la productivité, pour une transformation digitale utile et rationnelle. 

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